Świadectwo pracy jest dokumentem, który wystawia pracodawca dla pracownika w związku z ustaniem stosunku pracy (rozwiązaniem umowy lub jej wygaśnięciem). Zgodnie z art. 97 § 1 kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Świadectwo pracy wystawia się pracownikowi, z którym była podpisana umowa o pracę. Obowiązek dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę (na czas nieokreślony, określony, okres próby). Świadectwa pracy nie trzeba wydawać, jeżeli w ciągu kolejnych 7 dni z tym pracownikiem zostanie podpisana nowa umowa. Świadectwo pracy w takim przypadku, wystawia się tylko na wniosek pracownika. W sytuacji gdy nie jest możliwe wydanie świadectwa pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej z przyczyn obiektywnych, świadectwo pracy dostarcza w ciągu 7 dni za pomocą operatora pocztowego lub w inny sposób.
Wydanie świadectwa pracy ma charakter bezwzględny, oznacza to, że pracodawca nie może uzależniać wydania go od jakiegokolwiek działania pracownika (np. spłaty zaliczki, dokończenia projektu, oddania służbowego sprzętu).
Błąd w świadectwie pracy – co wtedy?
Pracownik, który zauważy błąd w wystawionym świadectwie pracy, powinien złożyć wniosek o jego sprostowanie w terminie 14 dni od dnia, w którym je otrzymał. Na świadectwie pracy powinno być zawarte pouczenie o możliwości wystąpienia o jego sprostowanie. Pracodawca po otrzymaniu prośby od pracownika o skorygowanie świadectwa pracy ma dwie możliwości. Gdy pracodawca uzna, że wydał świadectwo z błędem ma on obowiązek dokonać korekty w terminie 7 dni.
CZYTAJ TEŻ: Praca zdalna: czy firma zwróci ci za prąd? Prawnik wyjaśnia
Druga sytuacja może dotyczyć zdarzenia, gdy pracodawca nie rozpatrzy pozytywnie wniosku o dokonanie korekty świadectwa pracy. W takiej sytuacji pracownik może w trakcie 14 dni od otrzymania takiej informacji, wystąpić do sądu pracy. Gdy pracodawca lub pracownik po upływie 14 dni zorientują się, że na świadectwie pracy jest błąd, mogą dokonać korekty w okresie późniejszym. Nawet po kilku latach od wydania dokumentu. Nie istnieje żadna przeszkoda, aby świadectwo pracy skorygować w późniejszym okresie niż ustawowe 14 dni. Ważne jest, żeby dokument zawierał dane prawdziwe, zgodne ze stanem faktycznym.
Jak korygować świadectwo pracy?
W przepisach nigdzie nie wytłumaczono w jaki sposób dokonywać korekty świadectwa pracy. Gdy pracownik zwróci się do pracodawcy z prośbą o dokonania korekty błędnie wystawionego świadectwa pracy lub gdy przedsiębiorca sam zauważy błąd, powinien niezwłocznie wystawić nowe świadectwo pracy z datą bieżącą. W przepisach jest mowa tylko o świadectwie pracy i jego odpisie. Dlatego nie trzeba na poprawionym dokumencie umieszczać adnotacji ,,korekta” lub „sprostowanie”. Umieszczenie takiego dopisku często uznawane jest za błąd, ponieważ wzór świadectwa pracy jest sformalizowany.
CZYTAJ TEŻ: Praca zdalna, a awaria internetu. Kto zapewnia internet?
Do poprawionej wersji świadectwa pracy pracodawca powinien dołączyć pismo, w którym podaje co było przyczyną dokonania korekty i który punkt świadectwa pracy zmieniono. Pracodawca powinien przechowywać w dokumentach zarówno oryginał, jak i korektę dokumentu oraz sporządzona notatkę służbową lub kopię pisma, które wysłał do byłego pracownika. Stanowi to dowód, że pierwsze świadectwo pracy (to z błędem) wystawiono z zachowaniem ustawowych terminów. Pracownik może zwrócić błędnie wystawione świadectwo pracy. Jednak nie ma takiego obowiązku.
Zgubione świadectwo pracy
Pracownik może również zwrócić się do pracodawcy o wydanie duplikatu – odpisu świadectwa pracy np. w sytuacji gdy je zgubi. Na świadectwie pracy musi znaleźć się adnotacja, że to wystawiony duplikat. Pracodawca jedną kopię przekazuje pracownikowi a drugą zostawia u siebie i wpina ją do akt pracowniczych. Może również załączyć prośbę pracownika o wystawienie duplikatu świadectwa pracy. Odpis musi być zgodny z dokumentem, który wystawiono pierwotnie.
Przewidziano i kary
Za niewydanie świadectwa pracy lub wydanie go po terminie pracodawcy grozi kara od 1 do 30 tys. zł. Uznaje się to za naruszenie praw pracownika. Zgodnie z art. 99 § 1 kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę, który nie wystawił w terminie świadectwa pracy lub wystawił je błędnie. Wynagrodzenie, które przysługuje z tego powodu jest w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej jednak niż 6 tygodni.
