Ewidencja i identyfikacja podatników: PESEL nie zawsze zastąpi NIP

Zgodnie z nowelizacją ustawy o zasadach ewidencji oraz identyfikacji podatników i płatników obowiązek posługiwania się NIP został zniesiony w odniesieniu do osób fizycznych objętych rejestrem PESEL, które:

• nie prowadzą działalności gospodarczej,

• nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub

• nie są płatnikami podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Nowe przepisy znoszą również obowiązek aktualizowania danych w urzędzie skarbowym przez osoby fizyczne, dla których identyfikatorem podatkowym jest PESEL. Od nowego roku nie muszą one zgłaszać kolejnych zmian danych, które zawiera już rejestr PESEL, takich jak imię, nazwisko, czy numer dowodu osobistego.

Aktualizacja danych jest konieczna jedynie w przypadku, gdy adres zamieszkania osoby fizycznej jest inny niż jej adres zameldowania oraz gdy podatnik będzie chciał poinformować urząd skarbowy o swoim numerze rachunku bankowego. Wystarczy, że poda aktualne dane w składanej deklaracji lub innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym albo za pomocą druku ZAP-3.

Nieco inaczej wygląda sytuacja osób prowadzących działalność gospodarczą. Obowiązek posługiwania się numerem NIP nadal istnieje w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych podatników podatku od towarów i usług lub osób, które są płatnikami podatków bądź składek ubezpieczeniowych. W konsekwencji NIP nadany tym osobom przed 1 stycznia 2012 r. nadal jest ważny i w tym zakresie nie trzeba dokonywać żadnych zmian.

Dla nowych przedsiębiorców

Osoby fizyczne rozpoczynające działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej składają wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej CEIDG-1 przy użyciu interaktywnego formularza dostępnego na stronie internetowej www.firma.gov.pl. Formularz CEIDG-1 obejmuje m.in. zgłoszenie identyfikacyjne do naczelnika urzędu skarbowego.

Ci, którzy planują prowadzić samodzielnie działalność gospodarczą, ale nie są przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (np. rolnicy ryczałtowi, osoby wykonujące wolne zawody), składają do naczelnika właściwego urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7.

Do kiedy składamy zgłoszenie

Należy pamiętać, że wniosek/zgłoszenie identyfikacyjne należy złożyć nie później, niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia, albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek (w zależności od tego, która czynność wystąpi najwcześniej).

Wówczas naczelnik urzędu skarbowego powinien wydać potwierdzenie nadania NIP niezwłocznie, jednak nie później, niż następnego dnia roboczego, po dniu wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Podatnicy VAT oraz podatku akcyzowego składają natomiast wniosek/zgłoszenie identyfikacyjne przed dokonaniem pierwszej sprzedaży opodatkowanej.

I firma, i najem

Wątpliwości mogą pojawić się w sytuacji, gdy podatnik prowadzi np. działalność gospodarczą i jednocześnie uzyskuje przychody z najmu nieruchomości rozliczane w ramach odrębnego źródła przychodów.

Co do zasady, uzyskujący przychody z najmu ma obowiązek posługiwać się numerem PESEL (zakładając, że nie prowadzi on działalności gospodarczej lub nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT).

Z przepisów znowelizowanej ustawy o zasadach ewidencji oraz identyfikacji podatników i płatników nie wynika wprost, jaki identyfikator podatkowy należy zastosować w przypadku uzyskania przychodów z dwóch lub więcej źródeł przez jednego podatnika.

Należy jednak przyjąć, że podatnik spełniający choć jedno kryterium do posługiwania się identyfikatorem podatkowym NIP powinien go używać w zakresie wszystkich rozliczeń podatkowych za dany okres (tj. rok podatkowy). W omawianej sytuacji właściwym dla podatnika identyfikatorem podatkowym będzie zatem NIP, a nie PESEL.

Ile czasu na informację o zmianie danych

Podatnicy mogą mieć również wątpliwości, w jakim terminie powinni powiadomić urząd skarbowy o zmianie danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym (np. zmianie adresu miejsca zamieszkania, numeru dowodu osobistego czy nazwiska). Przepisy przewidują, że osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna złożyć odpowiednio wniosek CEIDG-1 lub zgłoszenie aktualizacyjne NIP-7 w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Czy jeśli podatnik uzyskuje przychody z dwóch lub więcej źródeł, może powiadomić urząd skarbowy np. o zmianie miejsca zamieszkania poprzez wskazanie go „przy okazji” w zeznaniu lub innym dokumencie podatkowym lub składając dobrowolnie formularz aktualizacyjny ZAP-3?

Wydaje się, że przepisy nie dają możliwości wyboru poinformowania urzędu skarbowego o zmianie danych w innym terminie niż 7 dni. Podatnik jest bowiem zobowiązany posługiwać się NIP, a nie PESEL (zastosowanie znajdą tu przepisy dotyczące osób prowadzących działalność gospodarczą).

Identyfikator w zeznaniu

Jaki identyfikator podatkowy powinien być wpisany w rocznych deklaracjach PIT przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą i jednocześnie uzyskującego inne przychody?

Nowe przepisy przewidują, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają posługiwać się właściwym dla nich identyfikatorem podatkowym, jakim jest NIP. Oznacza to, że bez względu na to, jakie dodatkowe dochody uzyskują, w każdej z deklaracji podatkowych PIT powinny wpisywać NIP, a nie PESEL.

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów zawartymi w broszurach informacyjnych do zeznań PIT za 2011 r., numer PESEL wpisują do zeznania podatkowego osoby objęte rejestrem PESEL, które w roku podatkowym:

• nie prowadziły działalności gospodarczej,

• nie były zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług,

• nie były płatnikami (zarówno składek na ubezpieczenia społeczne/ubezpieczenie zdrowotne, jak i podatku).

Osoby, które nie spełniają chociaż jednego z powyższych warunków, wpisują jako swój identyfikator podatkowy NIP.

Przykład

W 2011 r. pan Paweł uzyskał dochody z działalności gospodarczej opodatkowane według stawki liniowej 19 proc. Jednocześnie wynajmował mieszkanie, a uzyskane z tego źródła przychody rozliczał ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (według stawki 8,5 proc.).

W celu rozliczenia za 2011 r. pan Paweł powinien złożyć dwie deklaracje podatkowe: PIT-36L dla działalności gospodarczej do 30 kwietnia 2012 r. oraz PIT-28 dla przychodów z najmu do 31 stycznia 2012 r. W obydwu deklaracjach podatnik powinien wpisać identyfikator podatkowy NIP.

Przykład

1 listopada 2011 r. pani Katarzyna zatrudniła opiekunkę do dziecka, podpisując z nią umowę uaktywniającą.

Od wypłaconego wynagrodzenia pani Katarzyna – działając w charakterze płatnika - odprowadzała zaliczki na PIT oraz składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Dodatkowo w 2011 r. podatniczka uzyskała dochód z umowy o pracę oraz przychody z tytułu odpłatnego zbycia papierów wartościowych.