Do kosztów uzyskania przychodów wolno zaliczyć wydatki zwrócone pracownikom w wysokości ceny biletu określonego przez pracodawcę środka transportu, właściwego do odbycia podróży służbowej, a w przypadku jego braku według aktualnie stosowanych cen podanych przez PKP lub PKS z załączonym dowodem wewnętrznym – rozliczeniem podróży służbowej.
Jeżeli podróż odbywana jest samochodem stanowiącym składnik majątku pracodawcy, to może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom wydatki związane z korzystaniem z samochodu w pełnej wysokości.
Zgodnie jednak z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
W myśl art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – określa art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.
Zgodnie z nim [b]przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca[/b].
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
[b]Brak ewidencji powoduje, że poniesiony wydatek w związku z używaniem samochodu osobowego, niestanowiącego składnika majątku podatnika, w tym także na podstawie zawartej umowy najmu, nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów[/b].
[b]Podstawa prawna:[/b]
[i]– [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.[/link]).[/i]
