Według obowiązujących przepisów przedsiębiorca powinien zapewnić posiłki profilaktyczne pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych. Część objętych tym obowiązkiem pracodawców zezwala, aby pracownicy sami kupowali artykuły spożywcze i przygotowywali z nich posiłki. W takiej sytuacji pracownicy rozliczają się z takich zakupów z pracodawcą. Odbywa się to w ten sposób, że każdy pracownik przedstawia przedsiębiorcy oddzielną fakturę dokumentującą zakup artykułów spożywczych. Właściciel firmy zaś zwraca każdemu pracownikowi kwotę odpowiadającą wydatkom, które poniósł na nabycie produktów, z których przygotował posiłki.

[srodtytul]Proste rozwiązania są nieraz kłopotliwe[/srodtytul]

Rozwiązane to na pierwszy rzut oka wydaje się wygodne zarówno dla przedsiębiorców, jak i pracowników. W praktyce jednak powstają wątpliwości, jak należy prawidłowo rozliczać zwracane pracownikom koszty, które ponieśli na zakup żywności służącej do przygotowania posiłków profilaktycznych. Problem polega na tym, czy kwotę przekazaną pracownikowi należy doliczyć do jego przychodów z umowy o pracę, czy też potraktować jako zwolnioną z podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami są – generalnie – otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Według natomiast art. 12 ust. 1 tej ustawy za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności chodzi o wynagrodzenia zasadnicze i za godziny nadliczbowe, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, wszelkie inne kwoty, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, a także wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

[srodtytul]Czasem ze zwolnieniem [/srodtytul]

Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT jednak przewiduje, że zwolnione z podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub wydanych na ich podstawie przepisów wykonawczych.

Według natomiast art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy zwolnieniem podatkowym objęta jest również wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, wówczas, gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych bądź też napojów bezalkoholowych.

W takich wypadkach bardzo istotne znaczenie mają unormowania zawarte w kodeksie pracy. Wynika z nich, że pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Na tej podstawie wydano rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Zgodnie z nim pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego. Jeżeli jednak pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, to może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

[srodtytul]Co na to fiskus[/srodtytul]

Organy podatkowe zwracają jednak uwagę, że przepisy rozporządzenia nie przewidują zwrotu pracownikom kwot odpowiadających wydatkom faktycznie ponoszonym na nabycie artykułów spożywczych, z których przygotowują posiłki profilaktyczne [b](np. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 17 lipca 2008 r., IPPB1/415-481/08-5/AŻ)[/b].

Oznacza to, że w takim wypadku pracodawca zobowiązany jest doliczyć wartość wpłacanych pracownikom kwot za zakupione produkty żywnościowe do ich pozostałych przychodów. Pracodawca musi ponadto naliczyć i pobrać od przekazanych kwot zaliczkę na podatek dochodowy.

[ramka][b]GPP>przykład[/b]

Osoby zatrudnione w firmie pana Adama wykonują prace w warunkach, które zgodnie z przepisami uznawane są za szczególnie uciążliwe. W związku z tym właściciel firmy powinien zapewnić swoim pracownikom nieodpłatnie posiłki profilaktyczne. Jednak pan Adam prowadzi niewielkie przedsiębiorstwo i ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania takich posiłków.

Przedsiębiorca umówił się więc z pracownikami, że będą oni sami kupowali artykuły spożywcze w pobliskich sklepach i przygotowywali z nich posiłki. Następnie, po okazaniu faktur dokumentujących zakup żywności, otrzymają od właściciela firmy zwrot poniesionych wydatków. Jednak rozwiązanie to nie będzie korzystne dla pracowników. Przekazane im kwoty potraktowane zostaną jak przychody z umowy o pracę podlegające PIT. W efekcie dodatkowe obowiązki obciążą również pracodawcę. Będzie on musiał wyliczać, potrącać i wpłacać do urzędu skarbowego zaliczkę na PIT od zwracanych pracownikom kwot.[/ramka]