Limit, który określa, ile można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przy wydatkach związanych z eksploatacją samochodu, powinien wynikać z ewidencji przebiegu pojazdu. Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów może w ramach tego limitu wliczać w ciężar kosztów wszystkie wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją auta. Dotyczy to nie tylko zakupu paliwa, olejów, ale też części zamiennych, remontu i napraw, opłat. Również wspólnicy spółki cywilnej mogą zaliczyć do kosztów wydatki związane z korzystaniem z samochodu stanowiącego własność jednego z nich na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Konieczne jest jednak prowadzenie odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu. W ewidencji musi znaleźć się również kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (przedsiębiorcy) i jego dane.Wydatki w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 km przebiegu nie są kosztem podatkowym.

Jeśli np. spółkę cywilną tworzy trzech wspólników i każdy z nich wykorzystuje w działalności gospodarczej swój prywatny samochód, to choć dla spółki prowadzona jest jedna księga przychodów i rozchodów, każdy z nich musi prowadzić odrębną ewidencję przebiegu pojazdu. Na koniec miesiąca na jej podstawie robiony jest wpis (w tym wypadku trzy) w kol. 14 księgi przychodów i rozchodów, z racji wykorzystywania prywatnych samochodów wspólników do celów prowadzonej działalności gospodarczej.Uwaga, ograniczenie to nie dotyczy samochodów będących środkami trwałymi.

Jeśli przedsiębiorcy chcą wnieść do spółki cywilnej samochody osobowe, najlepiej spisać umowę, aby auta te były środkiem trwałym podlegającym amortyzacji. Z umowy powinno więc jasno wynikać, że jako wkład do spółki wspólnicy wnoszą prawo własności samochodu. Gdy będzie to jedynie prawo do używania samochodu przez spółkę, nie będzie spełniony podstawowy warunek amortyzacji, jakim jest przejście własności samochodu na wszystkich wspólników. A spółka może amortyzować tylko taką rzecz, która jest współwłasnością wszystkich wspólników.

Problemu tego nie ma, gdy samochody wykorzystywane przez wspólników są kupowane na firmę. W tym wypadku stają się one środkiem trwałym, od którego przysługują odpisy amortyzacyjne zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Odpisy zaliczane do kosztów podlegają jednak ograniczeniu przy samochodach osobowych.Z przepisów ustaw podatkowych (o podatku dochodowym od osób fizycznych i o podatku dochodowym od osób prawnych) wynika, że nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 tys. euro, przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania. Dodatkowo do kosztów takich nie zalicza się również składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych (dla celów CIT bierze się pod uwagę nie kurs sprzedaży, a kurs średni) ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia, do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Spółka kupiła samochód osobowy, którego wartość początkowa określona w ewidencji środków trwałych wyniosła 125 000 zł. Okres amortyzacji przy 20-proc. stawce rocznej wynosi pięć lat. Samochód przekazano do użytkowania 1 października 2007 r. Zakładając, że kurs euro wynosił tego dnia 3,8421 zł, pełna wysokość comiesięcznego odpisu wyniesie 2083,33 zł (125 000 x 20 proc./12). W koszty można będzie jednak zaliczyć tylko odpisy amortyzacyjne od części ustalonej od wartości samochodu nieprzewyższającej równowartości 20 000 euro (20 000 x 3,8421 zł = 76 842), czyli miesięcznie 1280,70 zł (76 842 x 20 proc./12).

Przepisy przewidują różne warianty amortyzacji samochodów. Najprostsza polega na zastosowaniu metody liniowej i stawki podstawowej (20 proc.). Taką amortyzację stosują nabywcy nowych samochodów osobowych. Jedyną możliwością przyspieszenia amortyzacji w tym wypadku jest zastosowanie współczynnika 1,4 do podstawowej stawki. Jednak mają ją tylko użytkownicy eksploatujący pojazd w sposób bardziej intensywny w stosunku do warunków przeciętnych oraz przedsiębiorcy, których pojazdy wymagają szczególnej sprawności technicznej.Korzystne zasady amortyzacji przewidziane są dla środków trwałych używanych bądź ulepszonych. Podatnicy mogą zastosować stawkę 40 proc. przy liniowej metodzie amortyzacji. Samochód uznaje się za używany, jeżeli podatnik potrafi udowodnić, że przed jego nabyciem był wykorzystywany co najmniej przez sześć miesięcy. Przeprowadzenie takiego dowodu jest proste. Można przyjąć, że początkiem eksploatacji jest data pierwszej rejestracji.Możliwa jest również sytuacja, kiedy podatnik zalicza wydatki na zakup samochodu jednorazowo do kosztów podatkowych. Dopuszczalny jest też duży jednorazowy odpis (w 2007 roku aż do 199 tys. zł). Dotyczy on jednak zakupu aut ciężarowych i innych, niezaliczanych do grupy aut osobowych. Mogą z niego skorzystać podatnicy, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności oraz mali podatnicy. Pamiętajmy przy tym, że wskazany wcześniej limit dotyczy łącznej wartości jednorazowych odpisów amortyzacyjnych.

Wspólnicy spółki cywilnej często użytkują nieodpłatnie samochód osobowy, który jest wyłączną własnością jednego z nich. Jeśli takie użytkowanie jest odpłatne, po stronie spółki powstaje wydatek traktowany jako koszt uzyskania przychodu, natomiast po stronie wspólnika – przychód, który po odliczeniu kosztów należy opodatkować.W wypadku nieodpłatnego użytkowania wartości tego świadczenia wspólnicy na ogół nie zaliczają do przychodów spółki. Podczas kontroli urzędnicy mogą jednak dojść do wniosku, że przychód spółki był zaniżony. W efekcie ustalą go w innej wysokości. Podatnikiem nie będzie spółka, tylko każdy ze wspólników. Oznacza to, że po stronie pozostałych wspólników zostanie zidentyfikowany przychód do wysokości przysługujących im udziałów w zysku spółki. Każdy ze wspólników (poza użyczającym) zapłaci zatem podatek od dochodu, którego nigdy nie osiągnął >patrz ramka.

Naczelny Sąd Administracyjny w wydanych przez siebie wyrokach stwierdził, że przedsiębiorcy działający w spółce uzyskują przychód, jeśli wykorzystują w firmie użyczony samochód. W jednym stwierdził, że dotyczy to wszystkich wspólników, w drugim zaś, że tylko tych, którzy nie są właścicielami auta.

Nieodpłatne korzystanie z samochodu niestanowiącego składnika majątku wspólnego wspólników, lecz odrębną własność jednego z nich – dla osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego (przychodu) – stanowi wspólny przychód wspólników z nieodpłatnych świadczeń, a po uwzględnieniu kosztów jego uzyskania – dochód, który stosownie do udziału podlega opodatkowaniu osobno u każdego ze wspólników – wyrok NSA z 29 października 2003 r., SA/Sz 2918/2001.

Nieodpłatne użyczenie samochodu wspólnika spółce cywilnej jest nieodpłatnym świadczeniem i podlega opodatkowaniu. Przychód należy opodatkować proporcjonalnie do udziału wspólników w zysku spółki – wyrok NSA z 31 stycznia 2007 r., II FSK 209/06.