W przypadku części przychodów uzyskiwanych w Polsce przez zagranicznych kontrahentów, to właśnie na polskim podmiocie dokonującym płatności, a nie na zagranicznym kontrahencie, spoczywa obowiązek pobrania tzw. podatku u źródła i odprowadzenia go do urzędu skarbowego. Ustawy o podatkach dochodowych wskazują „podstawowe" stawki podatku, które powinny być zastosowane w poszczególnych przypadkach. Do przychodów tych zastosowanie mają również przepisy umów międzynarodowych (UPO) w zakresie unikania podwójnego opodatkowania lub przepisy szczególne implementujące dyrektywy unijne. To oznacza, że w konkretnych przypadkach stawka podatku może być znacznie niższa od stawki podstawowej lub podatek u źródła w ogóle nie jest pobierany (preferencyjne opodatkowanie u źródła). W takim przypadku zagraniczna rezydencja podatkowa kontrahenta musi być odpowiednio udokumentowana. Co ważne, przepisy wskazują, że należy ją udokumentować certyfikatem rezydencji. A zatem, nawet jeżeli z innych dokumentów, które posiadamy, będzie wynikało, że nasz kontrahent jest rezydentem podatkowy innego kraju, to nie wystarczy, żeby zastosować preferencyjne opodatkowanie u źródła.
Czytaj też:
PIT-11: certyfikat rezydencji potwierdza miejsca zamieszkania podatnika
O zmianie siedziby trzeba poinformować
Niezbędne elementy
Polskie ustawy o podatkach dochodowych zawierają definicje certyfikatu rezydencji. W świetle tych regulacji powinien on zawierać następujące elementy:
- wskazanie zagranicznego organu administracji podatkowej, który wydał to zaświadczenie,
- stwierdzenie, że zagraniczny kontrahent jest rezydentem podatkowym danego kraju, co wyraża się w sformułowaniu, iż podlega on w tym kraju niegraniczonemu obowiązkowi podatkowemu (podatek dochodowy),
- wskazanie nazwy (lub imienia i nazwiska) oraz adresu siedziby (lub miejsca zamieszkania) kontrahenta.
Wprawdzie nie wynika to literalnie z ustawowych definicji, ale ponieważ certyfikat to dokument urzędowy, będzie również zawierał datę wystawienia. W części przypadków certyfikat będzie wskazywał okres, w którym zachowuje swoją ważność (nie jest to jednak element obowiązkowy). Należy pamiętać, że jeżeli płatność realizowana jest na rzecz podmiotu posiadającego siedzibę za granicą, to certyfikat rezydencji będzie wystawiany przez tamtejsze organy i zgodnie z tamtejszymi regulacjami. Nie ma uniwersalnego wzoru takiego dokumentu, który obowiązywałby w różnych państwach. Ważne jest jednak, żeby takie zaświadczenie zawierało obowiązkowe elementy wskazane w ustawach podatkowych. Innymi słowy, istotna jest treść certyfikatu i to, czy posiada on walor dokumentu urzędowego. Może się przy tym zdarzyć, że zaświadczenie nie będzie wcale zawierało nazwy „certyfikat rezydencji". Nie wpływa to jednak na ważność tego dokumentu.
Ważne, czy nadal jest ważny
Pod względem długości okresu obowiązywania certyfikaty rezydencji można podzielić na dwa rodzaje:
- certyfikaty rezydencji, w których wprost wskazano okres ich obowiązywania,
- certyfikaty rezydencji, w których nie wskazano takiego okresu.
W tym pierwszym przypadku certyfikat zachowuje ważność do końca wskazanego w nim okresu (w praktyce mogą się zdarzać certyfikaty „pokrywające" kilka lat podatkowych).
Drugi rodzaj certyfikatów rezydencji nie wskazuje okresów ich obowiązywania, ale ponieważ jest to dokument urzędowy, to powinien zawierać datę wystawienia. W takim przypadku certyfikat zachowuje ważność przez 12 miesięcy do daty jego wydania (istotny jest dzień wydania, a nie otrzymania go przez polskiego płatnika).
Przykład
Spółka W z siedzibą w innym kraju niż Polska świadczy usługi na rzecz polskich podmiotów. Została poproszona przez dwa z nich o certyfikat rezydencji. Zaświadczenia zostały wydane w lipcu 2018 roku i w tym samym miesiącu przesłane do polskich podmiotów. Zaświadczenia nie wskazują okresu, w którym zachowują ważność. Spółka W za jednym razem wystąpiła do organu podatkowego o cztery zaświadczenia zakładając, że w przyszłości kolejne polskie podmioty będą ją prosić o przesłanie oryginalnych certyfikatów rezydencji.
We wrześniu 2019 r. kolejny polski podmiot poprosił o przesłanie certyfikatu.
Spółka W przesłała dokument, którym już dysponowała.
W tej sytuacji polski płatnik powinien zwrócić się do zagranicznego kontrahenta o przesłanie aktualnego zaświadczenia, bo to, które otrzymał, straciło ważność w lipcu 2019 roku.
Świat idzie do przodu
Często zdarza się, że nasi kontrahenci podsyłają nam certyfikaty mejlem. Certyfikat rezydencji wydany w formie elektronicznej, jeżeli ma walor dokumentu urzędowego, to spełnia ustawowe wymogi. Bez znaczenie pozostaje fakt, czy w danym kraju certyfikaty wydawane są wyłącznie elektronicznie, czy zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Należy zwrócić uwagę, że oryginały elektronicznych certyfikatów pierwotnie są wystawiane w formie elektronicznej (np. format pdf). Mogą one być przesyłane mejlem przez organy podatkowe lub można je pobrać bezpośrednio ze strony internetowej organu.
Przykład
Spółka W z siedzibą w innym kraju uzyskała papierowy certyfikat rezydencji od organu podatkowego.
Następnie go zeskanowała i przesłała polskiemu kontrahentowi mejlem.
Polski płatnik wypłaca jej odsetki z tytułu otrzymanej pożyczki. Polski płatnik powinien pobrać podatek w pełnej wysokości, bo plik, który otrzymał, nie jest oryginalnym certyfikatem rezydencji.
W analizowanym przypadku zeskanowany certyfikat papierowy nie wystarczy do udokumentowania rezydencji podatkowej zagranicznej spółki. Ale w innych okolicznościach taka kopia może zostać zaakceptowana, o czym w kolejnym akapicie. Należy również pamiętać, że nawet, gdy otrzymany od kontrahenta plik nie stanowi skanu wersji papierowej, to organy podatkowe potrafią mnożyć wątpliwości w zakresie ważności takiego dokumentu. W interpretacji z 17 lipca 2019 r. (0111-KDIB1-2.4010.200. 2019.2.BG) dyrektor KIS stanął na stanowisku, że plik pdf otrzymany poprzez wymagający logowania panel firmowy nie może być uznany za prawidłowy certyfikat rezydencji.
Kopia tylko czasem jest w cenie
Zgodnie z nowymi regulacjami płatnicy uzyskali możliwość posługiwania się kopiami certyfikatów (w tym zeskanowanymi certyfikatami pierwotnie wydanymi w formie papierowej). Dotyczy to jednak tylko wybranych przypadków, tzn. gdy:
- kwota wypłat na rzecz tego samego kontrahenta nie przekracza 10 000 zł w roku kalendarzowym i jednocześnie,
- informacje wynikające z tej kopii nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.
Przykład
Polska spółka X ściągnęła zeskanowaną kopię certyfikatu umieszczoną na stronie internetowej kontrahenta, który świadczy na jej rzecz usługi reklamowe. Spółka X wypłaci temu kontrahentowi w 2019 roku wynagrodzenie nieprzekraczające 5 000 zł. Spółka może uznać, że dysponuje wystarczającym dowodem udokumentowania rezydencji podatkowej kontrahenta, jeżeli kopia ta posiada obowiązkowe elementy właściwe dla certyfikatu rezydencji, a informacje w nim zawarte nie budzą wątpliwości.
Trzeba zwrócić uwagę, że udogodnienia w zakresie kopii certyfikatów dotyczą tylko wskazanego w przepisach katalogu usług niematerialnych, na przykład usług doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych i reklamowych. Nie obejmują jednak wypłaty odsetek, dywidend lub należności licencyjnych. W ich przypadku płatnik powinien posiadać oryginał certyfikatu. Chyba, że posiada jego kopię poświadczoną notarialnie. Ta nie powinna być kwestionowana przez organy podatkowe (interpretacja dyrektora KIS z 6 maja 2019 r., 0111-KDIB1-2.4010.36. 2019.1.BG). Kopia poświadczona notarialnie posiada bowiem status dokumentu urzędowego.
Paweł Kosmal, doradca podatkowy
Dotychczas płatnik nie miał obowiązku posiadania certyfikatu rezydencji już w dniu płatności. Udokumentowanie rezydencji podatkowej mogło nastąpić zarówno przed, jak i po dokonaniu płatności. Z zastrzeżeniem, że taki certyfikat uzyskany po wypłacie potwierdzał rezydencję „wstecznie", tj. za okres, w którym miała miejsce płatność. W praktyce takie udogodnienie było możliwe do zastosowania w przypadku certyfikatów zawierających informację o okresie ich obowiązywania. Obecnie to podejście powinno być zrewidowane, a każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy. Zgodnie z nowymi regulacjami dotyczącymi poboru podatku u źródła zasadą jest, że przy wypłacie kwot przewyższających próg 2 mln zł, płatnik pobiera od nadwyżki podatek. Jednocześnie ustawodawca wprowadził pewne mechanizmy, które przy założeniu spełnienia odpowiednich wymagań, pozwalają zastosować płatnikowi preferencyjne opodatkowanie u źródła. Jednym z nich jest złożenie przez płatnika oświadczenia, że posiada dokumenty (m.in. certyfikat rezydencji) uprawniające go do zastosowania takiej preferencji. Oświadczenie powinno zostać złożone organowi podatkowemu najpóźniej w dniu płatności. Podanie nieprawdy w oświadczeniu jest zagrożone sankcjami z kodeksu karnego skarbowego. W takim przypadku płatnik musi zatem uzyskać certyfikat przed płatnością. Jeżeli płatnik zdecyduje się pobrać podatek według stawek „podstawowych" w momencie wypłaty, a dopiero potem go odzyskać, to oczywiście w dniu wypłaty nie musi posiadać certyfikatu rezydencji kontrahenta. Przedstawi go urzędowi skarbowemu dopiero wtedy, gdy będzie występował o zwrot podatku (na marginesie obecnie będą obowiązywać dwa tryby zwrotu podatku). Nowe regulacje, o których mowa, w przypadku PIT obowiązują od 1 lipca br. Natomiast w zakresie CIT odroczono ich stosowanie do końca 2019 roku.
