Zasadniczo termin sporządzenia tego formularza upływa wraz z końcem lutego, jednak w tym roku ostatni dzień lutego przypada w niedzielę, więc jest na to czas do poniedziałku 1 marca.

[srodtytul]Podstawą PIT-12[/srodtytul]

Obowiązek ten ciąży tylko na tych pracodawcach, którzy otrzymali przed 10 stycznia 2010 r. PIT-12 od swojego pracownika, na którym wnioskuje on o sporządzenie takiego rozliczenia za 2009 rok.

Jeśli pracownik spóźnił się z oświadczeniem, to sporządzenie PIT-40 zależy wyłącznie od dobrej woli pracodawcy, może on wesprzeć pracownika w rozliczeniach z urzędem skarbowym, ale nie musi.

Oczywiście nie każdy pracownik mógł złożyć PIT-12, tylko ten, który spełnia warunki określone w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawie o PIT[/link] .

[ramka][b]Kogo rozliczy płatnik[/b]

Z możliwości rozliczenia swoich dochodów za 2009 r. za pośrednictwem pracodawcy może skorzystać podatnik, który:

1) uzyskał w 2009 r. dochód wyłącznie od jednego płatnika i jest jego pracownikiem w 2010 r.,

2) przed 10 stycznia 2010 r. złożył oświadczenie na druku PIT-12, oświadczając, że

- poza dochodami uzyskanymi od tego płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów ze sprzedaży nieruchomości, innych opodatkowanych stawką zryczałtowaną czy dochodów rozliczanych na PIT-38 (niektóre dochody kapitałowe) albo dochodów z działalności gospodarczej opodatkowanych podatkiem liniowym, ryczałtem czy kartą podatkową (dochodów tych nie rozlicza się według zasad ogólnych),

- nie korzysta z odliczeń, z wyjątkiem odliczenia zapłaconych w danym roku podatkowym składek na ubezpieczenie społeczne, składek zdrowotnych pobranych od podatnika oraz zwrotu nienależnie pobranych świadczeń,

- nie korzysta z możliwości wspólnego opodatkowania małżonków lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko,

- nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z wyjątkiem zwrotu składki na ubezpieczenie zdrowotne zwróconej podatnikowi przez pracodawcę. [/ramka]

Na PIT-40 pracodawca rozlicza nie tylko wypłacone przez siebie pracownikowi dochody z pracy, ale także z innych tytułów, np. umowy-zlecenia, umowy o dzieło (oczywiście pod warunkiem że oprócz dochodów od pracodawcy pracownik nie uzyskał innych, opodatkowanych na zasadach ogólnych.

PIT-40 może być przygotowany także dla nierezydenta (pracownika, który nie ma miejsca zamieszkania w Polsce w rozumieniu przepisów podatkowych), pod warunkiem że nie uzyskał on innych dochodów, które powinny być w Polsce zadeklarowane, np. dochodu z zagranicy za pracę wykonaną w Polsce.

[srodtytul]Bez ulgi prorodzinnej[/srodtytul]

Uwaga, począwszy od rozliczenia za 2009 r. pracodawcy nie są uprawnieni do rozliczania w PIT-40 ulgi na dzieci. Jest to skutek zmiany art. 37 ust. 1a pkt 4 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link]. Weszła ona w życie 1 grudnia 2008 r., jednak ma zastosowanie do rozliczenia podatku za 2009 r.

W związku z tym pracownicy, którzy zamierzają skorzystać z ulgi prorodzinnej, nie powinni składać pracodawcy oświadczeń PIT-12, tylko wypełnić samodzielnie odpowiednie zeznanie roczne po otrzymaniu PIT-11.

[srodtytul]Koszty...[/srodtytul]

Obliczając podatek za pracownika, płatnik uwzględnia przysługujące pracownikowi koszty uzyskania przychodu w wysokości ustawowej lub faktycznie poniesionych wydatków, jeżeli roczne ustawowe koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej.

Koszty w wysokości faktycznie poniesionej są uwzględniane na podstawie oświadczenie pracownika (PIT-12), który musi pamiętać o konieczności udokumentowania ich wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Pracodawca powinien pamiętać o uwzględnieniu w PIT-40 kosztów uzyskania przychodów za wszystkie miesiące, w których pracownik świadczył pracę.

Koszty przysługują bowiem pracownikowi za 12 miesięcy, bez względu na liczbę wypłat (także za te miesiące, w których np. ze względu na zmianę regulaminu lub brak środków na wypłaty wynagrodzenie nie było wypłacone pracownikowi, mimo pozostawania w stosunku pracy).

[srodtytul]...i inne odliczenia[/srodtytul]

Ponadto, na wniosek podatnika, pracodawca, wypełniając PIT-40, odliczy od dochodu zwrócone świadczenia, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek.

Odliczy również od dochodu i odpowiednio podatku kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, pobrane w roku podatkowym ze środków pracownika, także te zapłacone do zagranicznego systemu ubezpieczeń społecznych.

Pamiętajmy, że odliczeniu podlegają wyłącznie składki zapłacone ze środków podatnika na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne w kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, jeśli:

- podstawą ich naliczenia nie był dochód zwolniony z opodatkowania w Polsce na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, której Polska jest stroną,

- składki te nie zostały odliczone od dochodu lub podatku w innym kraju EU, EOG lub Szwajcarii,

- jest podstawa prawna w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania do wymiany informacji między organami podatkowymi Polski i kraju, w którym składki zostały zapłacone.

Podatek wynikający z obliczenia rocznego przygotowanego przez pracodawcę jest należny od podatnika za 2009 r., chyba że naczelnik urzędu skarbowego wyda decyzję określającą inną wysokość zobowiązania.

[srodtytul]Nadpłata lub dopłata[/srodtytul]

Gdy z PIT-40 wynika konieczność dopłaty podatku, pracodawca pobiera kwotę dopłaty z dochodu pracownika za marzec 2010 r. Różnicę tę, na wniosek pracownika, można pobrać także z dochodu za kwiecień.

Jeśli umowa o pracę wygasła w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę pracodawca wpłaca na rachunek urzędu skarbowego, właściwego ze względu na swoją siedzibę (łącznie z zaliczkami pobranymi od wynagrodzeń, należnymi za te miesiące).

Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, pracodawca zwraca ją pracownikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce pracodawca potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędowi skarbowemu. Zwrócone kwoty wykazuje w deklaracji PIT-4R za 2010 r.

[srodtytul]Odpowiedzialność...[/srodtytul]

Poprzez złożenie PIT-12 pracownik zostaje zwolniony z obowiązku samodzielnego złożenia zeznania podatkowego, przesuwając ten obowiązek na pracodawcę, ale nie jest on całkowicie zwolniony od odpowiedzialności za dostarczone informacje. PIT-12 jest traktowany na równi z zeznaniem i poprzez jego złożenie pracownik sam deklaruje, po analizie swojej sytuacji podatkowej, że spełnia warunki do takiej formy rozliczenia swojego podatku rocznego.

Pracodawca, przyjmując oświadczenie pracownika, nie ma obowiązku weryfikacji jego poprawności. Gdyby złożone oświadczenie okazało się nieprawdziwe, bo pracownik osiągał inne dochody poza danym zakładem pracy, wówczas ponosiłby odpowiedzialność z tytułu złożenia nieprawdziwego oświadczenia. Pracodawca w takiej sytuacji zwolniony jest z odpowiedzialności.

Jeśli ujawnienie dodatkowych dochodów nastąpi przed złożeniem PIT-40 przez pracodawcę, pracownik powinien niezwłocznie poinformować zakład pracy o nowych okolicznościach i sam przygotować swoje zeznanie.

Gdyby okazało się, że informacja o dodatkowych dochodach doszła do pracownika dopiero w marcu, a zatem po terminie złożenia zeznania podatkowego przez pracodawcę, pracownik pomimo sporządzenia PIT-40 powinien złożyć zeznanie samodzielnie.

Gdy pracodawca ma informację o innych dochodach pracownika, jest zwolniony z obowiązku sporządzenia PIT-40. Wówczas powinien wystawić jedynie PIT-11 i przesłać go do urzędu skarbowego i pracownika w wymaganym terminie.

[srodtytul]...i konsekwencje karne[/srodtytul]

Pracownikowi za składanie nieprawdziwych oświadczeń, zatajanie prawdy, a wskutek tego przyczynianie się do uszczuplenia podatku grożą konsekwencje karnoskarbowe.

Również płatnik ponosi takie konsekwencje w razie popełnienia błędu rachunkowego, w wyniku którego doszło np. do zawyżenia lub zaniżenia dochodów podatnika i w efekcie należnego podatku.

Ale uwaga, jeśli pracodawca wypełniając PIT-40 pomyli się, ma prawo złożyć korektę takiego zeznania wraz z pisemnym uzasadnieniem przyczyn skorygowania poprzedniego zeznania. Wówczas żadna kara mu nie grozi.

[i]—Anna Misiak jest doradcą podatkowym

—Joanna Aleksiejczuk jest konsultantką

—Kamil Jastrzębski jest starszym asystentem w firmie doradczej MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy[/i]