O tym czy wydatek może być kosztem, decyduje przede wszystkim jego związek z działalnością. Tak wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który pozwala na odliczenie kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ustawy. Przedsiębiorca powinien więc gromadzić wszystkie dokumenty potwierdzające związek wydatku z firmą. Mogą to być faktury, rachunki, ale także inne dowody, np. KP – dowód wpłaty gotówki do kasy, polecenie przelewu, przekaz pocztowy, pokwitowanie wystawione przez sprzedawcę, umowa wynajmu lokalu.
Zgodnie z art. 180 ordynacji podatkowej urząd skarbowy musi dopuścić jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy a nie jest sprzeczne z prawem.
Tak więc czytelnik może zaliczyć wydatki ponoszone na eksploatację wynajmowanego lokalu do kosztów, mimo braku faktury (rachunku), jeżeli tylko potrafi wykazać za pomocą innych dowodów, że rzeczywiście je poniósł i że mają związek z działalnością.
Radosław Żuk, Europejskie Centrum Doradztwa i Dokumentacji Podatkowej
