Od kilku miesięcy przetacza się dyskusja na temat ułatwień dla przedsiębiorców związanych z wykonywaniem czynności z zakresu prawa pracy. Początkowe zapowiedzi wskazywały, że mogą być one na tyle znaczące, że nawet złożenie wypowiedzenia umowy o pracę miało być możliwe w drodze elektronicznej (maila czy smsa). Tymczasem już we wrześniu 2016 r. weszły w życie przepisy, które prawnie usankcjonowały dokonywanie licznych czynności z zakresu prawa pracy w formie innej niż pisemna.

Email lub sms

Umożliwia to nowa forma czynności prawnych – forma dokumentowa. W zakresie prawa pracy wprowadzenie nowych rozwiązań nie spotkało się z większym odzewem, prawdopodobnie dlatego, że nowe przepisy wprowadzono do kodeksu cywilnego. Tym niemniej mogą one być bardzo przydatne w relacjach pomiędzy firmą a pracownikiem.

W praktyce liczni przedsiębiorcy już wcześniej stosowali dokumentową formę czynności prawnych, tyle że nie była ona ujęta w ramy prawa, co mogło powodować liczne komplikacje. Dotyczy ona przede wszystkim wszelkich form nowoczesnej komunikacji i dokumentowania czynności za pomocą nośników innych niż pismo, a zatem smsów, emaili, a także nagrań audio czy video.

Obecnie nie ma wątpliwości, że email czy sms stanowi dowód podjęcia czynności z zakresu prawa pracy. Przepisy materialnoprawne wprowadzające dokumentową formę czynności prawnych zostały uzupełnione przez korekty kodeksu postępowania cywilnego, dopuszczając wprost możliwość wykorzystywania tego typu dokumentów przed sądem.

Forma dokumentowa czynności prawnych została uregulowana w ogólnych przepisach kodeksu cywilnego o czynnościach prawnych. Zatem na gruncie prawa pracy znajdują one zastosowanie z mocy odesłania określonego w art. 300 kodeksu pracy. Te nowe formy uzupełniają funkcjonującą dotychczas formę zwykłą pisemną oraz ustną.

Skoro obecnie email czy sms stanowi dokument, powstaje pytanie, czy już teraz, bez zmian kodeksu pracy, można za ich pomocą legalnie zwalniać pracowników lub dokonywać innych czynności w relacjach szef – podwładny, dla których przewiduje się złożenie pisma. Odpowiedź na tak postawione pytanie jest niekorzystna dla pracodawców. W licznych przypadkach dalej muszą stosować nielubianą papierkologię.

Dwa wymogi

Czym jest zatem forma dokumentowa? Zgodnie z brzmieniem art. 772 k.c.: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Mamy zatem tylko dwa wymogi – pierwszym jest oświadczenie złożone w formie dokumentu, a drugi to możliwość ustalenia tego, kto to oświadczenie złożył.

Przepisy operują pojęciem dokumentu, dlatego wprowadzono do kodeksu cywilnego jego definicję. Od 8 września 2016 r. zgodnie z art. 773 k.c.: „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie". Definicja ta nie jest zatem tożsama tak z tradycyjnym, jak też z potocznym rozumieniem słowa „dokument", za który zwykle uznaje się pismo opatrzone podpisem.

Obecnie, jak wynika z definicji legalnej zawartej art. 773 k.c., forma dokumentowa nie wymaga podpisu, co jest oczywiste mając na uwadze czynności, jakie ta forma obejmuje. Treść dokumentu może zatem zostać dowolnie ujawniona (np. za pomocą pisma, grafiki, dźwięku, obrazu), a także utrwalona na dowolnym nośniku (np. chmura internetowa, karta sim, karta pamięci, płyta, papier itp.) i za pomocą dowolnych środków (komputer, telefon komórkowy, aparat fotograficzny). Dokumentem jest zatem obecnie sms, email, nagranie dźwiękowe czy plik video. W tym rozumieniu jest nim także kserokopia dokumentu sporządzonego w formie pisemnej, czyli podpisanego.

Czasem konieczny papier

Forma dokumentowa wobec braku konieczności opatrzenia dokumentu podpisem stanowi najmniej sformalizowaną formę czynności prawnej. Głównym założeniem jej wprowadzenia jest ułatwienie, w możliwie największym stopniu, dokonywania czynności prawnych. Z drugiej jednak strony ma ona umożliwić dowiedzenie w razie sporu, że czynność faktycznie została dokonana. Funkcja dowodowa tej czynności prawnej wymaga zatem tego, aby sposób utrwalenia informacji umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie.

Powstaje zatem pytanie, jakie są możliwości wykorzystania tej formy czynności prawnych w stosunkach pracowniczych, skoro przepisy kodeksu pracy w ogóle o niej nie wspominają.

Należy tu zastosować ogólną zasadę, iż dozwolone jest to, co nie jest zabronione. Ramy korzystania z formy dokumentowej wyznaczają zatem te przepisy kodeksu pracy, które dla legalności danej czynności wymagają zachowania formy pisemnej. Niestety są one bardzo liczne >patrz ramka. W przypadkach, w których kodeks pracy nakazuje zachowanie formy pisemnej, skorzystanie z emaila, smsa, wiadomości głosowej czy nagrania z kamery będzie naruszało przepisy prawa.

Porozumienie na skrzynce

W praktyce wiele firm stosowało formę pisemną na zasadzie zwyczaju przy dokonywaniu czynności, w których nie była ona dotąd wymagana, ale przyjęcie formy ustnej byłoby zbyt nierozważne ze względu na trudności dowodowe. Dotyczy to np. wniosków o udzielenie urlopu wypoczynkowego. Formy pisemnej nie wymaga także tak ważna czynność jak porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy.

W tych przypadkach bez przeszkód można skorzystać z dokumentowej formy czynności prawnych.

Bezpośrednie odniesienie do dokumentowej formy czynności prawnych znalazło się w przepisach dotyczących minimalnego wynagrodzenia zmienionych od 1 stycznia 2017 r. w związku z wprowadzeniem najniższych stawek godzinowych w umowach cywilnoprawnych. W celu umożliwienia kontroli zapewnienia minimalnej stawki godzinowej ustawa określiła zasady ustalania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W formie dokumentowej dopuszczalne jest potwierdzanie liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia, a wcześniej – potwierdzenie ustaleń co do sposobu potwierdzenia ilości przepracowanych godzin.

Podpis elektroniczny

Na zakończenie należy wspomnieć, że równocześnie z dokumentową formą czynności prawnych do porządku prawnego wprowadzono formę elektroniczną. Sprowadza się ona do złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej, pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest co do zasady równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Ze względu na nikłą popularność bezpiecznych podpisów elektronicznych, nie należy jednak liczyć na jej upowszechnienie w stosunkach pracowniczych. ?

podstawa prawna: art. 73 – 81 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 459)

podstawa prawna: art. 8b – 8c ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (DzU nr 200, poz. 1679 ze zm.)

masz pytanie, wyślij e-mail: tygodnikpraca@rp.pl

Zdaniem autora

Rafał Krawczyk, sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

U pracodawców, którzy naruszą przepisy i zamiast formy pisemnej zastosują dokumentową, może się pojawić wątpliwość, czy jest ona ważna. Z dotychczasowego orzecznictwa należy wysnuć wniosek, że jest ważna i skuteczna. Za takie przyjmuje się czynności z zakresu prawa pracy nawet wtedy, gdy łamiąc przepisy o formie pisemnej, dokonano ich w formie ustnej. Nie zmienia to faktu, iż stanowi to ewidentne naruszenie przepisów prawa. Zatem w przypadku, gdy dotyczyło to np. wypowiedzenia umowy, skończy się przywróceniem etatowca do pracy lub przyznaniem mu odszkodowania.

Konieczność zachowania formy pisemnej

Przepisy kodeksu pracy, które narzucają obowiązek dochowania pisemnej formy czynności prawnych, to:

1) art. 231, który nakazuje przekazanie pracownikom informacji na piśmie przez dotychczasowego i nowego pracodawcę o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,

2) art. 29 § 2 przewidujący zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej lub przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzenie mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,

3) art. 29 § 3, który nakazuje potwierdzenie na piśmie warunków zatrudnienia nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, w szczególności o:

– obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

– częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

– wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

– obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

– układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

4) art. 29 § 32 nakładający obowiązek informowania pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa było wyżej, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

5) art. 29 § 4 przewidujący konieczność dochowania formy pisemnej przy zmianie warunków pracy i płacy,

6) art. 291 dotyczący pracowników delegowanych,

7) art. 30 § 3 przewidujący, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie,

8) art. 38 § 1, zgodnie z którym o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy,

9) art. 42 § 2 wymagający formy pisemnej do wypowiedzenia warunków pracy lub płacy,

10) art. 55 § 2 przewidujący pisemną formę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika,

11) art. 6710, art. 6712 określające pisemne obowiązki informacyjne wobec telepracownika oraz potwierdzenia dokonanego przez telepracownika,

12) art. 682 § 2 i art. 70 § 11, art. 72 § 2 przewidujące pisemną formę powołania, odwołania i zaproponowania pracownicy powołanej nowych warunków pracy,

13) art. 86 § 3 dotyczący pisemnego wyrażenia zgody przez pracownika na wypłacanie wynagrodzenia w inny sposób niż do jego rąk,

14) art. 91 § 1 dotyczący pisemnej zgody pracownika na dokonywanie potrąceń,

15) art. 943 § 5 dotyczący rozwiązania z zachowaniem formy pisemnej umowy o pracę przez pracownika z powodu mobbingu,

16) art. 97 § 13 dotyczący konieczności pisemnego wniosku o wydanie świadectwa pracy,

17) art. 1013 przewidujący konieczność zawierania w formie pisemnej umów o zakazie konkurencji,

18) art. 1034 określający pisemną formę umowy szkoleniowej,

19) art. 110 dotyczący zawiadomienia pracownika na piśmie o zastosowaniu kary porządkowej,

20) art. 125 § 1 przewidujący, że podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta na piśmie przez pracowników z pracodawcą,

21) art. 129 § 4 pkt 3 i 4 , art. 142 i 143, art. 144 dotyczące pisemnej formy wniosku o ruchomy czas pracy i indywidualny rozkład czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej,

22) art. 151 § 21, art. 1512 § 1 określające pisemny wniosek pracownika o odpracowanie zwolnienia od pracy i udzielenie wolnego za godziny nadliczbowe,

23) art. 174, art. 1741, art. 1791, art. 180, art. 1821d, art. 1823 § 2, art. 1824, art. 183 § 6 wymagające pisemnej zgody pracownika na udzielenie mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami oraz pisemnego wniosku o udzielenie zwykłego urlopu bezpłatnego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, rezygnacji z urlopu rodzicielskiego i macierzyńskiego i przejmowania tego urlopu,

24) art. 1821e nakładający obowiązek wnioskowania na piśmie o łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą i wskazania na piśmie przyczyny odmowy uwzględnienia wniosku,

25) art. 2374 § 3, zgodnie z którym pracownik ma obowiązek potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,

26) art. 186 § 7 i art. 1867 wymagające pisemnego wniosku pracownika o urlop wychowawczy oraz uprawnionego do urlopu wychowawczego o obniżenie etatu. ?