Tak orzekł WSA w Gdańsku 15 stycznia 2008 r. (I SA/Gd 885/07).
W wyniku kontroli ujawniono w spółce nieprawidłowości w dokumentacji kosztów uzyskania przychodów. Organy podatkowe zakwestionowały kilka faktur, w tym fakturę wystawioną za usługę pomocy w nawiązaniu kontaktów handlowych z inną spółką. Ustaliły, że usługa taka nie nastąpiła, bo kontrolowany podatnik miał już wcześniej kontakty ze wspomnianą spółką. Faktury kolejnego kontrahenta dotyczyły podwykonawstwa, które miało polegać na wdrażaniu systemu informatycznego w urzędach na terenie kraju. Po przesłuchaniu świadków organy doszły do wniosku, że czynności nie wykonano ze względu na zbyt krótki okres. Trzecia faktura dotyczyła opłaty za dzierżawę samolotu. Urzędnicy wątpili w podstawy tej płatności, ponieważ – jak się okazało – umowa dzierżawy wygasła na długo przed płatnością.
W skardze spółka wyjaśniała, że usługa pośrednictwa miała doprowadzić do zawarcia między kontrahentami umowy o szczególnym charakterze, a wcześniej łączyła ich umowa ogólna. Odnośnie do opłaty za dzierżawę tłumaczyła, że po wygaśnięciu umowy prowadziła negocjacje w celu jej przedłużenia, a w razie przeciągania się rozmów była zobligowana do zapłaty pewnej kwoty za korzystanie z samolotu.
WSA oddalił jednak skargę. Wskazał, że nie można uznać za koszty podatkowe wydatków na usługi, które w rzeczywistości nie miały miejsca. Sąd nie dał wiary wyjaśnieniom spółki, uznając je za mało wiarygodne.
Zespół Zarządzania Wiedzą Podatkową firmy Deloitte
Dominik Stojek, starszy menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego firmy Deloitte
W omawianej sprawie organy kontroli skarbowej podważyły wystąpienie usług, za które wystawione były faktury. W odniesieniu do pierwszej z zakwestionowanych faktur organy uznały, że usługa mająca na celu doprowadzenie do zawarcia kontraktu handlowego nie została wykonana. Druga z faktur dotyczyła podwykonawstwa polegającego na wdrożeniu systemu informatycznego, trzecia – płatności za tę samą usługę na rzecz różnych podmiotów.
Brak odpowiedniej dokumentacji związanej z nabywanymi usługami często przyczynia się do podważania przez organy podatkowe i organy kontroli skarbowej faktu świadczenia usługi oraz poniesienia kosztu, a tym samym pozbawia podatnika możliwości zaliczenia go do kosztów podatkowych. Dlatego tak ważne jest, aby podatnicy dokładali szczególnej staranności w dokumentowaniu wydatków ponoszonych na nabywanie zwłaszcza usług niematerialnych. Pozwoli to uniknąć wątpliwości co do ich przedmiotu, zakresu oraz związku z przychodami. Oprócz faktur wystawianych za wyświadczoną usługę podatnicy powinni mieć również inną dokumentację potwierdzającą wykonanie usługi, czyli np. raporty, protokoły, korespondencję handlową itd. Co więcej wystawiane faktury powinny być zgodne ze stanem rzeczywistym. Nie mogą dokumentować wydatków, które nie zostały poniesione, ponieważ stanowi to działania mające na celu obejście prawa.
Jeśli podatnik nie jest w stanie wykazać na podstawie posiadanej dokumentacji, że usługa została faktycznie wykonana, musi liczyć się z tym, że wydatki na nią poniesione mogą być zakwestionowane jako koszt uzyskania przychodów, co stało się w omawianej sprawie.
