Gdy powódź zabrała faktury, zawiadom fiskusa

Jednym z podstawowych obowiązków ciążących na podatnikach jest przechowywanie dokumentacji podatkowej aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Taki obowiązek w odniesieniu do ewidencji prowadzonej dla celów podatkowych oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem nakłada art. 112 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172827] ustawy o VAT[/link].

Również ordynacja podatkowa zobowiązuje podatników prowadzących księgi podatkowe do przechowywania ich wraz ze związanymi z nimi dokumentami do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86).

Oznacza to, że [b]podatnicy powinni zabezpieczyć dokumentację przez okres pięciu lat, gdyż tyle co do zasady wynosi termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.[/b]

Kolejny obowiązek związany z przechowywaniem dokumentacji podatkowej zawiera § 21 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=1EAC81EA3B9B913856C5F1A58D27944F?id=291169]rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 212, poz. 1337 ze zm.)[/link].

Zgodnie z tym przepisem podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Zasady te mają również zastosowanie w przypadku faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych w formie elektronicznej.

[srodtytul]W interesie podatnika[/srodtytul]

Posiadanie stosownych dokumentów ma szczególne znaczenie i moc dowodową dla potrzeb rozliczenia VAT. Ustawodawca przyjął bowiem, że kluczowe w kontekście wykazania prawidłowości rozliczeń jest posiadanie faktur VAT (zarówno sprzedaży, jak i zakupu), gdyż to one są dokumentami źródłowymi, na podstawie których dokonuje się rozliczenia kwot podatku naliczonego. [b]Brak dokumentów źródłowych w przypadku VAT skutkuje najczęściej odmową prawa do odliczenia tego podatku[/b].

To w interesie podatnika leży zatem zadbanie, aby dokumentacja była bezpieczna i na żądanie organu, w przypadku ewentualnej kontroli, została okazana. Jeśli bowiem w trakcie kontroli okazałoby się, że podatnik nie posiada dokumentacji, gdyż ją utracił, np. na skutek powodzi, organ podatkowy może skorzystać z uprawnienia, jakie przyznaje mu art. 23 ordynacji podatkowej, i dokonać oszacowania podstawy opodatkowania, to zaś może skutkować ustaleniem dla podatnika zobowiązania podatkowego do zapłaty.

Jak zatem uchronić się przed takimi negatywnymi skutkami i nie narazić się na określenie zobowiązania podatkowego?

[srodtytul]Najpierw wiadomość...[/srodtytul]

W prawie podatkowym trudno doszukać się przepisów określających zasady postępowania w przypadku trwałej utraty dokumentacji podatkowej na skutek zdarzeń losowych, jak również szczególnych przepisów, które regulowałyby tryb odtwarzania utraconych ksiąg i dokumentów niezbędnych do określenia zobowiązania podatkowego. Brak jest także przepisu, który zwalniałby podatnika z jej posiadania bądź usprawiedliwiał jej brak, gdy została ona utracona na skutek zdarzeń losowych (powódź, kradzież, pożar).

Oznacza to, że podatnik musi niezwłocznie podjąć kroki mające na celu odtworzenie dokumentacji w jak największym zakresie. Zanim jednak do tego przystąpimy, [b]warto poinformować właściwy dla nas organ podatkowy o niezawinionej utracie dokumentacji[/b]. Pozwoli to podatnikowi zyskać na czasie.

Organy, wiedząc o takim fakcie, zazwyczaj wyznaczają podatnikom czas na odtworzenie dokumentacji, to zaś jest swoistą gwarancją, że w tym okresie organ nie rozpocznie kontroli (zaznaczyć jednak należy, że takie postępowanie nie wynika z żadnych przepisów, lecz jedynie z praktyki organów podatkowych).

[srodtytul]... potem rekonstrukcja [/srodtytul]

Po zawiadomieniu organu należy niezwłocznie podjąć starania zmierzające do rekonstrukcji dokumentacji. Na początku najprościej jest w takiej sytuacji zwrócić się do kontrahentów o wystawienie duplikatów faktur (w przypadku zniszczenia, utraty albo zaginięcia oryginału faktury lub faktury korygującej sprzedawca na wniosek nabywcy ma bowiem obowiązek ponownego wystawienia faktury lub faktury korygującej, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej).

[b]Gdyby okazało się niemożliwe odtworzenie samych dokumentów źródłowych, pomocne mogą być wszelkie inne dowody potwierdzające dane wynikające z tych dokumentów[/b] (np. potwierdzenia dokonanych przelewów bankowych, wpłat, wypłat itp).

W przypadku zaś, gdy ze względu na liczbę transakcji podatnik nie może przypomnieć sobie wszystkich swoich kontrahentów, można powołać się na dokumenty i formularze, które są w posiadaniu organu podatkowego, np. deklaracje, decyzje, protokoły z kontroli, które pozwolą na ustalenie wielkości obrotów itp.

Gdy wszystkie te sposoby nie doprowadzą do całkowitej rekonstrukcji, pozostaje tylko skorygowanie deklaracji VAT za okres, którego utracone dokumenty dotyczyły, w zakresie, w jakim nie udało się odtworzyć dokumentacji.

[srodtytul]Zaniedbania mogą być dotkliwe[/srodtytul]

A co, gdy podatnik nieświadomy konieczności odtworzenia dokumentacji tego nie zrobi bądź nie powiadomi organu o tym fakcie, a ten zjawi się u niego z kontrolą?

Zazwyczaj w takiej sytuacji po wszczęciu kontroli i stwierdzeniu, że kontrolowany nie posiada żadnych bądź choćby części dokumentów księgowych związanych z prowadzoną działalnością z powodu ich niezawinionej utraty (np. rejestrów zakupu i sprzedaży VAT, faktur zakupowych i sprzedażowych), organ wezwie kontrolowanego do wskazania danych dotyczących działalności.

W szczególności może zażądać wskazania kontrahentów kontrolowanego w celu uzyskania od nich kserokopii dokumentów potwierdzających zawarcie transakcji w badanym okresie. Niezależnie od tego organ może sam podjąć kroki zmierzające do ustalenia rozmiarów działalności prowadzonej przez kontrolowanego. W tym celu może się zwrócić do różnych organów, instytucji oraz podmiotów gospodarczych.

Gdy działania te nie przyniosą pożądanego rezultatu, najprawdopodobniej wydana zostanie decyzja określająca wysokość zobowiązania w VAT. Wtedy pozostaje już tylko kwestionowanie rozstrzygnięcia organu na drodze odwoławczej, ewentualnie sądowej.

[ramka][b]Uwaga[/b]

To w interesie podatnika jest odtworzenie dokumentacji. To on zatem musi aktywnie o to zabiegać. Nie może oczekiwać, że organ podatkowy wyręczy go w tym zakresie. [/ramka]

[ramka][b]Poinformuj i licz na wyrozumiałość[/b]

Warto dobrowolnie powiadomić organ o utracie dokumentacji i liczyć na jego wyrozumiałość przy wyznaczaniu czasu potrzebnego na odtworzenie dokumentacji.

Sam ustawodawca nie przewidział niestety żadnej taryfy ulgowej dla poszkodowanych klęskami żywiołowymi.

Z zapewnień Ministerstwa Finansów wynika jednak, że urzędy skarbowe w całym kraju podejdą ze zrozumieniem do sytuacji podatników, którzy w związku z kataklizmem stracili dokumenty lub nie mają możliwości złożenia w terminie deklaracji podatkowej.

Ministerstwo poinstruowało także, że jeżeli w wyniku powodzi zostały zniszczone (np. na skutek zalania wodą) dokumenty będące podstawą sporządzania deklaracji, należy o tym powiadomić urząd skarbowy i w późniejszym czasie odtworzyć dokumenty, uzyskując np. ich duplikaty od swoich kontrahentów.[/ramka]