Kara za brak pisemnej umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy

1 września 2016 r. weszła w życie ustawa z 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy dotycząca potwierdzania pracownikowi na piśmie warunków umowy o pracę. Ustawa eliminuje tzw. syndrom pierwszej dniówki. Nowe brzmienie otrzymały następujące przepisy:

- art. 29 § 2 k.p.: umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

- art. 104 [3] § 2 k.p.: pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy.

- art. 200 [1] § 5 k.p.: pracodawca jest obowiązany zapoznać młodocianego z wykazem lekkich prac przed dopuszczeniem go do pracy.

- art. 281 pkt 2 k.p.: kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

W pierwszej kolejności pracodawca powinien precyzyjnie określić, na jakich warunkach angażuje w swoim przedsiębiorstwie daną osobę, w szczególności powinien określić, czy stosunek prawny pomiędzy nim a tą osobą nie będzie stosunkiem pracy, czy ze względu na jego charakter nim będzie. Należy pamiętać, iż zgodnie z art. 22 § 1 [1] k.p. zatrudnienie w warunkach określonych w § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy oraz o art. 22 § 1 [2] k.p. mówiącym, że nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w § 1.

Dokładne ustalenia

Jeżeli warunki, na jakich przedsiębiorca zamierza zaangażować daną osobę, będą odpowiadały stosunkowi pracy, to będzie ona podlegała przepisom kodeksu pracy, a umowa będzie interpretowana i rozumiana zgodnie z przepisami prawa pracy na podstawie art. 300 k.p. w zw. z art. 65 § 2 kodeksu cywilnego. W tym celu należy dokładne ustalić i  uzgodnić po obu stronach, w szczególności, w jakim charakterze i na jakich zasadach dana osoba będzie zaangażowana, tak, aby obie strony miały jasność co do powstającego pomiędzy nimi stosunku prawnego, w szczególności, czy jest to umowa o pracę, czy umowa cywilnoprawna podlegająca art. 65 § 2 k.c.

Pisemne potwierdzenie warunków umowy o pracę powinno zawierać wszystkie istotne elementy umowy o pracę, tj. strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia pracy.

Umowa o pracę powinna zawierać także określenie celu lub okoliczności w przypadku, gdy została zawarta na czas określony:

- w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

- w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

- w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

- w przypadku wskazania obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Kara grzywny

Sprecyzowano przepis, który przed 1 września przewidywał karę grzywny od 1000 do 30 000 zł dla pracodawcy, który nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę. Od 1 września grzywna grozi za brak potwierdzenia na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy. Jeżeli więc inspektor pracy w trakcie kontroli stwierdzi, że z osobami świadczącymi pracę nie zostały zawarte na piśmie umowy o pracę lub pracodawca nie potwierdził na piśmie warunków umowy o pracę przed dopuszczeniem pracowników do pracy, będzie mógł nałożyć na pracodawcę mandat lub skierować do sądu wniosek o ukaranie.

Na piśmie

Po wejściu w życie nowych przepisów należy zawrzeć umowę na piśmie z daną osobą przed podjęciem przez nią czynności na rzecz przedsiębiorcy. Można zawrzeć umowę na dzień przed podjęciem przez nią czynności na rzecz pracodawcy, jak również uczynić to w dniu podjęcia przez nią czynności, jednak przed dopuszczeniem pracownika do ich wykonywania. W przypadku bowiem braku zawarcia umowy na piśmie pracodawca naraża się w szczególności na zarzuty, iż:

- doszło do zawarcia umowy cywilnoprawnej, podczas gdy faktycznie pojawił się stosunek pracy i tym samym powinna była zostać zawarta umowa o pracę, a niezależnie od tego

- skoro pojawił się stosunek pracy, to nie został dopełniony obowiązek potwierdzenia na piśmie zgodnie z art. 29 § 2 k.p. – ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków i to przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Zdaniem autorki

Aneta Adamska, prawnik z Kancelarii Adwokackiej Przemysława Kowalewskiego

Nowe przepisy kodeksu pracy mają przeciwdziałać obchodzeniu regulacji poprzez zatrudnianie pracowników bez potwierdzenia na piśmie, o którym mowa w art. 29 § 2 k.p. Jak czytamy w uzasadnieniu projektu zmian kodeksu pracy, w przypadku kontroli nieuczciwego przedsiębiorcy pojawia się niezgodne z prawdą tłumaczenie, iż pracownik pracuje dopiero pierwszy dzień, umowa zostanie zawarta na piśmie, a pracodawca potwierdzi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków na koniec dnia. Zmiana przepisów zapewni przede wszystkim lepszą ochronę pracowników, umożliwiając im dochodzenie roszczeń ze stosunku pracy. Jednocześnie pozwoli inspektorom pracy bardziej skuteczne zapobiegać nielegalnemu zatrudnianiu pracowników.