Tak mówią przepisy, a o konieczności rzetelnego prowadzenia ewidencji przypominają często urzędy i sądy. Oczywiście nie ma szans na rozliczenie kosztów, jeśli jej w ogóle nie założymy. Potwierdza to wyrok [b]Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 11 sierpnia 2009 r. (I SA/Bd 311/09)[/b].

Urząd skarbowy w czasie kontroli stwierdził, że przedsiębiorca handlujący artykułami spożywczymi bezpodstawnie wrzucał w koszty wydatki na paliwo, części, mycie i naprawy samochodu osobowego. Nie zaliczył bowiem auta do środków trwałych, nie prowadził też ewidencji przebiegu pojazdu.

[srodtytul]Załóż rejestr wyjazdów...[/srodtytul]

Nie pomógł argument, że był to jedyny samochód, jaki posiadał. Został on specjalnie przystosowany do przewozu mięsa, wyjęto z niego tylne siedzenia i wmontowano zabezpieczenia z tworzywa, dzięki czemu można było przewozić bezpiecznie duże ilości towaru. Nie było zaś możliwości wożenia nim pasażerów. Tak więc przedsiębiorca nie mógł wykorzystywać go do celów prywatnych. Ponadto dla pojazdu została założona specjalna książeczka sanitarno-epidemiologiczna, z której wynika, że został dopuszczony przez sanepid do transportu artykułów spożywczych. Przewożenie pasażerów mogłoby grozić utratą pozwolenia.

Sąd wyraźnie podkreślił jednak, że wydatki na eksploatację samochodu mogą być kosztem tylko wtedy, gdy był on składnikiem majątku firmy (ujętym w ewidencji środków trwałych) bądź prowadzono dla niego ewidencję przebiegu. Tak w tej sprawie nie było. Jak czytamy w wyroku: „Ustawodawca uzależnił zaliczenie określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodu od prowadzenia przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Skoro podatnik nie dopełnił tych obowiązków, to nie było podstaw do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu”.

Z kolei [b]wyrok WSA w Gdańsku z 11 września 2008 r. (I SA/Gd 248/08)[/b] to przestroga dla przedsiębiorców, którzy lekceważą formalne wymogi i nieprawidłowo dokumentują wydatki na firmowy środek transportu.

[srodtytul]... i prowadź go rzetelnie[/srodtytul]

Organy podatkowe zakwestionowały rozliczenie kosztów eksploatacji samochodu osobowego, który spółka wynajmowała od swojego udziałowca. Wyliczyły na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, że powinien on codziennie (także w soboty, niedziele i święta) przejeżdżać 289 km. Tymczasem z faktur z punktu serwisowego auta wynikało, że jego roczny przebieg wynosił tylko około 30 tys. km.

Poza tym spółka nie potrafiła wytłumaczyć nieścisłości w opisie przejazdów, wyjaśniając, że osoba prowadząca ewidencję „pomieszała cele i trasy służbowych wyjazdów”.

Kolejnym argumentem za zakwestionowaniem kosztów było to, że ewidencja przebiegu nie zawierała niektórych podstawowych elementów, tj. oznaczenia przedsiębiorcy, danych osoby, która używa pojazdu, oraz pojemności jego silnika.

I to – zdaniem sądu – wystarczy, aby przyznać fiskusowi rację. Już samo niespełnienie wymogów formalnych dyskwalifikuje poniesione przez podatnika wydatki. Jak stwierdził sąd: „Braki formalne z okazanej ewidencji (brak oznaczenia przedsiębiorcy, brak nazwiska, imienia, adresu osoby używającej pojazdu, brak numeru rejestracyjnego pojazdu) w istocie uniemożliwiają jednoznaczne powiązanie ewidencji z działalnością spółki”.

Odnosząc się zaś do zapisów w ewidencji, sąd podkreślił: „Prowadzona nierzetelnie, tj. nieodzwierciedlająca stanu rzeczywistego, ewidencja przebiegu pojazdu nie może stanowić dowodu na wykorzystanie w działalności gospodarczej samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku podatnika oraz na ilość kilometrów przejechanych tym samochodem dla celów tej działalności”.

Także [b]Naczelny Sąd Administracyjny w orzeczeniu z 8 lutego 2007 r. (II FSK 189/06)[/b] stwierdził, że wadliwe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu wyklucza zaliczenie wydatków na jego eksploatację do kosztów.

[ramka][b]Limit i formalne wymogi[/b]

Ewidencję przebiegu pojazdu trzeba prowadzić, jeśli wykorzystujemy w działalności samochód osobowy, który nie jest środkiem trwałym.

Wydatki na jego eksploatację są kosztem tylko do wysokości limitu. Wylicza się go, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów i stawkę za kilometr. Mówi o tym art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.

Jeśli w firmie wykorzystywanych jest kilka samochodów, ewidencja przebiegu musi być prowadzona dla każdego z nich.

Ewidencja powinna zawierać:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby, która używa pojazdu,

- numer rejestracyjny i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za 1 km przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu oraz

- podpis podatnika i jego dane.

Tak więc z ewidencji powinno wynikać, gdzie przedsiębiorca jeździł w sprawach zawodowych. Jak stwierdził [b]NSA w wyroku z 7 kwietnia 1998 r. (III SA 868/97)[/b]: „Podatnik w prowadzonej przez siebie ewidencji przebiegu pojazdu ma obowiązek ścisłego określenia celu wyjazdu, który winien być oceniony w kategoriach, czy był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu”.[/ramka]

masz pytanie, wyślij e-mail do autora [mail=p.wojtasik@rp.pl]p.wojtasik@rp.pl[/mail]