Dla pracownika bonus, dla pracodawcy utrapienie

Nie budzi większych wątpliwości to, że korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego dla celów prywatnych powoduje powstanie przychodu z pracy. Jest nim wartość pieniężna tego świadczenia. W praktyce można ją ustalić jako:

- iloczyn obowiązującej stawki za 1 km przebiegu (wynikającej z właściwych przepisów) i liczby kilometrów przejechanych przez pracownika w celach prywatnych, w ramach przyznanego mu limitu,

- kwotę obliczoną na podstawie zobiektywizowanych kryteriów ustalonych przez pracodawcę (np. miesięcznego odpisu amortyzacyjnego, kosztu paliwa, ubezpieczenia, kosztu napraw) z zastosowaniem ewentualnie odpowiedniej proporcji, uwzględniającej liczbę kilometrów, które pracownik może przejechać dla celów prywatnych,

- cenę stosowaną przed firmy trudniące się wynajmem samochodów. Ta ostatnia metoda jest szczególnie niekorzystna dla pracownika. Jej zastosowanie prowadzi do tego, że krótkie wykorzystywanie przez pracownika udostępnionego mu samochodu jest wyceniane, w skali całego miesiąca, nawet na kilka tysięcy złotych.

Przeciwko tej metodzie przemawia również to, że najemca może korzystać swobodnie z wynajętego samochodu. Inaczej pracownik. Głównym celem zapewnienia pracownikowi samochodu jest umożliwienie mu należytego wypełniania obowiązków pracowniczych. Tym samym nie jest możliwe porównywanie stosunku łączącego pracownika i pracodawcę na podstawie umowy o pracę ze stosunkiem wynikającym z umowy cywilnoprawnej. Często trudno jest bowiem ustalić, czy i w jakim zakresie samochód był wykorzystywany przez pracownika dla celów innych niż służbowe.

Dlatego też wycenę świadczenia polegającego na korzystaniu z samochodu pracodawcy według cen stosowanych przez przedsiębiorców zajmujących się wynajmem samochodów można by przyjąć w wypadku, gdy w danym okresie (np. w czasie urlopu) pracownik korzysta z samochodu wyłącznie na swoje prywatne potrzeby. W innych sytuacjach metoda ta nie powinna mieć zastosowania.

Wątpliwości budzi też to, czy wydatki związane z samochodem służbowym poniesione w czasie, gdy korzysta z niego pracownik do celów prywatnych, mogą być zaliczone przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów. Można spotkać się z poglądem, że nie są kosztem odpisy amortyzacyjne od tego rodzaju pojazdów za miesiące, w których były oddane do nieodpłatnego używania. Podobnie kwestionuje się prawo pracodawcy do zaliczenia do kosztów podatkowych pozostałych wydatków związanych z używaniem samochodów (paliwo, ubezpieczenia, remonty, naprawy).

Zwróćmy jednak uwagę, że oddanie samochodu służbowego do używania przez pracownika na cele prywatne nie jest nieodpłatne. Co prawda w większości przypadków pracownik nie uiszcza za to żadnego wynagrodzenia, jednak to nie oznacza, że korzysta z samochodu nieodpłatne. Ekwiwalentem, jaki otrzymuje pracodawca, jest bowiem świadczona przez pracownika praca. Można więc przyjąć, że zapewnienie pracownikowi takiej możliwości jest rodzajem wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia, należnego pracownikowi, związanego z wykonywaną pracą. Przyjęcie takiego poglądu jest uzasadnione zwłaszcza wówczas, gdy prawo do korzystania z samochodu służbowego do prywatnych celów wynika z umowy o pracę lub innych wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy (regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy).

Pozostaje jeszcze kwestia podatku VAT. Zakładając, że wydatki na udostępnienie samochodu służbowego dla celów prywatnych mogą być kosztem uzyskania przychodu, pracodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z takim udostępnieniem, na ogólnych zasadach wynikających z ustawy o VAT (limitowane odliczenie podatku naliczonego przy zakupie samochodu osobowego, zakaz odliczenia VAT od wydatków na paliwo). W konsekwencji też udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego dla celów prywatnych podlega opodatkowaniu VAT. Pojawia się jednak problem ustalenia podstawy opodatkowania. Można się spotkać z poglądem, że jest nią suma wszystkich wydatków związanych z utrzymaniem i używaniem samochodu, w stosunku do których pracodawcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (np. paliwo jest wyłączone), a także co do zasady odpisy amortyzacyjne. Trzeba przy tym uwzględnić, że podatek naliczony przy zakupie auta osobowego mógł być odliczony jedynie częściowo. Niestety, w praktyce zastosowanie tego rozwiązania może być trudne.

Autorzy są doradcami podatkowymi w krakowskim biurze firmy Deloitte