Wielu przedsiębiorców nie jest świadomych, że ordynacja podatkowa (w art. 82a) zobowiązuje ich do gromadzenia, sporządzania i co najważniejsze przekazywania, bez wezwania przez organ podatkowy, informacji o wynagrodzeniach za świadczone na ich rzecz usługi (wykonywaną pracę), wypłacanych przez podmiot zagraniczny osobom fizycznym będącym nierezydentami w rozumieniu przepisów prawa dewizowego, świadczącym te usługi (wykonującym pracę).
Jest to konieczne, jeżeli:
1. w związku z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz innymi ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, których stroną jest Polska, może to mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego osób otrzymujących wynagrodzenie;
2. podmiot będący nierezydentem bezpośrednio lub pośrednio bierze udział w zarządzaniu lub kontroli podmiotu, którego dotyczy obowiązek informacyjny, albo posiada udział w kapitale tego podmiotu uprawniający do co najmniej 5 proc. wszystkich praw głosu.
W praktyce oznacza to swoistego rodzaju donos na osoby zagraniczne świadczące pracę w Polsce, za którą dostają wynagrodzenie za granicą, od swojego zagranicznego pracodawcy.
Jak wskazał Małopolski Urząd Skarbowy w postanowieniu z 5 czerwca 2006 r. (DP1/423-38/06/KK/45583):
„intencją ustawodawcy (…) było umożliwienie organom podatkowym bieżącej kontroli nierezydentów, czy wywiązują się z ciążących na nich obowiązków podatkowych już w trakcie roku podatkowego”.
Najczęściej dotyczy to sytuacji, gdy zagraniczni pracownicy spółki matki lub innej spółki z grupy kapitałowej przyjeżdżają do Polski świadczyć określone usługi doradcze, konsultingowe, wdrażać system komputerowy, realizować określone projekty.
Jak stwierdziła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 13 lipca 2010 r. (IPPB4/415-284/10-4/SP):
„wynagrodzenia i inne świadczenia dokonywane przez pracodawcę austriackiego, które są w późniejszym okresie refundowane przez polską spółkę, nie stanowią źródła przychodu podlegającego opodatkowaniu w Polsce. W takiej sytuacji na wnioskodawcy nie ciążą obowiązki płatnika.
Wnioskodawca jest jedynie zobowiązany, zgodnie z treścią art. 82a § 1 ustawy (...) Ordynacja podatkowa (...), do wykazania ww. świadczeń na formularzu ORD-W1”.
Informację ORD-W1 należy przesłać do urzędu skarbowego właściwego dla opodatkowania nierezydentów, w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nierezydent rozpoczął świadczenie usług (wykonywanie pracy).
Informację składa się tylko raz w stosunku do zagranicznego pracownika, chyba że przyjedzie kolejny raz. Jak wskazał Małopolski Urząd Skarbowy w cytowanym już piśmie:
„za nierezydentów rozpoczynających świadczenie usług (wykonywanie pracy) rozumie się nie tylko tych, którzy po raz pierwszy rozpoczęli jej świadczenie, lecz również tych, którzy świadczą ją po krótszej lub dłuższej przerwie w jej świadczeniu”.
Ustawa nie określa minimalnego okresu wykonywania pracy, który powoduje, że przedsiębiorca musi donieść o pracującym konsultancie. W przypadku podmiotów powiązanych literalne brzmienie przepisów prowadzi do wniosku, że wystarczy jednodniowa wizyta konsultanta z zagranicy świadczącego usługi na rzecz polskiej spółki, aby powstał obowiązek informacyjny. Stosowanie się do przepisów może być zatem dla przedsiębiorcy bardzo uciążliwe.
Tym bardziej że spółka nie będąc pracodawcą „goszczonych” pracowników z firm zagranicznych, najczęściej nie ma informacji o wysokości wynagrodzenia i formie wypłaty. Stąd też ustawodawca nakazuje podanie jedynie przewidywanej kwoty wynagrodzenia, przewidywanego czasu pobytu, przewidywanej formy i czasu wypłaty wynagrodzenia itp.
Warto też pamiętać, że przepisy te stosuje się w zakresie, w jakim przedsiębiorca polski przy zachowaniu należytej staranności miał lub mógł mieć takie informacje.
Jednak w przypadku podmiotów powiązanych organy podatkowe często odrzucają twierdzenie przedsiębiorców, że nie mają stosownych informacji, bo spółki z grupy odmówiły im przekazania danych. Jest tak zwłaszcza wtedy, gdy polski przedsiębiorca nie dysponuje stosowną dokumentacją, chociażby e-mailową.
Zgodnie z art. 80 § 1 kodeksu karnego skarbowego kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych. Dlatego też warto o tym obowiązku pamiętać.
Stawka dzienna nie ma na stałe określonej wartości. To kwota, którą ustala sąd, biorąc pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Istnieje natomiast górna i dolna granica stawki dziennej. Górna w 2011 r. to 18 480 zł, co oznacza, że kara grzywny może wynosić nawet 2 mln 217 tys. 600 zł.
Jeżeli polska spółka nie przekazała w terminie informacji ORD-W1, mimo że przy zachowaniu należytej staranności mogła pozyskać informacje niezbędne do wypełnienia formularza, w celu uniknięcia kary, należy złożyć go niezwłocznie do organu podatkowego właściwego w sprawach opodatkowania nierezydentów będących osobami fizycznymi, załączając tzw. czynny żal.
Autorka jest doradcą podatkowym, starszym menedżerem w Grant Thornton Frąckowiak
