Kiedy można ustanowić pełnomocnika i kto może nim być – mówią przepisy ordynacji podatkowej (op). Wynika z nich, że podatnik co do zasady może działać przez pełnomocnika. Jest to niedopuszczalne, tylko jeśli charakter czynności wymaga jego osobistego działania. Wtedy przedsiębiorca sam musi pofatygować się do urzędu skarbowego. Przepisy nie wymieniają jednak katalogu czynności, które wymagają osobistego udziału podatnika. Można przyjąć, że osobiście będzie musiał stawić się w urzędzie, gdy np. pracownicy fiskusa postanowią go przesłuchać. Potwierdzają to organy podatkowe, np. Urząd Skarbowy w Sierpcu w interpretacji z 28 czerwca 2006 r. (427/ZO/ 443-4/06).

Pełnomocnikiem przedsiębiorcy może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Zdolność tę ocenia się według przepisów prawa cywilnego. Pełnomocnikiem może być zatem taka osoba, która ukończyła 18 lat i nie orzeczono w stosunku do niej ubezwłasnowolnienia (częściowego lub całkowitego).

Skoro pełnomocnikiem może być tylko osoba fizyczna, nie można ustanowić nim biura rachunkowego. Może nim być natomiast osoba, która to biuro prowadzi lub jest w nim zatrudniona. Pełnomocnikiem podatnika może być również doradca podatkowy, radca prawny lub adwokat.

Pełnomocnikiem podatnika w postępowaniu przed organami celnymi, w sprawach dotyczących podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z tytułu importu towarów, może być także agent celny.

Pełnomocnictwo udzielane jest konkretnej osobie. Trzeba zatem podać jej imię i nazwisko, numer dowodu osobistego i adres.

Ponieważ przepisy op nie wprowadzają żadnych ograniczeń co do liczby pełnomocników, można przyjąć, że podatnik może mieć ich kilku.

Przedsiębiorca udzielając pełnomocnictwa, powinien wskazać jego zakres. Nieprecyzyjne określenie tego zakresu może pozbawić go udziału w toczącym się postępowaniu podatkowym. Jeśli np. wpisze w udzielanym pełnomocnictwie, że obejmuje ono rozliczanie podatków z urzędem skarbowym, może okazać się, że pełnomocnik nie będzie mógł złożyć w jego imieniu odwołania, bo nie będzie do tego uprawniony, i organ podatkowy z pewnością pozostawi je bez rozpoznania. W ten sposób podatnik straci szansę na zweryfikowanie poprawności decyzji podatkowej.

Jeśli pełnomocnictwo jest ważnie udzielone w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, organ podatkowy (np. naczelnik urzędu skarbowego) nie może podważać jego ważności. Potwierdzają to interpretacje organów podatkowych (np. powołane wcześniej pismo Urzędu Skarbowego w Sierpcu.

Organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa w wynikających w toku postępowania kwestiach mniejszej wagi, gdy pełnomocnikiem jest małżonek strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu strony (art. 137 § 3a op).

Podatnik, który decyduje się na udzielenie pełnomocnictwa, może swobodnie kształtować zakres, w jakim pełnomocnik będzie uprawniony do działania w jego imieniu. Jednak zakres udzielonego pełnomocnictwa nie może przekroczyć zakresu czynności, do których dokonywania uprawniony jest sam podatnik.

Przedsiębiorca może udzielić pełnomocnictwa ogólnego (czyli do działania w takim zakresie, w jakim może działać, sam będąc stroną postępowania) albo pełnomocnictwa do poszczególnych kategorii czynności, np. do doręczeń itp.

Czynności dokonane przez pełnomocnika są równoważne z działaniami podatnika. Oznacza to, że wszelkie czynności pełnomocnika pociągają za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

Podatnik mający pełnomocnika może działać razem z nim, podejmować czynności z pominięciem pełnomocnika albo nawet negować te czynności pełnomocnika, z którymi się nie zgadza. Może na przykład w każdym czasie cofnąć odwołanie złożone przez pełnomocnika.

Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu. Oznacza to, że w aktach sprawy musi pojawić się informacja o tym, kto został umocowany do reprezentowania podatnika i w jakim zakresie. Z przepisów nie wynika, by pełnomocnictwo miało być udzielone w jakiejś szczególnej formie. Wydaje się więc, że wystarczy zwykła forma pisemna z jednoznacznym wskazaniem osoby pełnomocnika.

Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa może tylko adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy.

Jeśli podatnik ustanowi pełnomocnika, pisma doręcza się temu pełnomocnikowi. Jeśli ma kilku pełnomocników, powinien wskazać jednego z nich jako właściwego w sprawie doręczeń. Inaczej organ podatkowy doręczy pismo pełnomocnikowi wybranemu według własnego uznania. Co do zasady ustanowienie pełnomocnika jest fakultatywne. W przepisach op znalazł się jednak przepis, który zobowiązuje do ustanowienia pełnomocnika do spraw doręczeń.

Przedsiębiorca zobowiązany jest tak postąpić, jeśli wyjeżdża za granicę na okres co najmniej dwóch miesięcy. To podatnik musi poinformować organ podatkowy o ustanowieniu takiego pełnomocnika. W przeciwnym razie wszelka korespondencja (przeróżne pisma związane z trwającym postępowaniem) będzie kierowana na adres nieobecnego w kraju podatnika. Może mieć to dla niego bardzo poważne konsekwencje, np. brak możliwości złożenia odwołania od doręczonej decyzji.

Od początku tego roku w op pojawił się przepis pozwalający, by deklarację podatkową podpisał pełnomocnik (art. 80a). Podpisanie deklaracji przez pełnomocnika zwalnia z tego obowiązku przedsiębiorcę.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa przedsiębiorca powinien dostarczyć organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy.

Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że jeśli przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne, jeżeli udzieliły go wszystkie osoby.

Od dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa przedsiębiorca powinien uiścić opłatę skarbową. Obowiązek jej zapłaty powstaje w tym wypadku z chwilą złożenia dokumentu w organie podatkowym. Opłata od każdego pełnomocnictwa wynosi 17 zł. W razie złożenia do akt sprawy sądowej jednego dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa więcej niż jednemu pełnomocnikowi należna jest jednokrotna wysokość opłaty skarbowej. Będzie tak jednak tylko wtedy, gdy pełnomocnicy uprawnieni są do łącznego działania wynikającego z treści pełnomocnictwa. W razie natomiast samodzielnego działania każdego z pełnomocników należna jest wielokrotność opłaty skarbowej, uzależniona od ilości pełnomocników wymienionych w jednym pełnomocnictwie. Potwierdził to prezydent miasta Bielsko-Biała w interpretacji z 14 maja 2007 r. (DB.VI-3120/19/07/OS).