Wątpliwości jest wiele. Wszystko przez niejasne przepisy. Nawet analiza interpretacji fiskusa nie daje gwarancji, że w przyszłości rozliczenia nie zostaną zakwestionowane. Na część pytań możliwych jest bowiem kilka odpowiedzi i nie można z całą pewnością stwierdzić, którą sąd uzna za prawidłową, gdyby spór trafił do niego.
Spotkanie opłatkowe odbywające się w biurze może zostać zorganizowane przez pracodawcę we własnym zakresie. Wówczas niezbędne produkty (np. przekąski, napoje) kupowane są przez pracodawcę. Następnie, zgodnie z terminologią podatkową, są one zużywane przez pracowników w trakcie spotkania opłatkowego.
Definicja dostawy
Z perspektywy zasad opodatkowania VAT zużycie towarów przez pracowników bez poniesienia przez nich odpłatności może zostać potraktowane jako ich nieodpłatna dostawa. Pracodawca powinien więc rozważyć, czy nie pojawi się obowiązek naliczenia VAT.
Zgodnie z ustawą o VAT opodatkowaniu podlega nieodpłatne przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika, w tym w szczególności przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, pod warunkiem że podatnikowi przysługiwało w całości lub w części prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów.
Pytanie o prawo do odliczenia
Opodatkowanie nieodpłatnego przekazania towarów uwarunkowane jest więc posiadaniem prawa do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów. Prawo to przysługuje w zakresie, w jakim towary są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
Kupując towary, pracodawca musi więc ocenić, czy włączy nabyte towary do swojego przedsiębiorstwa i tym samym zyska prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich nabyciu, czy też uzna, że nie są one związane z działalnością opodatkowaną i nie będzie miał prawa do odliczenia VAT.
Kupując towary na cele spotkania opłatkowego, pracodawca może stwierdzić, że ich wykorzystanie będzie miało na celu zaspokojenie prywatnych potrzeb pracowników i nie będzie związane z działalnością opodatkowaną VAT. Wówczas nie odliczy podatku naliczonego i tym samym przy przekazaniu nie będzie zobowiązany do naliczenia podatku należnego.
Możliwe jest też, że przedsiębiorca przeznaczy na cel spotkania opłatkowego towary kupione wcześniej z zamiarem wykorzystania ich w działalności gospodarczej (np. gdy prowadzi sklep). Wtedy przy zakupach najprawdopodobniej odliczył VAT naliczony. Oznacza to, że w chwili ich nieodpłatnego wydania spełniona zostaje ta przesłanka opodatkowania VAT takiego przekazania.
Integracja bez naliczania VAT
Obowiązujące od 1 kwietnia 2011 przepisy dotyczące nieodpłatnej dostawy towarów nie uzależniają już opodatkowania od braku związku z przedsiębiorstwem podatnika, co mogłoby sugerować, że opodatkowane są wszelkie nieodpłatne wydania towarów. Jednak w odniesieniu do nieodpłatnej dostawy towarów na rzecz pracowników przepis wskazuje, że opodatkowane jest „w szczególności przekazanie lub zużycie na cele osobiste”.
Zapis ten nastręcza trudności interpretacyjnych: z jednej strony wskazuje, że opodatkowane są przekazania na określone cele, z drugiej – poprzez sformułowanie „w szczególności” – ma charakter przykładu. Biorąc pod uwagę, że przedmiotem opodatkowania VAT jest konsumpcja, słuszne wydaje się podejście, że opodatkowaniu podlega wyłącznie przekazanie towarów na cele osobiste pracowników. Stanowisko takie zdają się potwierdzać organy skarbowe w interpretacjach indywidualnych >patrz ramka.
Biorąc pod uwagę krótki okres obowiązywania nowych regulacji, trudno jednak mówić o ugruntowanej linii interpretacyjnej. Przyjęcie takiego stanowiska pozwala na uznanie, że o ile spotkanie opłatkowe zorganizowane jest w celu innym niż cel osobisty pracowników, o tyle nieodpłatne przekazanie towarów w trakcie takiego spotkania nie jest opodatkowane VAT.
Mogłoby tak być, np. gdyby udział pracowników był obowiązkowy, a spotkanie miało charakter integracyjny (co w efekcie korzystnie wpływałoby na funkcjonowanie przedsiębiorstwa), lub też częścią spotkania byłaby prezentacja wyników przedsiębiorstwa i podsumowanie roku.
Prezenty niezbyt drogie
Jest też inna możliwość uniknięcia obowiązku naliczania VAT. Ustawa o VAT wyłącza bowiem z opodatkowania nieodpłatne przekazanie prezentów o małej wartości, a więc z jednej strony towary o wartości poniżej 10 zł, a z drugiej – towary przekazane jednej osobie, których wartość w ciągu roku nie przekroczyła 100 zł i przekazania te zostały ujęte w specjalnej ewidencji.
Jeżeli więc towary można zaliczyć do jednej z kategorii prezentów o małej wartości, wówczas przekazanie pracownikom nie będzie opodatkowane VAT.
Zużycie na cele przedsiębiorstwa bez obciążeń
Zgodnie z interpretacją Izby Skarbowej w Poznaniu z 16 września 2011 (ILPP1/443-843/11-4/NS) nie są opodatkowane VAT „nieodpłatne czynności zużycia towarów na cele związane z prowadzoną działalnością, w przypadku gdy beneficjentem jest np. kontrahent przedsiębiorcy (potencjalny kontrahent) – osoba trzecia, niebędąca pracownikiem, udziałowcem ani inną osobą wymienioną w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, a także zużycie towarów na cele własne prowadzonej działalności gospodarczej.
Opodatkowaniu nie podlega także zużycie towarów oraz wyżywienia nabywanego od firmy zewnętrznej (katering, usługi gastronomiczne) przez pracowników (członków organów spółki) w trakcie spotkań z kontrahentami, spotkań zarządu, szkoleń pracowniczych i roboczych spotkań pracowników przeprowadzanych w zakładzie pracy, bowiem w tym przypadku nie ma miejsca zużycie towarów, ani świadczeń na cele osobiste pracowników, lecz zużycia te mają (pośredni) związek z prowadzonym przedsiębiorstwem”.
Dorota Wal
Dorota Wal konsultantka w Dziale Prawnopodatkowym PwC
Pracodawca, który organizuje dla swoich pracowników spotkanie wigilijne w biurze i w związku z tym nabywa niezbędne towary, które następnie przekazuje nieodpłatnie pracownikom, musi zmierzyć się z kilkoma problemami w VAT. W pierwszej kolejności powinien zdecydować, czy ma prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów.
W praktyce już w momencie zakupu może uznać, że towary zostaną przeznaczone na cele osobiste pracowników, bez związku z działalnością opodatkowaną, i nie odliczyć podatku naliczonego. Wtedy nie będzie musiał rozpatrywać obowiązku opodatkowania nieodpłatnego przekazania tych towarów pracownikom. Jeżeli jednak VAT naliczony przy nabyciu tych towarów zostanie odliczony, to pracodawca stanie przed koniecznością rozstrzygnięcia, czy przekazanie towarów pracownikom powinno podlegać opodatkowaniu.
W takiej sytuacji należy przede wszystkim sprawdzić, czy wartość towarów nie pozwala na wyłączenie ich z opodatkowania jako prezentów o małej wartości (w przypadku droższych prezentów konieczne byłoby prowadzenie ewidencji). Jeżeli jednak wyłączenie przewidziane dla prezentów o małej wartości nie znajdzie zastosowania, to konieczne jest rozważenie obowiązku opodatkowania. Biorąc pod uwagę obecne stanowisko władz skarbowych, można jednak argumentować, że opodatkowanie takie nie wchodzi w grę, ponieważ towary nie będą przekazane na osobiste cele pracowników.
W takim wypadku konieczne byłoby przygotowanie przekonującego uzasadnienia, dlaczego spotkanie opłatkowe ma np. charakter integracyjny.
