Utracone dokumenty można próbować odtworzyć

W tym roku wiele firm zostało poszkodowanych przez powódź, jaka nawiedziła nasz kraj. Kataklizm uszczuplił ich majątek, uniemożliwił prowadzenie działalności gospodarczej, a przede wszystkim zniszczył dokumentację rozliczeń z kontrahentami i organami podatkowymi.

Sytuacja była wyjątkowa. Nie zawsze jednak źródłem nieszczęścia musi być wielka woda. Czasami wystarczą pożar, włamanie, awaria instalacji wodno-kanalizacyjnej czy inne zdarzenie, by firma bezpowrotnie utraciła dokumentację księgową. Jej odtworzenie będzie zadaniem bardzo trudnym, a czasami wręcz niemożliwym, ale ten trud trzeba podjąć.

[srodtytul]Do urzędu po pomoc[/srodtytul]

Nie każdy przedsiębiorca, który nagle utracił dorobek całego życia, ma głowę do tego, by w pierwszej kolejności załatwiać formalności z urzędem skarbowym. Tymczasem [b]to właśnie urząd skarbowy, po policji, straży pożarnej czy innej służbie wezwanej do zdarzenia, powinien zostać powiadomiony o sytuacji przedsiębiorcy (podatnika)[/b].

Nikt nie wymaga, by prosto od pożaru biec z informacją do fiskusa, ale dobrze jest niezwłocznie, czyli najszybciej, jak jest to możliwe, o zdarzeniu – i jego skutkach dla rozliczeń podatkowych – zawiadomić urząd skarbowy. Ma to swoje zalety.

Z jednej strony urząd da przedsiębiorcy czas na odtworzenie zniszczonych dokumentów księgowych, z drugiej zaś – w razie ewentualnej kontroli – urzędnicy będą już wiedzieli, że niekompletne dokumenty to nie wynik złej woli podatnika czy chęci ukrycia nieprawidłowości. To z kolei może pomóc uniknąć np. zarzutu wyłudzenia podatku.

Nie zapominajmy też, że paradoksalnie urząd skarbowy może się okazać [b]bardzo przydatny przy odtwarzaniu zniszczonej dokumentacji[/b]. Dysponuje bowiem wcześniejszymi rozliczeniami przedsiębiorcy. Posiada np. rozliczenia roczne osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (czyli PIT), których kopie w każdej chwili przedsiębiorcy mogą uzyskać.

Także firmy, które rozliczały się z fiskusem przez Internet, przesyłając do urzędu przychody i koszty w formie elektronicznej, mogą wystąpić o sporządzenie kopii danych, które stanowiły podstawę ich rozliczeń. Podobnie zresztą jak i przedsiębiorcy, którzy korzystali z pomocy de minimis w postaci np. jednorazowej amortyzacji. Urząd skarbowy powinien bowiem mieć tę dokumentację.

Niestety, papiery, które można odtworzyć dzięki życzliwości pracowników aparatu skarbowego, to tylko niewielka część dokumentacji. Odzyskanie pozostałej części nie będzie już takie łatwe.

Co ważne, urzędy skarbowe dają także czas na odtworzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pozwalają nawet na przedłużenie tego terminu.

[srodtytul]Duplikaty to podstawa[/srodtytul]

Podatnikom najprościej będzie odzyskać dokument w sprawie uzyskania numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Wystarczy bowiem wystąpić z wnioskiem o wydanie duplikatu decyzji o nadaniu NIP (czyli NIP-4) do naczelnika urzędu skarbowego, który tę decyzję wydał.

[b]Największe trudności napotkają jednak firmy przy odtwarzaniu dokumentacji źródłowej, przede wszystkim poniesionych wydatków, które zostały przez przedsiębiorcę zaliczone do kosztów uzyskania przychodów[/b]. Kłopotliwe będzie to w szczególności przy dokumentach gromadzonych dla potrzeb VAT, bo przepisy wymagają oryginałów faktur lub ich duplikatów.

Zwłaszcza jeśli firma jest duża, ma wielu kontrahentów, działa prężnie i ma dużo transakcji w miesiącu. Wówczas odtworzenie faktur dokumentujących poniesione wydatki w poszczególnych miesiącach (okresach rozliczeniowych) będzie nie lada wyzwaniem.

W lepszej sytuacji będą firmy małe, które są w stanie przyporządkować poszczególne wydatki (transakcje) w miesiącu i wiedzą, do kogo się udać po konkretny dokument. Wówczas uzyskanie go od nabywcy towaru lub usługi nie powinno nastręczać większych problemów – bez względu na to, czy firma była sprzedawcą (i posiada kopię faktury, którą wcześniej wystawiła kontrahentowi) czy nabywcą i straciła oryginał.

Można też na podstawie deklaracji w VAT odtworzyć kwotę przychodów ze sprzedaży. Wówczas urząd przyjmuje tę sprzedaż z deklaracji, natomiast koszty – bez względu na to, czy w podatku dochodowym, czy w VAT jako podatek naliczony – przedsiębiorca musi udowodnić sam.

Firma musi się jednak pogodzić z tym, że część rzeczy jest nie do odtworzenia. Nie trzeba bowiem wcale prowadzić firmy transportowej, by mieć problem z odtworzeniem miejscowości (stacji benzynowych), w których kupowane było paliwo do służbowych samochodów.

Organy podatkowe uznają jednak tylko odliczenia dokonane na podstawie faktur, które przedsiębiorca np. zgubił czy stracił, jeżeli w toku kontroli ściągnie do urzędu wystawcę tej faktury w charakterze świadka.

Niestety, cała operacja odtwarzania dokumentów będzie kosztowna. Ponieważ swoją prośbę o wystawienie duplikatu przedsiębiorcy będą musieli wysłać do wszystkich swoich kontrahentów listami poleconymi.

[ramka][b]Przezorny może uniknąć kłopotów

Komentuje Zofia Kluźniak, biegły rewident w kancelarii Contra[/b]

Każdy przedsiębiorca może i powinien zabezpieczyć się na okoliczność zdarzeń losowych. Najprostszym sposobem jest przechowywanie kopii czy kserokopii dokumentów w różnych miejscach i na różnych nośnikach, np. mieć nagraną podatkową książkę przychodów i rozchodów i przechowywać ją w innym miejscu niż siedziba firmy.