Dotyczy to oczywiście podatników rozliczających się za pomocą księgi przychodów i rozchodów. Takiej możliwości nie mają ci, którzy opłacają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub kartę podatkową.
Przedsiębiorcy mogą wliczać w ciężar kosztów wydatki na funkcjonowanie firmy, np. na czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz, centralne ogrzewanie, remonty. Jeżeli zakład znajduje się w lokalu, w którym przedsiębiorca jednocześnie mieszka, rozlicza je w części przypadającej na działalność gospodarczą.
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów pozwala na udokumentowanie opłat za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie (w części przypadającej na działalność gospodarczą) tzw. dowodami wewnętrznymi. Są to dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które dokonały wydatków, w których określa się przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu.
Podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego będącego "podkładką" do wpisania w księdze kosztów utrzymania gabinetu (biura, pracowni) jest np. książeczka opłat za mieszkanie spółdzielcze, dowody opłat za energię elektryczną itd., potwierdzające całość wydatków, odnoszących się do całego lokum.
Przedsiębiorca powinien w dowodzie wewnętrznym wpisać miesięczną kwotę opłaty przypadającej na gabinet i napisać, że podstawą do jej wyliczenia jest np. książeczka opłat za mieszkanie spółdzielcze. Powinien też wskazać sposób ustalenia wysokości tego wydatku, Załóżmy, że np. pracownia zajmuje 25 mkw. w mieszkaniu liczącym 75 mkw., a wszystkie opłaty za to mieszkanie wynoszą 690 zł miesięcznie. Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć miesięcznie 230 zł.
W podobny sposób rozliczamy np. opłaty ze energię elektryczną. Podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego będą faktury z zakładu energetycznego.
Oczywiście na dowodzie wewnętrznym musi się znaleźć data jego sporządzenia i podpis podatnika.
Dowód wewnętrzny jest podstawą do wpisania w koszty wydatków na telefon używany do celów służbowych. Potrzebna jest też faktura od operatora. Prowadząc firmę w mieszkaniu, musimy określić, jaka część połączeń to rozmowy związane z działalnością gospodarczą. Urzędy skarbowe wymagają, aby robić to na podstawie billingu.
Koszty funkcjonowania firmy wpisuje się do księgi przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" (wynika to z ustępu 13 objaśnień do księgi stanowiących część rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Zaliczymy tu także m.in. opłaty pocztowe, opłaty za telefax, wydatki na materiały biurowe, szkolenia związane z wykonywaną działalnością oraz zakup literatury fachowej, koszty remontu gabinetu, odpisy amortyzacyjne.
Do kosztów można też zaliczyć wydatki na wyposażenie miejsca wykonywania działalności.
Koszty funkcjonowania zakładu (oprócz tych, które można dokumentować dowodami wewnętrznymi) powinny być potwierdzone fakturami VAT lub paragonami (dokumentującymi zakupy detaliczne materiałów, środków czystości, bhp oraz materiałów biurowych).
Siedzibę firmy można też amortyzować, w tym metodą uproszczoną (ustalając wartość początkową jako iloczyn metrów kwadratowych wykorzystywanych do działalności gospodarczej i kwoty 988 zł). Odpisy amortyzacyjne są kosztem uzyskania przychodów. Nie dotyczy to tylko lokalu, który nie jest naszą własnością i korzystamy z niego np. na podstawie umowy najmu.
Jeśli w stosunku do części domu czy mieszkania - ze względu na przeznaczenie jej wyłącznie na działalność gospodarczą - została wyłączona funkcja mieszkalna, musimy od niej zapłacić wyższy podatek od nieruchomości. Jeśli część domu jest wykorzystywana jednocześnie na prowadzenie firmy i jako mieszkanie, nadal obciąża ją podatek według stawki obowiązującej w odniesieniu do budynków mieszkalnych.
Oczywiście podatek od nieruchomości przypadający na część domu czy mieszkania wykorzystywaną w działalności gospodarczej jest kosztem uzyskania przychodu.
