Zdarza się, że firmom, gdy nie mogą używać samochodu z powodu awarii lub uszkodzenia, udostępniane są auta zastępcze. Najczęściej wynika to z umów ubezpieczenia komunikacyjnego. Podobne postanowienia zamieszczane są także w umowach leasingu. Często na otrzymanie samochodu zastępczego można liczyć również w okresie gwarancji. We wszystkich tych sytuacjach właściciele firm zastanawiają się, czy powinni z racji korzystania z samochodu zastępczego wykazać przychód.

Do przychodów, zarówno w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zalicza się m.in. wartość otrzymanych nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie rzeczy lub praw, a także wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń. Samo udostępnienie samochodu zastępczego niewątpliwie jest świadczeniem nieodpłatnym.

Mechaniczne ustalanie przychodu w każdym wypadku używania samochodu zastępczego nie wydaje się jednak uzasadnione. Nie można go bowiem rozpatrywać w oderwaniu od całokształtu towarzyszących mu okoliczności. Najczęściej jest to realizacja zaciągniętych zobowiązań, wynikających z uprzednio zawartej umowy ubezpieczenia, sprzedaży czy leasingu.

Nie stanowi więc samoistnego świadczenia. Ma charakter akcesoryjny w stosunku do świadczenia zasadniczego wynikającego ze wspomnianych wcześniej umów. Jako takie jest elementem świadczenia odpłatnego.

Koszty udostępnienia samochodu zastępczego są w końcu uwzględniane przy kalkulacji wynagrodzenia za świadczenie zasadnicze (a więc ubezpieczenie, sprzedaż, leasing itp.). We wszystkich tych sytuacjach nie można zatem mówić o nieodpłatnym świadczeniu. A to oznacza, że udostępnienie samochodu zastępczego nie może powodować u korzystającego powstania przychodu z tego tytułu.

Firma korzystając z samochodu zastępczego, ponosi wydatki związane z jego eksploatacją, głównie na zakup paliwa. Nie ma wątpliwości, że wydatki te są kosztami poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów, względnie zachowania lub zabezpieczenia ich źródła (gdy udostępniony pojazd zastępuje samochód firmowy). O tym jednak, czy rzeczywiście mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, decyduje rodzaj samochodu zastępczego.

Gdy jest to samochód inny niż osobowy (co do zasady taki, którego dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony), koszty paliwa do jego napędu mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów bez jakichkolwiek ograniczeń. Inaczej będzie, gdy jest to samochód osobowy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym. W takim wypadku wydatki na paliwo mogą być kosztem podatkowym jedynie w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (tzw. kilometrówka). Stawki te określa rozporządzenie ministra transportu z 23 października 2007 r. (DzU nr 201, poz. 1462). Warunkiem, od którego uzależnione jest zaliczenie tych wydatków do kosztów, jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Warto pamiętać, że wspomniany limit obejmuje również inne – poza paliwem – wydatki ponoszone przez korzystającego w związku z używaniem samochodu zastępczego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Samochód ten, w przeciwieństwie do firmowego, który zastępuje, nie jest bowiem składnikiem majątku (środkiem trwałym).

Odmiennie sytuacja przedstawia się w odniesieniu do samochodów zastępczych udostępnianych w związku z umową leasingu. Nie stosuje się do nich tzw. kilometrówki. Nie ma też obowiązku prowadzenia ewidencji ich przebiegu. Gdy zawarta umowa przewiduje np., że w razie serwisowania leasingowanego samochodu przez czas dłuższy niż określony w umowie leasingodawca zobowiązany jest udostępnić pojazd zastępczy, a jednocześnie za ten okres leasingobiorca zobowiązany jest nadal do zapłaty czynszu, zasady rozliczania kosztów przewidziane dla samochodów leasingowanych należy stosować również do samochodu zastępczego. W takim bowiem wypadku pojazd zastępczy używany jest w istocie na podstawie umowy leasingu. Tym samym nie ma podstaw do stosowania wspomnianych wcześniej ograniczeń w zakresie zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów (w odniesieniu do samochodów osobowych). Potwierdzają to organy podatkowe, np. Pomorski Urząd Skarbowy w interpretacji z 6 lutego 2007 r. (DP/423-0172/06).

O odliczeniu VAT naliczonego przy zakupie paliwa do samochodu zastępczego rozstrzyga – podobnie jak przy rozliczaniu kosztów w podatku dochodowym – czy jest to samochód osobowy (lub inny o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t), czy nie. W pierwszym wypadku, zgodnie z ustawą o VAT, prawo do odliczenia nie przysługuje. W pozostałych odliczenie jest możliwe na ogólnych zasadach. Można też odliczyć podatek naliczony od innych zakupów związanych z eksploatacją samochodu, i to bez względu na jego rodzaj.

Autor jest menedżerem w KPT Doradcy Podatkowi