Niestety, nowe zasady mają wady: zostały sformułowane w skomplikowany sposób, zapomniano o przepisach przejściowych i nie obejmują umów-zleceń i o dzieło.

Nowe reguły zaliczania pensji do kosztów to jedna z najistotniejszych konsekwencji wejścia w życie od 1 stycznia 2009 r. zmian w podatkach dochodowych. Identyczne rozwiązania wprowadzono zarówno do ustawy o PIT, jak i ustawy o CIT. Firmy powinny je dokładnie przeanalizować. Łatwo bowiem o pomyłkę, szczególnie jeśli firma nie wypłaca pensji w miesiącu wykonywania pracy, ale po jego zakończeniu.

[srodtytul]Jak jest obecnie...[/srodtytul]

Obowiązujące do końca roku przepisy pozwalają zaliczyć do kosztów pensje dopiero w momencie ich wypłaty. Podobnie jest ze składkami na ubezpieczenia społeczne. Także one mogą być rozliczone dopiero po odprowadzeniu ich do ZUS. Od 1 stycznia 2005 r. wprowadzono takie rozwiązania, aby zmotywować pracodawców do terminowego wypłacania wynagrodzeń. Przy okazji znacznie skomplikowano jednak ewidencję w firmach prowadzących księgi rachunkowe. Dla celów bilansowych powinny one bowiem zaliczać wynagrodzenie oraz związane z nim obciążenia do kosztów miesiąca, w którym zatrudnieni wykonywali pracę. Powstają więc kłopotliwe różnice między księgowym a podatkowym ujęciem kosztów.

[srodtytul]... i co się zmieni[/srodtytul]

Od nowego roku zasady zaliczania do kosztów wynagrodzeń oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy będą dużo bardziej skomplikowane. Ustawodawca wprowadził dwie zasady. Pierwszą stosują firmy, które terminowo wypłacają te kwoty (uwzględniając przepisy prawa pracy, umowy lub inne stosunki prawne łączące strony). W takiej sytuacji są to koszty podatkowe w miesiącu, za który kwoty te są należne. Inaczej należy rozliczać wynagrodzenia i zasiłki wypłacone z opóźnieniem. Wtedy obowiązuje zasada kasowa. Oznacza to, że odpowiednie kwoty stają się kosztem dopiero w momencie zapłaty.

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma zawiera ze swoimi pracownikami umowy o pracę, zgodnie z którymi wynagrodzenie wypłacane jest do 5. dnia następnego miesiąca. Załóżmy, że pensja za styczeń 2009 r. zostanie odprowadzona w terminie, np. 3 lutego. W takiej sytuacji jest ona kosztem stycznia. Gdyby jednak pracodawca spóźnił się i przekazał ją 6 lutego, to może zakwalifikować ją do kosztów dopiero w lutym.[/ramka]

[srodtytul]Składki ZUS[/srodtytul]

Prawdziwe komplikacje zaczynają się jednak, dopiero gdy chcemy ustalić, kiedy zaliczyć do kosztów składki na ubezpieczenia społeczne sfinansowane przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Tu firmy wypłacające wynagrodzenie do końca miesiąca, w którym była wykonywana praca, także mają ułatwione zadanie. Zaliczają one składki do kosztów tego miesiąca, pod warunkiem że odprowadzą je terminowo. Gdy firma spóźni się z odprowadzeniem odpowiednich kwot, może zaliczyć je do kosztów dopiero w miesiącu, kiedy je zapłaci.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zgodne z regulaminem wynagradzania firma wypłaca pensje do 25. dnia danego miesiąca. Pensje za styczeń 2009 r. zapłaciła 22. dnia tego miesiąca. Składki z nimi związane zapłaciła przed 15 lutego. W takim wypadku zarówno pensja, jak i składki są kosztem stycznia. Gdyby jednak firma odprowadziła składki np. 9 marca, to może je uwzględnić dopiero przy obliczaniu zaliczki za ten miesiąc.[/ramka]

Najciekawsze są jednak zasady zaliczania do kosztów składek przez firmy, które wypłacają wynagrodzenie dopiero po zakończeniu miesiąca. Pracodawcy mogą zaliczyć je do kosztów miesiąca, kiedy pracownicy wykonywali pracę, jeśli uregulują płatności miesiąc wcześniej, niż wymagają tego od nich przepisy ubezpieczeniowe.

[ramka][b]Kłopoty z grudniowym wynagrodzeniem[/b]

[i]Odpowiada Marek Kolibski, doradca podatkowy w kancelarii Ożóg i Wspólnicy[/i]

[b]Od 1 stycznia zaczną obowiązywać nowe zasady zaliczania wynagrodzeń i związanych z nimi składek ZUS do kosztów. Jak będą one wyglądać?[/b]

Stosunkowo prosta jest sytuacja, gdy firma wypłaca wynagrodzenie w tym samym miesiącu, w którym zatrudniony wykonywał pracę. Załóżmy, że pensja za styczeń zostanie przekazana 30. dnia tego miesiąca. Wtedy pensja jest kosztem stycznia. Będą nim także składki ZUS, o ile zostaną zapłacone w terminie wynikającym z przepisów o ubezpieczeniach społecznych, czyli co do zasady do 15 lutego.

[b]A co będzie, gdy zgodnie z umowami o pracę zatrudnieni dostają wynagrodzenie do 5. dnia następnego miesiąca i pensja za styczeń zostanie przekazana na konto pracownika 2 lutego?[/b]

Wtedy także jest ona kosztem stycznia. Dużo bardziej skomplikowana sytuacja będzie jednak ze składkami ZUS. Pracodawca będzie je mógł zaliczyć do kosztów stycznia, tylko jeśli odprowadzi je do ZUS do 15 lutego, mimo że zgodnie z przepisami o ubezpieczeniach społecznych termin ich zapłaty mija miesiąc później. Jeśli zakład pracy zapłaci składki ZUS po 15 lutego, to będą one kosztem w momencie zapłaty. Firma będzie musiała więc wybrać: albo miesiąc wcześniej przekazuje składki ZUS i dzięki temu zalicza je do kosztów w miesiącu wykonywania pracy, albo nadal musi inaczej ujmować pensje dla celów podatkowych niż w ewidencji bilansowej. Trzeba jednak zauważyć, że w większości firm tych rozbieżności i tak nie da się uniknąć. To dlatego, że wynagrodzenie za umowy-zlecenia i o dzieło oraz składki z nimi związane nadal będą rozliczane według zasady kasowej. Nowe reguły dotyczą bowiem tylko wynagrodzeń z umowy o pracę oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

[b]Jest jeszcze jedna budząca wątpliwości sytuacja. Kiedy należy zaliczyć do kosztów pensję za grudzień 2008 r., która zgodnie z postanowieniami umowy o pracę lub regulaminu wynagradzania zostanie wypłacona np. 3 stycznia?[/b]

Nowelizacja nie daje odpowiedzi na to pytanie. To dlatego, że nie zawiera żadnych przepisów przejściowych. Stosując do takiego wynagrodzenia literalnie przepisy w nowym brzmieniu, należałoby uznać, że taka pensja w ogóle nie jest kosztem. Takiej interpretacji oczywiście nie można zaakceptować. Konstytucja nakazuje bowiem traktować podatników w równy sposób. Nie może być więc tak, że w zależności od terminu wypłaty pensji będzie ona kosztem lub nie. Tym bardziej że chodzi o wynagrodzenie wypłacane zgodnie z postanowieniami umów i prawa pracy. Jedynym rozsądnym wyjściem, uwzględniającym zasadę racjonalności ustawodawcy, jest zastosowanie do wynagrodzeń za grudzień przepisów w brzmieniu obowiązującym do końca 2008 r. Wtedy pensja będzie kosztem w momencie wypłaty, czyli w styczniu.

[b]Przykład[/b]

Zgodnie z umowami o pracę firma wypłaca wynagrodzenie do 10. dnia następnego miesiąca. Załóżmy, że pensja za styczeń została wypłacona 5 lutego. Wtedy składki na ubezpieczenia społeczne sfinansowane przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych co do zasady powinny być opłacone do 15 marca. Jeśli pracodawca chciałby zaliczyć te składki do kosztów stycznia, to przepisy o podatku dochodowym wprowadzają inny, wcześniejszy termin: 15 lutego. Firma, która go przekroczy, zalicza składki w miesiącu zapłaty. Czyli odprowadzając je w marcu, firma uwzględni je w zaliczce za ten miesiąc.[/ramka]