Tak mówią przepisy, a o konieczności rzetelnego prowadzenia ewidencji przypominają często urzędy i sądy. Oczywiście nie ma szans na rozliczenie kosztów, jeśli jej w ogóle nie założymy. Potwierdza to wyrok [b]Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 11 sierpnia 2009 r. (I SA/Bd 311/09)[/b].
Urząd skarbowy w czasie kontroli stwierdził, że przedsiębiorca handlujący artykułami spożywczymi bezpodstawnie wrzucał w koszty wydatki na paliwo, części, mycie i naprawy samochodu osobowego. Nie zaliczył bowiem auta do środków trwałych, nie prowadził też ewidencji przebiegu pojazdu.
[srodtytul]Załóż rejestr wyjazdów...[/srodtytul]
Nie pomógł argument, że był to jedyny samochód, jaki posiadał. Został on specjalnie przystosowany do przewozu mięsa, wyjęto z niego tylne siedzenia i wmontowano zabezpieczenia z tworzywa, dzięki czemu można było przewozić bezpiecznie duże ilości towaru. Nie było zaś możliwości wożenia nim pasażerów. Tak więc przedsiębiorca nie mógł wykorzystywać go do celów prywatnych. Ponadto dla pojazdu została założona specjalna książeczka sanitarno-epidemiologiczna, z której wynika, że został dopuszczony przez sanepid do transportu artykułów spożywczych. Przewożenie pasażerów mogłoby grozić utratą pozwolenia.
Sąd wyraźnie podkreślił jednak, że wydatki na eksploatację samochodu mogą być kosztem tylko wtedy, gdy był on składnikiem majątku firmy (ujętym w ewidencji środków trwałych) bądź prowadzono dla niego ewidencję przebiegu. Tak w tej sprawie nie było. Jak czytamy w wyroku: „Ustawodawca uzależnił zaliczenie określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodu od prowadzenia przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Skoro podatnik nie dopełnił tych obowiązków, to nie było podstaw do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu”.
