Przepisy nie pozwalają na odliczenie "kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych". Nie wszystkie wydatki na artykuły spożywcze są jednak kosztami reprezentacji.
Najlepszym przykładem są tu zakupy na spotkania z kontrahentami. Współpraca gospodarcza wymaga bowiem, by partnerzy biznesowi brali udział w negocjacjach. Często dochodzi do nich w siedzibie jednego z kontrahentów. Oczywiste jest, że przyjmując przyszłego czy też obecnego partnera handlowego, chcemy pokazać swoją firmę w jak najlepszym świetle. Przygotowujemy więc na spotkanie salę konferencyjną i podajemy napoje, zazwyczaj kawę bądź herbatę. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby podjąć inne działania służące stworzeniu pozytywnego wizerunku firmy poprzez przygotowanie dla kontrahenta większego poczęstunku albo zaproszenie go na obiad do restauracji. Musimy jednakże rozróżnić wydatki na herbatę lub kawę w firmie od wydatków na poczęstunek czy zaproszenie do ekskluzywnej restauracji. Mają one odrębny charakter i realizują inne cele. Podanie napojów w firmie jest pewnym standardem i zwyczajem spotkań biznesowych.
Dotychczas wydatki na przyjęcie kontrahenta były uznawane za koszty reklamy niepublicznej i reprezentacji i ujmowane w ramach limitu 0,25 proc. przychodów. Obecnie kosztem mogą być tylko wydatki na reklamę niezależnie od tego, czy jest publiczna, czy niepubliczna. Z pozoru mogłoby się wydawać, że to nowe rozwiązanie ułatwi rozliczenie. W praktyce jest inaczej. Dotychczas pomiędzy reklamą niepubliczną a reprezentacją nie było ostrej granicy, pozwalającej odróżnić te kategorie. Takie rozgraniczenie nie było istotne, bowiem oba rodzaje wydatków były tak samo traktowane przez ustawodawcę -obowiązywał ten sam limit.
Teraz trzeba te kategorie rozróżnić. Nie jest to łatwe, bo w przepisach podatkowych nie ma definicji tych pojęć. Według "Słownika języka polskiego" (PWN, Warszawa 1989) reklama to "rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś". Przez reprezentację rozumie się natomiast "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Wydatki na poczęstowanie kontrahenta w firmie kawą lub herbatą na pewno nie są więc reklamą. Czy nie jest to jednak reprezentacja?
Podanie gościowi kawy bądź herbaty nie świadczy specjalnie o wystawności lub okazałości przedsiębiorcy. Również ich wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest znikomy. Poczęstowanie kontrahenta chłodnym napojem latem czy też gorącą herbatą zimą świadczy raczej o dobrych manierach gospodarza. Jest to powszechny standard spotkań biznesowych. Zwyczajowo jest przyjęte, że w trakcie rozmów na stole są napoje. W żadnym wypadku nie można uznać, że zaoferowanie kontrahentowi kawy lub herbaty poprawi wizerunek firmy czy też będzie świadczyć o okazałości przedsiębiorcy.
