Jaki PIT, gdy pracownik jeździ w pracy swoim autem

Część firm nie chce inwestować we własną flotę samochodów. Wtedy zdarza się, że pracownicy załatwiając sprawy służbowe, korzystają z prywatnych samochodów. Nie pozostaje to bez wpływu na rozliczenia podatkowe.

Zależą one od tego, czy samochód wykorzystywany jest w jazdach zamiejscowych (w ramach podróży służbowych), czy też w jazdach lokalnych (na obszarze określonym jako miejsce pracy pracownika).

[srodtytul]Podróże służbowe[/srodtytul]

Prawo pracy wskazuje, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika. W takiej sytuacji zatrudnionemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.

Jest on zwolniony z podatku. Jeżeli pracodawca zwróci kwotę wyższą, niż wynika z kilometrówki, to nadwyżka ponad limit będzie opodatkowana.

Dla zastosowania zwolnienia nie jest konieczne posiadanie ewidencji przebiegu pojazdu (jest ona jednak potrzebna, aby firma mogła zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów).

Wystarczający jest jakikolwiek dokument, który będzie określał liczbę kilometrów przejechanych na potrzeby pracodawcy w ramach podróży służbowej. Stanowisko to potwierdza [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 5 maja 2010 r. (IBPBII/1/415-248/10/MK).[/b]

[srodtytul]Jazdy lokalne[/srodtytul]

Inne zasady dotyczą jazd lokalnych. Pracodawca i pracownik mogą uzgodnić, że ten ostatni przy wykonywaniu obowiązków służbowych będzie korzystał z własnego środka transportu. Przysługuje mu wówczas ryczałt w wysokości uzależnionej od wielkości miasta, w którym pracuje.

Pracodawca może także zwracać koszty używania samochodu prywatnego w jazdach lokalnych według rzeczywiście przejechanych kilometrów dla celów służbowych. Wtedy pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, na jej podstawie ustalana jest bowiem wysokość zwrotu.

Rozliczanie jazd lokalnych budzi wątpliwości. Pojawiły się one, gdy z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy o PIT[/link] usunięto przepis, który wprost zwalniał od podatku tego rodzaju świadczenia. Warto jednak zauważyć, że ustawodawca pozostawił lub wprowadził na nowo przepisy, na podstawie których taki zwrot, nie bez ryzyka sporu z fiskusem, mógłby być zwolniony.

[srodtytul]Czy samochód to sprzęt[/srodtytul]

Pierwszy z nich to art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. Wynika z niego, że zwolnione z podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. W potocznym rozumieniu sprzęt to przedmioty używane do jakichś prac lub w jakichś okolicznościach.

Definicję tę spełnia także samochód, jest on niewątpliwie przedmiotem używanym do jakichś celów (do przejazdów). Odmiennego zdania jest jednak fiskus, który uznaje, że przepis ten nie ma zastosowania do samochodów.

Przykładem są [b]odpowiedzi Izby Skarbowej w Bydgoszczy: z 30 listopada 2007 r. (ITPB1/415-375/07/MK) i z 8 kwietnia 2009 r. (ITPB2/415-37/09/AD).[/b]

Fiskus również powołuje się na słownikową definicję słowa „sprzęt”. Jednak interpretuje je inaczej. Uznaje, że samochód osobowy nie spełnia warunków do uznania go za sprzęt. W celu uzasadnienia swojego stanowiska organy podatkowe z niewiadomych przyczyn powołują się na Klasyfikację Środków Trwałych, w której samochody zostały wymienione w grupie 7, a narzędzia, wyposażenie i inne przyrządy w grupie 8.

Przywołanie tej klasyfikacji należy jednak uznać za nietrafne. Służy ona bowiem innym celom podatkowym (amortyzacji środków trwałych). Ponadto art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT odnosi się do sprzętu i narzędzi pracownika w rozumieniu potocznym (słownikowym), nie uzależniając zwolnienia ekwiwalentu od ich pozycji w Klasyfikacji Środków Trwałych.

Niemniej jednak, z uwagi na stanowiska organów podatkowych, zastosowanie tego zwolnienia obarczone jest ryzykiem sporu z fiskusem.

[srodtytul]Czy zwrot wynika z przepisów[/srodtytul]

Drugim przepisem, na którym można próbować oprzeć zwolnienie zwrotu kosztów używania samochodów prywatnych w jazdach lokalnych, jest art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT.

Wprowadza on zwolnienie zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, na potrzeby zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z innych ustaw.

Tu także obowiązuje limit zwolnienia. Jest nim wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo iloczyn przejechanych kilometrów i stawki przebiegu za jeden kilometr.

Przepis ten pozwala na zwolnienie, jeżeli obowiązek zwrotu lub możliwość zwrotu wynika wprost z innych ustaw. W naszej ocenie taka możliwość wynika z art. 34a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=6991260DB73A766D5E5CF6E5A4A7A7B7?id=232414]ustawy o transporcie drogowym[/link]. Pozwala on, aby na podstawie umów cywilnoprawnych do celów służbowych były używane samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.

Wysokość zwrotu kosztów uregulowana jest w odrębnym rozporządzeniu. Ustawa o transporcie drogowym wprost daje więc możliwość używania samochodów pracownika do celów służbowych. Nie zmienia tego fakt, że odbywa się to na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą oraz że wysokość zwrotu kosztów uregulowana jest w rozporządzeniu.

Niestety, organy podatkowe nie podzielają tego poglądu. Ich zdaniem to zwolnienie dotyczy jedynie listonoszy, leśników i pracowników pomocy społecznej. To dlatego że w ustawach regulujących zasady wykonywania tych zawodów zawarto dodatkowe przepisy mówiące o możliwości zwrotu kosztów używania samochodów prywatnych dla celów pracodawcy.

[ramka][b]Koszty muszą wynikać z ewidencji[/b]

Fiskus niechętnie patrzy na samochody osobowe w działalności gospodarczej. Możemy tego doświadczyć analizując przepisy regulujące zaliczanie wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych. Jeżeli zwrot przybiera formę ryczałtu, to nie może być ustalony w wysokości wyższej niż określona w rozporządzeniu (zaletą zwrotu w formie ryczałtu jest jednak brak obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu).

Jeżeli natomiast zwrot dokonywany jest na podstawie rzeczywiście przejechanych kilometrów, to stawka przebiegu za jeden kilometr nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu (jeżeli jest wyższa, to od części zwrotu pracownik musi zapłacić PIT). Ponadto warunkiem zaliczenia wydatków z tego tytułu do kosztów podatkowych jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. [/ramka]

Czy jednak używanie samochodu przez listonosza nie odbywa się także na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z pracodawcą, w ramach której pracodawca zgadza się na zwrot kosztów, a pracownik (listonosz) na użycie własnego samochodu do celów służbowych? Oczywiście, tak. Nie ma więc podstaw, aby różnicować skutki zwrotu kosztów użycia samochodu prywatnego przez leśników, listonoszy czy pomoc społeczną od innych grup zawodowych.

Tym bardziej że w przypadku leśników i listonoszy wysokość zwrotu również uregulowana jest w tym samym rozporządzeniu. [b]Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 4 listopada 2009 r. (II FSK 915/08) był jednak innego zdania.[/b]

[srodtytul]A może najem[/srodtytul]

Skoro więc organy podatkowe, a za nimi sądy administracyjne nie aprobują zwolnienia od opodatkowania zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego pracownika na potrzeby pracodawcy, to jedynym bezpiecznym postępowaniem jest opodatkowanie tego typu świadczeń. Nie musi to być jednak podatek płacony według skali.