Wydatki na przelot i zakwaterowanie prezesa są kosztem spółki

Organy podatkowe podchodzą do tego zagadnienia dość liberalnie i zgadzają się z tym, że są to wydatki mające zapewnić prawidłowe funkcjonowanie organu spółki, a zatem są poniesione w celu zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów.

Podkreślają przy tym, że wydatki te nie są wyłączone z kosztów na podstawie odrębnych przepisów.

Jedno z ważnych wyłączeń zostało określone w art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT. Wyklucza on możliwość zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Oznacza to, że jeżeli spółka ponosi wydatki na podróże członków wymienionych organów, nie może zaliczyć ich do kosztów uzyskania przychodów. Ograniczenie to dotyczy członka rady nadzorczej, nie ma natomiast zastosowania do członka zarządu. Ustawodawca nie zakazał bowiem zaliczania do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych na rzecz osób wchodzących w skład organów wykonawczych spółki.

Potwierdza to m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r. (IPPB5/423-441/09-4/DG): „Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń na rzecz prezesa zarządu ma również unormowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (...)

Treść powyższego przepisu nie uwzględnia wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 omawianej ustawy”.

Nie ma przeszkód, aby do kosztów podatkowych zaliczyć również wydatki na sfinansowanie biletów lotniczych, hoteli oraz kosztów przejazdów prezesa mającego miejsce zamieszkania za granicą, który jest jednocześnie udziałowcem spółki.

Wprawdzie w art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT stwierdza się, że nie zalicza się do kosztów podatkowych wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, lecz należy mieć na uwadze, że wyłączenie to dotyczy jedynie jednostronnych świadczeń.

Trudno twierdzić jednak, że wydatki ponoszone na zakwaterowanie prezesa, który przylatuje do Polski w celu wywiązywania się z ciążących na nim obowiązków bieżącego zarządzania spółką, są jednostronnym świadczeniem.

Należy zgodzić się z wnioskami wynikającymi z przywołanej wyżej interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie: „W dyspozycji cytowanego przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego.

Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia wypłacane na rzecz udziałowca dotyczą pełnienia funkcji w organie zarządzającym spółki z o.o., której jest wspólnikiem. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tę osobę fizyczną określonych czynności na rzecz spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny”.

Podobne stanowisko zajęła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 10 maja 2010 r. (IBPBI/2/423-0/PC): „przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a nie będą miały zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym spółką, a wydatki związane z pobytem członków zarządu w Polsce, m.in. koszty hoteli oraz wyżywienia, koszty podróży, dojazdów do i z lotniska (taksówki), można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów”.

Należy podkreślić, że mimo ukształtowanej ostatnio korzystnej linii interpretacyjnej organów podatkowych powstać mogą pewne wątpliwości co do kwalifikacji podatkowej wspomnianych wydatków poniesionych na rzecz członków zarządu.

W trakcie potencjalnej kontroli organ podatkowy z pewnością analizował będzie wszelkie istotne okoliczności (m.in. podstawę finansowania wydatków; częstotliwość, z jaką członek zarządu przyjeżdża do siedziby spółki; gdzie znajduje się jego miejsce zamieszkania oraz czy pełni określone funkcje w kilku spółkach, z tym że wydatki na podróż ponosi tylko jedna z nich).

Zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na sfinansowanie podróży członków zarządu powinno być zatem poprzedzone analizą konkretnej sytuacji.

Najlepiej, aby spółka uzyskała w swojej sprawie indywidualną interpretację przepisów podatkowych, co pozwoli w przyszłości uniknąć wielu przykrych konsekwencji. Jest to tym bardziej wskazane, że obecne podejście organów podatkowych do tej kwestii jest dość liberalne.

Autor jest doradcą podatkowym w Grant Thornton Frąckowiak