Do kosztów uzyskania przychodów wolno zaliczyć wydatki zwrócone pracownikom w wysokości ceny biletu określonego przez pracodawcę środka transportu, właściwego do odbycia podróży służbowej, a w przypadku jego braku według aktualnie stosowanych cen podanych przez PKP lub PKS z załączonym dowodem wewnętrznym – rozliczeniem podróży służbowej.
Jeżeli podróż odbywana jest samochodem stanowiącym składnik majątku pracodawcy, to może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom wydatki związane z korzystaniem z samochodu w pełnej wysokości.
Zgodnie jednak z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
W myśl art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – określa art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.
