Zakładając firmę i w pierwszych latach jej prowadzenia, przedsiębiorcy wybierają takie formy prawne działalności, aby maksymalnie uprościć formalności i ograniczyć koszty administracyjne. Jest to uzasadnione kosztami inwestycji, skierowaniem swojego czasu i energii na sprawy firmy, a także brakiem pewności powodzenia przedsięwzięcia. Samodzielni przedsiębiorcy wybierają jednoosobową działalność gospodarczą. Przedsiębiorcy prowadzący biznes razem z innymi osobami wybierają często formę spółki cywilnej albo jawnej. Zaletami tych form prawnych są prostota i niskie koszty administracyjne, jednak przedsiębiorcy odpowiadają za długi firmy całym swoim prywatnym majątkiem.

Z czasem, gdy firma jest już stabilna, przynosi coraz większe dochody, ale także rodzi większe zobowiązania, przedsiębiorcy myślą o oddzieleniu swojego prywatnego majątku od majątku i zobowiązań spółki. W takim przypadku dobrym wyjściem jest przeniesienie biznesu na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Bezpieczny majątek osobisty

Największą zaletą tej formy prawnej jest właśnie brak odpowiedzialności jej wspólników za długi spółki, a ryzykiem obciążone są tylko wkłady wspólników do spółki, a nie ich majątek osobisty. Spółka jest też bardziej wiarygodna dla banków. Co więcej, formalności związane z prowadzeniem spółki z o.o. nie wymagają tak dużego zaangażowania i ponoszenia kosztów jak np. przy spółce akcyjnej.

Innym aspektem zmiany formy prawnej działalności jest często konieczność zachowania uzyskanych wcześniej przez przedsiębiorcę zezwoleń, koncesji czy ulg. Podobnie rzecz się ma z zawartymi umowami – likwidacja firmy i zawiązanie nowej będzie skutkować koniecznością podpisywania ich ze wszystkimi kontrahentami od początku.

Dlatego ważne jest, aby nie rozwiązywać dotychczasowej firmy, gdyż wszystkie te uprawnienia przepadną, a dokonać przekształcenia formy prawnej prowadzenia biznesu tak, aby aktywa automatycznie znalazły się nowym podmiocie. W przypadku przekształcenia wszelkie nadane uprawnienia pozostają przy przedsiębiorcy. Podobnie stanie się z zawartymi dotychczas umowami z innymi przedsiębiorcami – przejdą na przekształcony podmiot i wystarczy jedynie poinformować kontrahentów o zmianie formy prawnej.

Dla wielu przedsiębiorców ważne są też nabyte ulgi podatkowe – one nie zostaną jednak przeniesione na nową spółkę.

Przekształcenie wszystkich wyżej wymienionych form prowadzenia działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest możliwe. Możliwe jest także w trybie uproszczonym. Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest o tyle prostsze, że uczestniczy w nim jedna osoba, zatem to od niej zależy w dużej mierze tempo prowadzenia przekształcenia. Aby przeprowadzić ten proces szybciej i taniej, należy odpowiednio się przygotować.

Jakie są najefektywniejsze sposoby przekształcenia tych trzech typów działalności gospodarczej?

Zamiast jednoosobowej działalności

Wiele opracowań i poradników twierdzi, że pierwszym krokiem do przekształcenia jest sporządzenie planu przekształcenia, a dopiero potem załączników do niego. Jednak zacząć należy właśnie od załączników, a plan przekształcenia nie będzie problemem. I tak, na początek trzeba przygotować:

- wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy,

- sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy.

Z prośbą o ich sporządzenie trzeba zwykle zwrócić się do biura rachunkowego lub księgowego, gdyż bez znajomości rachunkowości samodzielne ich wykonanie nie będzie możliwe. Oba muszą zostać sporządzone na konkretny dzień, np. 30 września 2015 r., a data ta jest niezwykle ważna, gdyż kolejny krok, czyli plan przekształcenia, musi zostać sporządzony w kolejnym miesiącu. W tym przykładzie plan przekształcenia musi powstać najpóźniej do końca października 2015 r.

Ponadto potrzebny będzie:

- projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy oraz

- projekt aktu założycielskiego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Można sporządzić je samodzielnie, ich wzory są w internecie, choć najlepiej zwrócić się o ich napisanie do prawnika. Szczególnie w przypadku aktu założycielskiego może przydać się fachowa wiedza, która pozwoli tak go napisać, by utworzona spółka spełniała założenia i funkcjonowała tak, jak zaplanuje to przedsiębiorca. Pamiętać należy, że spółka to już odrębny podmiot od przedsiębiorcy i możliwe będzie np. sprzedanie części udziałów w spółce w przyszłości, zatem już na etapie jej tworzenia warto tak napisać akt założycielski, aby zabezpieczyć swoje interesy, np. ochronić się przed utratą kontroli nad spółką, nawet w przypadku sprzedaży części udziałów.

Co musi być w planie

Choć samo pojęcie może brzmieć groźnie, plan przekształcenia to nic innego jak krótki zazwyczaj dokument określający:

- przekształcanego przedsiębiorcę (jego dane),

- wyrażenie woli przekształcenia, np. w formie: „Antoni Nowak ma zamiar przekształcenia swojej jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością pod firmą (planowana nazwa spółki)",

- wartości bilansowej przedsiębiorcy na konkretny dzień (jest we wcześniej przygotowanym sprawozdaniu finansowym),

- wysokość kapitału zakładowego przyszłej spółki.

Jak widać, najczęściej wszystkie te informacje zmieszczą się na jednej kartce. Jego formalnym sporządzeniem zajmie się notariusz, gdyż w przypadku przekształcenia przedsiębiorcy konieczne jest zawarcie planu w akcie notarialnym.

Do omówionych dokumentów dołączyć jeszcze trzeba wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta w celu zbadania planu przekształcenia, potwierdzenie wniesienia opłaty 300 zł i można wysyłać wszystko do sądu rejestrowego. Trzeba pokryć jeszcze koszty wykonania opinii przez biegłego rewidenta, które różnią się w zależności od konkretnego przypadku. Można samodzielnie znaleźć biegłego, ustalić z nim cenę i wskazać we wniosku o wyznaczenie biegłego tę konkretną osobę. Sądy zazwyczaj przystają na takie wnioski.

Czas wykonania opinii może się różnić w zależności od pory roku (drugi kwartał to czas badania sprawozdań finansowych spółek, zatem czas badania planu może się zdecydowanie wydłużyć), jednak trwa to zazwyczaj około dwóch–trzech miesięcy.

Z otrzymaną z sądu opinią biegłego ponownie trzeba się udać do notariusza, aby podpisać dwa dokumenty w formie aktów notarialnych, które wcześniej zostały przygotowane: akt założycielski spółki i oświadczenie o przekształceniu. Oświadczenie o przekształceniu zawiera następujące informacje:

- typ zawiązywanej spółki, czyli chodzi o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością,

- wysokość kapitału zakładowego,

- jeżeli tak zostanie ustalone, zakres praw przyznanych osobiście wspólnikowi przyszłej spółki (np. uprawnienia dotyczące podziału zysku czy powoływania członków zarządu),

- nazwiska i imiona członków lub jednego członka zarządu powstającej spółki.

Ostatni etap

Mając już wszystkie powyżej opisane dokumenty, można przystąpić do ostatniego etapu, czyli do rejestracji spółki. Ze strony Ministerstwa Finansów należy pobrać, a potem wypełnić następujące formularze:

1. KRS-W3,

2. KRS-WE (dane wspólnika),

3. KRS-WK (członek zarządu),

4. KRS-WM (przedmiot działalności określony w akcie założycielskim),

5. KRS-WH (wskazanie powstania spółki w wyniku przekształcenia).

Pora na wypełnienie i oświadczenie

Formularze znajdą bez trudu popularne wyszukiwarki internetowe. Należy czytać uważnie instrukcje zamieszczone na każdym z formularzy, a ich uzupełnienie nie sprawi dużych trudności. Do formularzy należy jeszcze dołączyć oświadczenie o adresie jedynego wspólnika oraz o adresie członka lub członków zarządu. Ponadto należy sporządzić proste oświadczenie o wyrażeniu zgody na objęcie funkcji członka zarządu, oświadczenie zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego oraz listę wspólników, w tym wypadku jednego wspólnika. Wszystkie opisane formularze i dokumenty podpisują członkowie zarządu. Oświadczenia nie mają ustalonej formy urzędowej, zatem można je sformułować dość dowolnie.

Wszystko razem z potwierdzeniem dokonania opłaty od wniosku o rejestrację (obecnie to 600 zł, lecz wysokość opłat sukcesywnie spada) wysyła się do sądu rejestrowego. Potem czeka się na postanowienie o zarejestrowaniu spółki przez sąd. Po uzyskaniu wpisu trzeba jeszcze pamiętać o przesłaniu dokumentów do urzędu skarbowego (NIP-8 i rejestracja VAT) oraz do ZUS, jeżeli zatrudnieni zostaną pracownicy.

Przekształcenie cywilnej lub jawnej

Procedura przekształcenia obu typów spółek jest niemal taka sama. Spółkę cywilną lub jawną można przekształcić w spółkę z o.o. w trybie „zwykłym", można też wykorzystać tryb „uproszczony". Poniżej kilka słów o przekształceniu w trybie uproszczonym, gdyż jest ono szybsze, tańsze i wymaga mniej pracy.

Tryb uproszczony można zastosować w spółce cywilnej lub jawnej, której sprawy prowadzą wszyscy wspólnicy. Co prawda regułą jest, że każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki, ale nierzadko wspólnicy z różnych względów w umowie wyłączają jednego lub kilku wspólników od prowadzenia spraw spółki, na co prawo zezwala. Jeżeli umowa spółki cywilnej przewiduje wyłączenie któregoś ze wspólników od prowadzenia spraw spółki, a przedsiębiorcy chcą skorzystać z trybu uproszczonego przekształcenia, wystarczy zastąpić ten fragment zapisem o uprawnieniu każdego wspólnika do prowadzenia spraw spółki. W przypadku spółki jawnej oprócz przeredagowania umowy spółki złożyć należy do sądu rejestrowego formularze KRS-Z1, KRS-ZK oraz nowy tekst umowy wraz z opłatą 350 zł.

Tryb uproszczony przekształcenia nie wymaga od wspólników sporządzenia planu przekształcenia spółki, lecz wymaga przygotowania załączników do tego niesporządzonego planu. Należy rozpocząć od wykonania lub zlecenia wyceny składników majątku spółki i jej sprawozdania finansowego na ten sam dzień, co wycena składników majątku. Dokładna wycena majątku przekształcanej spółki jest istotna z punktu widzenia precyzyjnego ustalenia wysokości kapitału zakładowego spółki z o.o. Następnie sporządza się projekt uchwały o przekształceniu, która zawiera:

- określenie przekształcenia spółki w spółkę z o.o.,

- wysokość kapitału zakładowego planowanej spółki z o.o.,

- wysokość wypłat przeznaczonych dla wspólników nieuczestniczących w spółce z o.o., jeżeli tacy będą, która nie może przekraczać 10 proc. wartości bilansowej majątku spółki,

- zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom przyszłej spółki, jeżeli takowe będą,

- nazwiska i imiona członków zarządu nowej spółki,

- zgodę na brzmienie umowy spółki z o.o.,

- oświadczenie o uczestnictwie wspólników w nowej spółce.

Jeszcze tylko trzeba przygotować projekt umowy powstającej spółki z o.o. (podobnie jak w poprzednim przypadku przekształcenia warto od początku skonstruować ją tak, by odpowiadała na różne wyzwania w przyszłości) i można wraz ze wszystkimi pozostałymi wspólnikami udać się do notariusza. Zarówno uchwała, jak i umowa spółki muszą zostać umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza. Za uchwałą powinni opowiedzieć się wszyscy wspólnicy spółki przekształcanej.

Przy przekształceniu spółki w trybie uproszczonym nie wymaga się badania planu przekształcenia i załączników przez biegłego. Nie trzeba także zawiadamiać wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki ani przeprowadzać procedury udostępniania do wglądu dokumentów spółki. Pozwala to zaoszczędzić pieniądze na badaniu opinii, a także czas kilku miesięcy oczekiwania na opinię biegłego i kilku dodatkowych tygodni wymaganych w trybie zwykłym na zawiadomienie wspólników i udostępnianie im dokumentów.

Zachowując standardową procedurę rejestracji spółki, opisaną przy przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej, zarówno przy przekształceniu spółki cywilnej, jak i jawnej, przygotowane dokumenty dołącza się do: formularzy KRS-W3, KRS-WH, KRS-WE, KRS-WK, KRS-WM, oświadczenia o adresie jedynego wspólnika, oświadczenia o adresie członków zarządu, oświadczenia o wyrażeniu zgody na objęcie funkcji członka zarządu, oświadczenia zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego, listy wspólników. Proces przekształcenia zakończy otrzymanie postanowienia o wpisie i zgłoszenie danych do urzędu skarbowego i ZUS.

Tomasz Ruciński

radca prawny Taxways Limited, biuro w Warszawie

Przedsiębiorcom, którzy decydują się na zmianę formy prawnej swojej firmy i wypłynięcie na szerokie wody biznesu, lub tym, którzy dopiero się nad tym zastanawiają, warto polecić zapoznanie się z historią takich polskich gigantów jak Grupa Atlas czy Fakro, no i oczywiście życzyć podobnych sukcesów. -