Jakie obowiązki księgowe ma firma z kilkoma zakładami

Od kilku lat prowadzę działalność handlową (sklep z odzieżą). Rozliczam się za pomocą księgi przychodów i rozchodów. Zamierzam uruchomić drugi sklep tej samej branży. Chcę przerzucać towary z jednego sklepu do drugiego, aby szybciej znaleźć nabywców. Czy powinienem prowadzić dla każdego sklepu odrębną księgowość? Jakich formalności muszę dopełnić w razie przesunięć towarów między tymi dwoma sklepami? – pyta czytelnik DF.

Czytelnik prowadzi firmę będącą przedsiębiorstwem wielozakładowym. Za takie bowiem uważa się działalność gospodarczą opartą na kilku (więcej niż jeden) zespołach składników materialnych i niematerialnych. Są nimi zwłaszcza sklepy, zakłady usługowe, w których czynności składające się na tę działalność są realizowane. W opisanej przez czytelnika sytuacji można zdecydować się na prowadzenie dwóch ksiąg przychodów i rozchodów dla obu sklepów. Oczywiście przychody, dochody i koszty wykazane w obu księgach podatnik będzie dla celów zaliczki na podatek dochodowy sumował i rozliczał łącznie, jako że źródło przychodów jest jedno – działalność gospodarcza.

Prowadzenie dwóch ksiąg wiąże się z koniecznością dopełniania wielu formalności, w tym zawiadamiania urzędu skarbowego o zaprowadzeniu każdej z nich z osobna.

Wygodniejsze może okazać się prowadzenie jednej księgi przychodów i rozchodów, w której będą rejestrowane „zdarzenia gospodarcze” odnoszące się do obu sklepów. Ograniczy to też formalności związane z przesuwaniem towarów między dwoma sklepami. Jednak przedsiębiorstwo wielozakładowe prowadzące jedną księgę powinno mieć jeszcze inną dokumentację. Jej rodzaj zależy od tego, czy przedsiębiorca jako podatnik VAT rejestruje, stosownie do art. 111 ustawy o VAT, sprzedaż za pomocą kas fiskalnych, czy też dokumentuje transakcje wyłącznie fakturami.

Jeśli przedsiębiorca nie ma obowiązku dokumentowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej i zdecyduje się na prowadzenie w wielozakładowej firmie jednej księgi, musi założyć dodatkowo ewidencję sprzedaży dla każdego z zakładów. Przyjmuje się, że gdy dla firmy prowadzona jest jedna księga przychodów i rozchodów, odrębną ewidencję sprzedaży musi mieć także zakład (sklep), w którym przechowuje się księgę. Jest to taka sama ewidencja, jaką muszą prowadzić podatnicy, którzy powierzyli prowadzenie księgi biuru rachunkowemu.

Jeśli podatnik będzie prowadził ewidencję sprzedaży w każdym sklepie, może wprowadzać zapisy w księdze tylko jeden raz w miesiącu (za miesiąc poprzedni najpóźniej do 20 dnia miesiąca następnego). Termin ten wiąże się z tym, że 20 dzień następnego miesiąca jest też ostatnim terminem zapłaty zaliczki na podatek dochodowy.

Każdą ewidencję sprzedaży trzeba przechowywać w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Księga przychodów i rozchodów musi natomiast znajdować się stale w jednym ze sklepów (zakładów) wskazanym przez przedsiębiorcę urzędowi skarbowemu albo ewentualnie w innym miejscu podanym urzędowi, bądź w biurze rachunkowym (§ 9 ust. 2 rozporządzenia o księdze). W tym ostatnim wypadku posiadanie ewidencji przychodów jest zresztą obowiązkowe i stanowi warunek prowadzenia księgi przez biuro. Nieco inaczej przedstawia się kwestia przechowywania księgi przez prowadzących handel obnośny i obwoźny (§ 9 ust. 6 rozporządzenia o księdze).

Wpisy w ewidencji sprzedaży wprowadzamy raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu. Podsumowane dane muszą być wpisane do księgi przychodów i rozchodów w kolumnie 7.

Nie jest potrzebne w ogóle prowadzenie ewidencji sprzedaży, jeśli podatnik dokumentuje sprzedaż wyłącznie fakturami (art. 30 § 3 rozporządzenia o księdze).

Przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują obrót za pomocą kas rejestrujących (fiskalnych), czyli sprzedający na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, są automatycznie zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży dla celów podatku dochodowego. Wtedy, bez względu na to, czy przedsiębiorca zdecydował się na jedną księgę dla dwóch sklepów, czy dla każdego prowadzi odrębną – wprowadza w niej zapisy na podstawie danych wynikających z raportów dobowych korygowanych o ewentualne zwroty towarów.

Co ważne, można też wprowadzać zapisy do księgi na koniec miesiąca na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień fiskalnych raportów dobowych (§ 20 ust. 2 rozporządzenia o księdze). Takie zestawienie musi zawierać: numer kolejny wpisu, numer unikatowy pamięci fiskalnej, numery i daty raportów dobowych, wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o VAT i skorygowaną o zwroty towarów.

Przedsiębiorca ewidencjonujący obrót za pomocą kas fiskalnych nie wpisuje do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących sprzedaż uprzednio rejestrowaną za pomocą kasy. Ciąży jednak na nim obowiązek połączenia (w trwały sposób) zwróconych paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur (§ 20 ust. 4 rozporządzenia o księdze).

Jeśli przedsiębiorca prowadzi osobną księgę przychodów i rozchodów dla każdego sklepu (zakładu), musi dokumentować przesunięcia towarów handlowych i materiałów podstawowych. Służą do tego tzw. dowody przesunięć. Powinny być sporządzane w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowuje się w zakładzie, z którego pochodzi przesunięty towar, a drugi w zakładzie (sklepie), w którym go przyjęto. Muszą one zawierać co najmniej numer kolejny wpisu, datę przesunięcia, nazwę towarów lub materiałów, ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu (§ 9 ust. 5 rozporządzenia o księdze).

Dowody przesunięć są dowodami księgowymi. Przedsiębiorca musi przechowywać je wraz z księgą przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku za dany rok.

Ale uwaga! Jeśli przedsiębiorca mający firmę wielozakładową prowadzi dla niej tylko jedną podatkową księgę przychodów i rozchodów, a kupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu (oddziału, sklepu), nie musi sporządzać dowodów przesunięć. Warunkiem zwolnienia z tego obowiązku jest podanie na dowodzie zakupu nazwy zakładu, do którego przekazane zostały towary. Tych przesunięć przedsiębiorca mający firmę wielozakładową i prowadzący jedną księgę przychodów i rozchodów nie wpisuje ani do ewidencji zakupów towarów i usług dla celów VAT (jeśli taką prowadzi), ani do księgi przychodów i rozchodów.

- Interpretacja Urządu Skarbowego w Pruszkowie z 4 grudnia 2006 r. (1421/BF/415-73/GJ/06) potwierdziła możliwość wprowadzania faktur w księdze przychodów i rozchodów jedną kwotą, wynikającą z dziennego zestawienia sprzedaży. Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług telekomunikacyjnych. Wystawia kilkaset faktur w ciągu kilku dni. Każdą fakturę rejestruje przy użyciu kasy fiskalnej. Na koniec dnia drukuje raport fiskalny, który jako zestawienie sprzedaży wpisuje jedną kwotą w księdze przychodów i rozchodów. Urząd potwierdził, że jeśli przedsiębiorca wystawia dziennie dużą ilość faktur, zamiast wpisywać poszczególne, może wprowadzić jedną kwotę według dziennego zestawienia sprzedaży (§ 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie księgi).

- Według Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku (interpretacja z 27 czerwca 2006 r. RO-ZV/415/ PDOF-253/333/US/06) obowiązek sporządzania dowodów przesunięć nie dotyczy podatnika, który prowadzi wspólną księgę przychodów i rozchodów dla dwóch punktów sprzedaży, a zakupione towary rozdysponowuje do poszczególnych punktów z siedziby firmy. Urząd wyjaśnił, że jeśli podatnik kupuje towary handlowe udokumentowane jedną fakturą VAT, które następnie po podziale w siedzibie dostarcza do dwóch punktów sprzedaży, nie musi sporządzać dodatkowych dowodów. Podstawą zapisów w tym wypadku jest faktura VAT, na której na własne potrzeby przedsiębiorca może podać nazwę i ilość towarów przekazywanych do danego zakładu. Nie wchodzi w tym wypadku w grę wystawianie dokumentu WZ, gdyż służy on jedynie dokumentowaniu wydania materiału na zewnątrz firmy.