Do kosztów podatkowych możemy zaliczyć straty powstałe na skutek zdarzeń losowych, nieprzewidywalnych i nie do uniknięcia, a więc powstałych m.in. w wyniku kradzieży, pożaru, powodzi.

Skutki podatkowe kradzieży zależeć będą od tego, czy skradzione zostaną towary handlowe, środki trwałe czy na przykład pieniądze.

Najprostsze będą zasady rozliczania kradzieży towarów handlowych. Zgodnie z ogólną zasadą kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT lub odpowiednio art. 16 ustawy o CIT.

Nie każda jednak strata może być zakwalifikowana do kosztów podatkowych. Kosztem nie będą straty powstałe wskutek zaniedbań podatników. Zaliczenie konkretnych strat wywołanych kradzieżą może uniemożliwić na przykład brak należytego nadzoru nad sklepem lub innym punktem handlowym.

Konieczne będzie również odpowiednie udokumentowanie strat poniesionych w wyniku kradzieży. Potwierdzają to organy podatkowe, np. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 22 maja 2006 r. (1401/PD-4230Z-23/06/ KST). Jej zdaniem możliwość zaliczenia strat do kosztów uzyskania przychodów nie może być uzależniona od sporządzenia protokołu przez odpowiednią instytucję (np. policję, firmę ubezpieczeniową). Podatnik ma zatem pełną swobodę w zakresie wyboru formy dokumentacji. Nie wszystkie jednak organy podatkowe są tak liberalne. W praktyce zatem niezbędny może okazać się protokół policyjny albo dokumentacja sporządzona przez firmę ubezpieczeniową. W sklepach o dużych powierzchniach straty będą ujawniane dopiero w wyniku okresowych inwentaryzacji. Dowodem w tym wypadku mogą zatem być tylko dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe dotyczące rozliczania wyników inwentaryzacji.

Kosztem podatkowym nie są straty w środkach trwałych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych. W odniesieniu do aut kosztem nie są straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeśli samochody te nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (AC). Jeśli zatem auto nie zostało objęte ubezpieczeniem, kosztem nie będzie nawet jego niezamortyzowana część. Przedsiębiorcy mogą mieć problemy również z rozliczeniem strat w ubezpieczonych samochodach. Organy podatkowe podchodzą bowiem do tego zagadnienia bardzo rygorystycznie. Każdy przypadek traktowany jest indywidualnie. Jeśli auto nie było odpowiednio zabezpieczone, fiskus może zakwestionować zaliczenie straty do kosztów.

Stwierdzone niedobory mogą być również efektem kradzieży środków pieniężnych albo przyjęciem kilku fałszywych banknotów. Możliwość zaliczenia tak powstałych strat do koszów podatkowych zależy od tego, czy dochowaliśmy należytej staranności dla przeciwdziałania kradzieży. Potwierdzają to liczne wyroki NSA, m.in. z 14 marca 2000 r. (III SA 1095/99). Sąd podał wiele przykładów zachowań, które uznawane są za brak staranności ze strony przedsiębiorcy. Będzie tak m.in. wtedy, gdy zostawi on w samochodzie teczkę z pieniędzmi. Wówczas ich kradzież nie jest zdarzeniem losowym. Podobnie cech zdarzenia losowego nie będzie miał rabunek pieniędzy przenoszonych w torbie. Zdaniem sądu do zdarzenia takiego przyczynia się sam poszkodowany na skutek sprzecznego z prawem postępowania. Tym samym kosztem będzie jedynie taka utrata pieniędzy, do której dochodzi mimo odpowiedniego zabezpieczenia przetrzymywanej w kasie gotówki oraz sprawdzenia niekaralności osoby za nią odpowiedzialnej.

Nie każda strata w środkach obrotowych może być zaliczona do kosztów podatkowych. Z orzeczeń sądów administracyjnych wynika, że do kosztów nie zaliczamy strat powstałych z winy podatnika lub wynikających z zaniedbań, których nie popełniłby racjonalnie działający podmiot gospodarczy. Zaliczenie poniesionych strat do kosztów nie będzie możliwe, gdy zostanie stwierdzone, że strata powstała w wyniku niedostatecznego nadzoru nad magazynem czy sklepem. Straty nie odnotujemy również, gdy nie mamy możliwości sprzedania pełnowartościowych towarów handlowych z przyczyn obiektywnych niezależnych od podatnika.

Podatnik sprzedawał alkohol zgodnie z otrzymanym zezwoleniem. Jesienią 2007 r. zezwolenie wygasło, bo nie wniósł opłaty w odpowiednim terminie. Stan remanentowy wyrobów alkoholowych na dzień wygaśnięcia pozwolenia wynosił 1500 zł. Przedsiębiorca sporządził w związku z tym protokół strat. Nie może jednak w tym wypadku wartości remanentu określającej wartość niesprzedanego alkoholu zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów jako straty podatkowej.

Jeśli podatnik poniósł straty, tzw. niedobory inwentaryzacyjne, i należycie ich nie udokumentował, nie zaliczy ich do kosztów podatkowych.

Potwierdził to NSA w Warszawie w wyroku z 17 grudnia 2002 r. (III SA 1152/01).

Sam protokół inwentaryzacyjny nie wystarczy, żeby stratę z kradzieży w supermarkecie zaliczyć do kosztów podatkowych. Podatnik powinien dostarczyć również inne dowody. Nie mogą wyręczać go w tym urzędnicy – wyrok NSA (II FSK 133 i 134/05).

Niedobór, którego przyczyną byłoby celowe działanie podatnika lub osób przez niego umocowanych, wynikający z rozdysponowania towarów, nie może zostać uznany za stratę podlegającą uwzględnieniu w kosztach uzyskania przychodów podatnika – wyrok WSA w Warsz