Oczywiste jest, że żaden przedsiębiorca, planując swoje działania marketingowe, nie jest filantropem, który tylko zaprasza i funduje. Po to organizuje konferencje, szkolenia i spotkania promocyjne, aby przyciągnąć potencjalnego klienta do swojego produktu (usługi) i zyskać lojalnego odbiorcę. Przy tej okazji ponosi wiele wydatków. Urzędy często uznawały je za reprezentację. Tymczasem zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT) od 1 stycznia 2007 r. nie odliczymy już „kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”. Na szczęście organy podatkowe coraz częściej rozumieją rynkowe realia i pozwalają na zaliczenie wydatków związanych z imprezami promocyjnymi do kosztów reklamy, co równocześnie oznacza, że są one w całości kosztem uzyskania przychodów.

Jeżeli więc przedsiębiorca organizuje konferencje i spotkania promocyjne, stanowiące m.in. szkolenia produktowe dla innych firm – potencjalnych odbiorców towarów czy usług, to może prawie wszystkie związane z tym wydatki może zaliczyć do kosztów podatkowych. Podobnie może postąpić, jeżeli wysyła kontrahentów na konferencje, szkolenia i spotkania promocyjne, organizowane przez inne firmy (wówczas np. płaci za rejestrację i ponosi koszty noclegów, przelotów).

Firma z reguły sama wyznacza uczestników takich spotkań, opierając się na danych o zakupach jej produktów. Przyznanie miejsca np. na konferencji jest z reguły jednostronną decyzją podatnika (nie istnieją żadne dodatkowe kryteria, które ktoś musi spełnić, aby wziąć udział w imprezie, np. warunek późniejszego zakupu).

Wydatki na organizację krajowych i zagranicznych konferencji, szkoleń i spotkań promocyjnych przyjmują różne formy. Z reguły zapewnia się uczestnikom przejazd, ubezpieczenie, zakwaterowanie, wyżywienie, szkolenie (w tym salę, materiały, wykładowców, prezentacje zastosowań produktów). Organizuje im się także czas wolny (zajęcia sportowe, spotkania integracyjne w restauracji itp.). Oczywiste jest, że także te ostatnie koszty są nieodłącznym elementem takich spotkań, a ich celem jest integracja zespołów (pracownicy – klienci) oraz budowanie dobrych relacji z kontrahentami. Wydatki na czas wolny nie mają charakteru promocyjnego, ale oczywiście ich poniesienie jest niezbędne, aby konferencje, szkolenia i spotkania promocyjne mogły się odbyć.

Co na to organy podatkowe? Pozytywne stanowisko przedstawiła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 23 lipca 2007 r. (1401/BP-II/4210-43/07/JM) dotyczącej reklamy produktów leczniczych. Mówi o niej ustawa z 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 53, poz. 533 ze zm.). Zgodnie z definicją zawartą w art. 52 ust. 1 reklamą produktu leczniczego jest działalność polegająca na informowaniu lub zachęcaniu do jego stosowania, mająca na celu zwiększenie liczby przepisywanych recept, dostarczania, sprzedaży lub konsumpcji produktów leczniczych.

Natomiast art. 52 ust. 2 tej ustawy wymienia jako reklamę produktu leczniczego m.in. sponsorowanie spotkań promocyjnych dla osób upoważnionych do wystawiania recept i osób zaopatrujących w produkty lecznicze.

Jak czytamy w interpretacji: „organizacja spotkań wyjazdowych pozwala na spotkanie lekarzy z różnych miejscowości, reprezentujących różne środowiska szpitalne, lecznicze i akademickie, co pozwala podatnikowi dotrzeć z reklamą produktów leczniczych do różnych uczestników. Niezapewnienie przez spółkę tym osobom zakwaterowania, wyżywienia, jak i kosztów dojazdu uniemożliwiłoby organizację takiego szkolenia, a tym samym nie byłaby możliwa reklama produktów spółki. Podobnie jest w przypadku organizacji spotkań w miejscu zamieszkania ich uczestników. Trwają one wiele godzin i dlatego też jest niezbędne zapewnienie przez podatnika uczestnikom wyżywienia w ich trakcie.

(...) w ocenie organu odwoławczego nie można zgodzić się z organem I instancji, że koszty poczęstunku oferowanego w ramach prowadzonej akcji reklamowej oraz wydatków poniesionych na pokrycie lekarzom kosztów dojazdu, opłat związanych z wynajmem pokoi hotelowych, wyżywienia oraz usług kateringowych podczas organizowanych przez spółkę spotkań promocyjnych mają charakter wydatków na reprezentację, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Na korzystne interpretacje mogą też liczyć firmy działające w innych branżach. Przykładowo w interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 21 lipca 2008 r. (ILPB3/423-237/08-2/MM) stwierdzono: „koszty konferencji, szkoleń i spotkań promocyjnych, obejmujące wydatki na: wynajem sali czy sprzętu, materiały konferencyjne i szkoleniowe, usługi hotelowe, usługi transportu lotniczego oraz pozostałego transportu, tj. bilety lotnicze, PKP, taxi (transport kolejowy, taksówki, komunikacja miejska), ubezpieczenia uczestników (grupowe, indywidualne), opłaty rejestracyjne, zakup produktów spożywczych oraz usług gastronomicznych pod warunkiem, że nie noszą znamion reprezentacji (z wyłączeniem alkoholowych), wynagrodzenia wykładowców, prelegentów, a także napiwki stanowią koszty uzyskania przychodu dla spółki, jeżeli konferencje, szkolenia i spotkania promocyjne przeprowadzone zostały w celu osiągnięcia przychodów stosownie do omawianego art. 15 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (wydatki ponoszone przez wnioskodawcę są racjonalne i wykazują związek przyczynowo-skutkowy z przychodami) oraz zostały właściwie udokumentowane dla celów podatkowych, zgodnie z art. 9 ust. 1 tej ustawy”.

Podobne wnioski wynikają z interpretacji Urzędu Skarbowego w Strzelcach Opolskich z 17 września 2007 r. (PD-P/423-8/07), Łódzkiego Urzędu Skarbowego z 27 sierpnia 2007 r. (ŁUS-II-2-423/246/07/AT) oraz Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego z 14 sierpnia 2007 r. (RO/423-29/07).

Pozytywne dla podatników stanowisko potwierdza również orzecznictwo, m.in. w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 27 lipca 2006 r. (II FSK 1008/05) czytamy: „Nie jest reprezentacją ani też reklamą, w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, działanie podatnika polegające na organizowaniu szkoleń dla kontrahentów (klientów) firmy, których celem jest zapoznanie się z parametrami technicznymi produktów, czy też szkolenie w celu instruktażu obsługi zakupionego towaru.

Koszty szkoleń obejmujące wydatki na wynajęcie sali, sprzętu, wynagrodzenie wykładowców oraz wydatki na wyżywienie i zakwaterowanie klientów biorących udział w szkoleniu stanowią koszty uzyskania przychodu dla organizatora szkolenia, jeżeli koszty takie zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów”.

W cytowanej już wcześniej interpretacji poznańska izba skarbowa nie zgadza się jednak na zaliczenie do kosztów wydatków na alkohol. Nawet jeśli jest zużywany w trakcie promocji (oczywiście nie dotyczy to np. jego producentów). Nie pozwala także na odliczenie wydatków na bilety do kina czy teatru, imprezy wieczorne czy inne tego rodzaju atrakcje aranżujące wolny czas potencjalnego klienta w trakcie wyjazdu. Chociaż oczywiste jest, że nie zostawimy kontrahenta samego sobie, co więcej często nasz atrakcyjny program wyjazdu przyciąga go bardziej niż produkt, który oferujemy (przynajmniej na początku). W interpretacji czytamy jednak: „wydatki poniesione na zakup produktów alkoholowych, organizację w czasie wolnym imprez towarzyszących mających charakter rozrywkowy (wycieczki dla uczestników, bilety do teatru, kina) – na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Wydatki te noszą znamiona wystawności, okazałości, a więc mają cechy wydatków na reprezentację, ponadto nie wiążą się ze specyfiką prowadzonej przez spółkę działalności. Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania spółki na zewnątrz.

Powoływanie się w tym kontekście przez spółkę na okoliczność, że działania i wydatki związane z organizacją czasu wolnego są niezbędne dla integracji zespołów oraz budowania dobrych relacji z kontrahentami, oraz aby przedmiotowe konferencje, szkolenia, spotkania promocyjne mogły się odbyć, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji”.

Autorka jest doradcą podatkowym i biegłym rewidentem w Kancelarii Doradców i Audytorów KDA

Zakrapiana prezentacja...

Na podatku mogą zaoszczędzić nawet niektóre firmy serwujące swoim klientom mocniejsze trunki. Oczywiście pod warunkiem że robią to w celach reklamowych, a nie reprezentacyjnych. Tak wynika z interpretacji Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 24 kwietnia 2007 r. (1471/DPR1/423/19/07/MK). O rozliczenie kosztów konsumpcji pytała spółka handlująca alkoholem. Organizuje ona spotkania, w czasie których prowadzący opowiada o historii i procesie produkcji whisky. Gościom serwuje próbki poszczególnych gatunków. Spółka organizuje też degustacje w lokalach, podczas których promuje swoje produkty, rozdając np. ulotki. To działania reklamowe i można je rozliczyć w kosztach – zgodził się urząd.

...i poczęstunek na targach

Korzystna dla podatników jest też interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 lutego 2008 r. (ILPB3/423-235/07-2/MC). Spółka pytała o zakupy usług kateringowych oraz artykułów spożywczych na targi, w których uczestniczy. Prezentowane są tam jej produkty, wyroby, usługi i reklamowana jest marka firmy. Zdaniem spółki kwalifikacja podatkowa wydatków powinna odnosić się do całości przedsięwzięcia. A udział w targach ma na celu promowanie firmy i rozpowszechnianie wiedzy o możliwościach wykorzystywania jej produktów. Przyczynia się to do wzrostu sprzedaży.

Co na to izba skarbowa? Jak czytamy w odpowiedzi: „Wydatki na zakup usług kateringowych, artykułów spożywczych, stanowiących zwyczajowy poczęstunek kontrahentów i należących do powszechnie obowiązujących kanonów kultury, oraz koszty występów artystycznych podczas imprez o charakterze reklamowym, promocyjnym czy targów, wystaw, sympozjów oraz pokazów mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem że przedmiotowe wydatki nie będą posiadały charakteru wytworności lub okazałości oraz będą gospodarczo i racjonalnie uzasadnione”.

Przemysław Wojtasik