Gdy firma płaci za odwołanie z urlopu, nie pobiera zaliczki

W wielu firmach ustalane są plany urlopów. Dzięki temu pracownicy mogą z wyprzedzeniem określić, kiedy zamierzają skorzystać z przysługującego im wypoczynku. Po uzgodnieniu z kierownictwem firmy terminu urlopu część pracowników z wyprzedzeniem wykupuje wycieczki, wczasy albo rezerwuje miejsca w hotelach lub pensjonatach. Oznacza to, że jeszcze przed wyjazdem osoby te ponoszą wydatki związane z przyszłym wypoczynkiem.

Uzyskanie zgody szefa na urlop oraz wykupienie wycieczki lub wczasów wcale nie musi jednak oznaczać, że pracownik faktycznie wyjedzie na wypoczynek lub w całości go wykorzysta w ustalonym wcześniej terminie.

Zdarza się, że w firmach powstają nieprzewidziane sytuacje wymagające obecności niektórych pracowników, w tym również tych, którzy zamierzali skorzystać z urlopu lub już zdążyli wyjechać na wypoczynek. Pracodawca, w przypadku zaistnienia takich nadzwyczajnych sytuacji, ma prawo powiadomić pracowników, że nie będą mogli skorzystać z urlopu w ustalonym wcześniej terminie, bo w tym czasie są potrzebni w firmie. Pracodawca może również wezwać do firmy pracownika, który już wyjechał na wypoczynek.

[srodtytul]Na umotywowany wniosek... [/srodtytul]

Pracownik, który poniósł wydatki związane z urlopem, np. na zakup biletów, wycieczki czy wczasów, a potem musiał się stawić w pracy, często nie ma szans na odzyskanie pieniędzy. Nie oznacza to jednak, że taka osoba poniesie finansową szkodę spowodowaną niespodziewanym odwołaniem z urlopu. Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

[b]W takim przypadku pracownik musi jednak sam wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zwrot kosztów odwołania z urlopu.[/b] We wniosku trzeba dokładnie przedstawić wszystkie okoliczności dotyczące np. wyjazdu na wypoczynek i odwołania z urlopu. Trzeba również załączyć m.in. faktury dokumentujące pobyt w hotelu, pensjonacie czy bilety dokumentujące dojazd na miejsce wypoczynku.

Wypłacone pracownikowi przez firmę kwoty stanowiące zwrot wcześniej poniesionych kosztów nie są opodatkowane. Stanowią one szczególnego rodzaju odszkodowanie należące się pracownikowi za to, że nie mógł skorzystać z urlopu, choć poniósł w związku z tym wydatki. A według ustawy o PIT odszkodowania są zwolnione z podatku.

[srodtytul]... i bez dodatkowych obciążeń[/srodtytul]

Zwolnienie to obejmuje jednak tylko odszkodowania, których wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. W przypadku rekompensat za zapłacone, lecz niewykorzystane wyjazdy urlopowe takimi odrębnymi przepisami są wspomniane już unormowania kodeksu pracy. Określają one zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników.

Pamiętajmy, że kwota zwrotu zwolnionego z podatku nie powinna przekraczać tej, którą wcześniej poniósł pracownik, np. wykupując w firmie turystycznej wycieczkę lub wczasy. Od kwoty w takiej wysokości pracodawca nie powinien potrącać zaliczek na PIT.

[ramka][b]Przykład[/b]