Czasami wystarczy umowa, żeby wydatek wrzucić w koszty

Pozwalają na to przepisy. Czasami też podatnicy wygrywają spory z fiskusem przed sądem, mimo że nie mają pełnej dokumentacji. Z większości wyroków wynika bowiem, że związek kosztu z przychodem można wykazać za pomocą innych dowodów. Część orzecznictwa podchodzi jednak bardzo formalnie do księgowych wymogów. Oczywiście skrupulatne i drobiazgowe są też urzędy, dlatego w interesie przedsiębiorcy jest dokładne i prawidłowe dokumentowanie firmowych zakupów.

Właściciele jednoosobowych firm z reguły decydują się na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jakie dokumenty są podstawą zapisów w księdze? Mówi o tym rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.). Wymienia przede wszystkim faktury VAT, w szczególności VAT marża, VAT RR, VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące. Mogą to być także inne dowody, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,

- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie (jeżeli jest wymierny w jednostkach naturalnych),

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody księgowe powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie z zapisami sporządzonymi na ich podstawie.

Jako przykłady takich dokumentów rozporządzenie MF wymienia m.in.

- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

- dowody opłat pocztowych i bankowych;

- inne dowody opłat, w tym realizowanych na podstawie książeczek opłat

Pan Kowalski prowadzi szkołę windsurfingu. Od kolegi kupił kamerę, którą filmuje uczestników kursów. Sprzedawca nie prowadzi działalności, potwierdzeniem transakcji jest więc umowa sprzedaży. Na jej podstawie pan Kowalski zaksięguje wydatek jako koszt podatkowy.

Pan Kowalski na koniec miesiąca dostaje wyciągi z firmowego rachunku bankowego. Są na nich wykazane pobrane przez bank prowizje i opłaty. Na podstawie tego dokumentu zaksięguje je w kosztach.

Niektóre wydatki mogą być potwierdzone dokumentami sporządzonymi przez samego przedsiębiorcę, tzw. dowodami wewnętrznymi. Muszą one zawierać numer, datę, podpisy, opis przedmiotu transakcji i jej wartość. Mogą to być przykładowo wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą rozliczenia jest tutaj dokument obejmujący całość opłat na wymienione cele.

Dowód wewnętrzny potwierdza również opłaty uiszczane znakami skarbowymi, opłaty sądowe i notarialne, wydatki związane z parkowaniem samochodu udokumentowane biletem z parkometru. W ten sposób można również rozliczyć podróż służbową.

Podczas wyjazdu na firmowe spotkanie pan Kowalski zapłacił za parking. Ma bilet z parkometru, ale do zaksięgowania wydatku potrzebny jest jeszcze dowód wewnętrzny, czyli sporządzony przez niego dokument. Trzeba w nim opisać, z jakim zdarzeniem wiązał się wydatek (np. wizyta w siedzibie kontrahenta, konferencja). Oczywiście powinny się w nim znaleźć także podstawowe elementy dowodu księgowego, takie jak data, numer, dane podatnika, podpis.

Pan Kowalski zarejestrował firmę i na jej siedzibę przeznaczył jeden pokój w swoim mieszkaniu. Obliczył, że firmowa powierzchnia to 25 proc. całego lokalu. Miesięczny czynsz wynosi 500 zł. Pan Kowalski może odliczyć tylko 125 zł (500 zł x 25 proc.). Koszt udokumentował dowodem wewnętrznym przygotowanym na podstawie zestawienia opłat ze spółdzielni.