Gdy wydasz na strój pracownika, możesz zwiększyć koszty

Przedsiębiorcy bardzo ostrożnie podchodzą do zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na stroje. Obawiają się, że podczas ewentualnej kontroli będą one przyczyną sporu.

Dlatego nawet w wydawałoby się oczywistych sytuacjach występują z wnioskami o interpretacje.

[srodtytul]Na spodniach nie musi być logo[/srodtytul]

[b]Często występującą sytuacją zajmowała się Izba Skarbowa w Poznaniu w odpowiedzi z 9 kwietnia 2009 r. (ILPB1/415-78/09-2/TW)[/b]. Z pytaniem wystąpiła spółka prowadząca salon samochodowy. Dla pracowników działu obsługi klienta kupuje ona jednolite stroje. Są to m.in. garnitury opatrzone logo firmy, koszule i krawaty zawierające markę koncernu motoryzacyjnego i logo firmy, a także spodnie o jednolitych barwach, na których ze względów estetycznych nie zamieszczono żadnych oznaczeń.

Izba skarbowa potwierdziła, że wydatki poniesione przez spółkę mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ wiążą się z reklamą firmy i jej znaku. Spełniają one bowiem ogólną definicję kosztów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Z przepisu tego wynika, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów, jeśli spełnia trzy warunki:

- celem jego poniesienia (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,

- nie może być wymieniony w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,

- musi być prawidłowo udokumentowany.

Podstawowa wątpliwość, jaka może pojawić się w tej sytuacji, to możliwość zastosowania ograniczenia zawartego w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT. Zgodnie z nim nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Izba skarbowa potwierdziła jednak, że wskazane wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Należy je traktować jako koszty reklamy, której nie dotyczą żadne ograniczenia w zaliczaniu do kosztów. W interpretacji czytamy, że kwoty wydane na zakup opisanych we wniosku o interpretację strojów opatrzonych logo lub w inny sposób, wykorzystywane przez pracowników, mogą być uznane za wydatki reklamowe stanowiące koszty uzyskania przychodów. Nie ma przy tym znaczenia, czy ubrania przechodzą na własność pracowników, czy też przekazane są im tylko do wykorzystania. Stroje te jednoznacznie kojarzą się z firmą poprzez oznaczenie ich logo i barwami firmy. Takie ubranie wyróżnia pracowników firmy spośród innych osób. Nie sposób im zatem odmówić charakteru reklamowego.

[srodtytul]Ubrania zatrudnionych w hotelu[/srodtytul]

[b]Podobnym problemem zajmowała się Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 26 lutego 2009 r. (IBPBI/2/423-1115/08/PP)[/b]. Wniosek dotyczył możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na stroje pracowników hotelu. Podatnik przekonywał, że w tej branży standardem jest nakładanie na pracowników obowiązku noszenia strojów, które w pełni oddają charakter danego obiektu. Ubiór jest więc jednym z podstawowych narzędzi odróżniających od siebie poszczególne hotele. Wydatki na jego zakup nie mogą więc być uznane za koszty reprezentacji. Można je więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Izba skarbowa zgodziła się z tymi argumentami. Wskazała jednak, że właściwa kwalifikacja wydatku i ocena, czy ma on związek z przychodami, możliwa jest na podstawie całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności, rozmiarów wydatków itp. Strojom służbowym o niewielkiej wartości trudno przypisać funkcję reprezentacyjną. Nie przyczyniają się one bowiem w znacznym stopniu do budowy wizerunku, a logo jako znak graficzny stanowi jedynie swojego rodzaju informację handlową. Oznacza to, że wydatki ponoszone na zakup strojów służbowych z nadrukiem logo firmy o niskiej wartości jednostkowej, w które ubrani są pracownicy hotelowi podczas wykonywania swoich obowiązków, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

[srodtytul]Księgowy w służbowym wdzianku[/srodtytul]

Z wcześniejszych odpowiedzi wynika, że fiskus akceptuje zaliczenie do kosztów wydatków na służbowe stroje (opatrzone logo firmy) kupione dla pracowników, którzy obsługują klientów. [b]W interpretacji z 26 czerwca 2008 r. Izba Skarbowa w Bydgoszczy (ITPB3/423-241/08/MT) uznała[/b], że po spełnieniu określonych warunków prawo takie przysługuje także w stosunku do ubrań kupionych dla pracowników administracyjnych.

Chodziło o eleganckie stroje, opatrzone logo firmy, których zatrudnieni mieli używać na terenie firmy (np. bluzka i żakiet z naszytym logo firmy oraz spódnica lub spodnie – bez takiego oznaczenia). Jego kolorystyka również związana jest z logo firmy. Wymóg używania takiej odzieży przez pracowników wynika z regulaminu firmy. Stroje mają pozostać własnością spółki. W pytaniu firma wyjaśniła, że pracownicy administracyjni mają bezpośredni kontakt z klientami firmy, choć nie na wszystkich stanowiskach z jednakową częstotliwością, np. sekretariat, konstruktorzy, kasjerka – bardzo często, a księgowość, kadry, służba BHP, technolodzy – sporadycznie.

Izba skarbowa potwierdziła, że zakup eleganckich ubrań z widocznym logo firmy, noszonych przez wszystkich pracowników biurowych w czasie wykonywania czynności, przy których nie jest konieczna odzież ochronna, jest wydatkiem reklamowym. Wydatek jest zatem kosztem uzyskania przychodów.

[srodtytul]Gdy podwładni uprawiają sport[/srodtytul]

Firmy przekazują zatrudnionym nie tylko stroje służbowe. Zdarza się, że dostają oni np. dresy i koszulki sportowe, aby także po godzinach reklamowali swojego pracodawcę.

[b]Taką sytuacją zajmowała się Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 10 marca 2009 r. (IPPB5/423-276/08-2/MŚ)[/b]. Z pytaniem wystąpiło przedsiębiorstwo, które w ramach wydatków na reklamę zamierza sfinansować wyjazdowe zajęcia sportowe dla zainteresowanej grupy pracowników (opłata trenera, wynajem sali, zakwaterowanie, wyżywienie, opłaty za udział w rozgrywkach) oraz kupić stroje sportowe (koszulki, czapki, dresy) opatrzone logo firmy. Zdaniem spółki wydatki te niewątpliwie wpływają pozytywnie na poprawę atmosfery w pracy oraz zintegrowanie pracowników z pracodawcą. Umożliwienie pracownikom udziału w wyjazdach o charakterze integracyjno-sportowym, w treningach i rozgrywkach sportowych, wyposażenie ich w stroje z logo przedsiębiorstwa służy również propagowaniu pozytywnego wizerunku firmy w oczach potencjalnych klientów. Z tych powodów zdaniem spółki poniesione wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Fiskus potwierdził poprawność takiej interpretacji. Wskazał, że ponoszone przez spółkę wydatki na zakup odzieży sportowej opatrzonej logo mogą być uznane za wydatki reklamowe stanowiące koszty uzyskania przychodów, bez względu na to, czy przechodzi ona na własność pracowników, czy też przekazana jest tylko do wykorzystania.

[srodtytul]Koszulka w ramach konkursu[/srodtytul]

[b]Ciekawą sytuację rozpatrywała Izba Skarbowa w Poznaniu w piśmie z 19 marca 2008 r. (ILPB3/423-37/08-3/MM)[/b]. Z wnioskiem o interpretację wystąpiła firma, która planuje przekazywać swoim pracownikom koszulki opatrzone w logo i inne dodatkowe napisy w ramach organizowanych przez nią konkursów mających na celu m.in. wyróżnienie pracowników posiadających najmniejszą liczbę zwolnień od pracy lub osiągających najlepsze wyniki w pracy. Chodzi więc o hasła w stylu „Pracownik kwietnia”, „Siódmy rok bez zwolnienia” lub „Wykonałem 300 proc. normy”. Koszulki te mają być noszone w trakcie imprez, na które będą również zapraszani obecni oraz potencjalni klienci.

Izba skarbowa potwierdziła, że wydatki na nie, a także na inne opatrzone logo i zwykłymi hasłami promocyjnymi, są kosztem uzyskania przychodu spółki. Należy je bowiem traktować jako wydatki reklamowe.

[srodtytul]Odzież ochronna[/srodtytul]

Z kodeksu pracy wynika, że firma musi nieodpłatnie dostarczyć pracownikowi odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

- jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Zasada ta nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

[b]Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.[/b] Bez względu na to, czy firma sama kupuje ubrania robocze, czy też pracownicy nabywają je samodzielnie i otrzymują z tego tytułu ekwiwalent, ponoszone wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Z kodeksu pracy wynika również, że zakład pracy powinien zapewnić pranie służbowych strojów. Zadanie to może być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania mu ekwiwalentu w wysokości poniesionych kosztów.

Otrzymywane przez pracowników ekwiwalenty zwolnione są od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.