Co pracodawca powinien zapewnić zakładowemu związkowi zawodowemu

Powstanie związku zawodowego w zakładzie oznacza dla pracodawcy wiele dodatkowych obowiązków. Musi m.in. zapewnić mu pomoc organizacyjną, udostępniając pomieszczenia i urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania działalności związkowej.

Doktryna podkreśla, że wskazany w ustawie z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 167, dalej ustawa) obowiązek jest nieprecyzyjny i może budzić wątpliwości, a nawet spory między pracodawcą a aktywistami. Uchylanie się pracodawcy od udostępniania związkowi pomieszczeń i urządzeń można bowiem kwalifikować jako karalne utrudnianie wykonywania działalności związkowej.

Najpierw umowa

Pracodawca może wymagać, aby zagadnienia dotyczące korzystania przez działaczy związku z infrastruktury zakładu były uregulowane w umowie podpisanej przez organizację. Wolno mu powstrzymywać się z udzielaniem jakiejkolwiek pomocy organizacyjnej dopóty, dopóki nie uzgodni ze związkowcami warunków korzystania przez nich z tych zasobów. Także wtedy, gdy negocjacje przeciągają się z przyczyn od niego niezależnych.

Ustawa nie precyzuje formy ani rodzaju umowy, którą należy podpisać ze związkiem. Powszechnie przyjmuje się, że szef może zaproponować związkowi zawarcie umowy najmu lub użyczenia lokalu (pomieszczenia) albo określonych urządzeń technicznych. W praktyce najczęściej firma udostępnia działaczom związkowym pomieszczenia i urządzenia techniczne nieodpłatnie, ale ustawa tego nie wymaga. W doktrynie panuje zgodność, że pracodawca nie musi ponosić kosztów utrzymania i eksploatacji pomieszczeń i urządzeń technicznych udostępnionych organizacji, np. rachunków za telefon, łącze internetowe czy inne wykorzystywane media.

Związek zawodowy jest organizacją samofinansującą się, utrzymuje się ze składek jego członków i dlatego – jeśli tak zdecyduje pracodawca – musi ponosić koszty swojej działalności w zakładzie. Zwłaszcza wtedy, gdy domaga się dostępu do rozmaitych usług odpłatnych, np. osobnego łącza internetowego, własnych telefonów komórkowych itp. Pracodawca nie może jednak zarabiać na dostępie do takich usług, np. doliczać marży.

Na podstawie układów zbiorowych pracy lub innych umów dotyczących spraw pracowniczych firmy często biorą na siebie dodatkowe obowiązki. Jednak ustawa nie wymaga tego od pracodawcy, nawet jeśli takie postulaty zgłaszają związkowcy. W takiej sytuacji warto im przypomnieć, że zgodnie z art. 2 ust. 2 konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy nr 98 finansowanie związku zawodowego przez pracodawcę jest zakazane. Pracodawcy muszą też pamiętać, że wydatki związane z nieodpłatnymi świadczeniami na rzecz organizacji związkowej nie wiążą się z prowadzoną przez nich działalnością ani funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Nie mogą być więc kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu pracodawcy.

Pokoje dla aktywnych

Pomieszczenia mają być niezbędne do wykonywania działalności związkowej w zakładzie. Co to oznacza? Po pierwsze, sale te powinny znajdować się na terenie zakładu. Związkowcy w zakładzie produkcyjnym, który nie ma zaplecza biurowego, nie mogą domagać się lokalu w budynku biurowym poza tym zakładem, nawet wtedy gdy pracodawca wszelkie inne usługi dotyczące kadr, księgowości zleca podmiotom zewnętrznym.

Po drugie, muszą to być pomieszczenia niezbędne. Kryterium niezbędności ma decydujący wpływ na zakwalifikowanie żądania związku jako uzasadnionego bądź nieuzasadnionego.

Jak ustalić, co jest związkowi potrzebne do działalności? Tu szef może kierować się wielkością organizacji i faktycznym zakresem jej aktywności w zakładzie. Mniej liczebna organizacja, której działalność w zakładzie w istocie ogranicza się do sporadycznych spotkań z przedstawicielami pracodawcy i okresowych zebrań działaczy, nie uprawnia do domagania się od pracodawcy pomieszczenia, a tym bardziej pomieszczeń do wyłącznego użytku, zwłaszcza gdy firma nie dysponuje zwykle wolnymi salami.

Ponadto pracodawca ma prawo brać pod uwagę ograniczenia przestrzenne lub techniczne zakładu, jak i własne potrzeby, a nawet plany organizacyjne. Jeśli nie dysponuje osobnym pokojem, który byłby stale wolny, np. w wynajętym biurze, nie musi ponosić kosztów wynajęcia dodatkowej przestrzeni tylko po to, aby zapewnić związkowcom osobny pokój. Kłóciłoby się to z literalnym brzmieniem obowiązku ustawowego, który mówi o udostępnieniu. W takim przypadku pracodawca może ograniczyć swoją pomoc do zapewnienia odpowiedniego miejsca na przechowanie dokumentacji związkowej (zamykana szafka, sejf) oraz umożliwiać działaczom korzystanie z pokoju konferencyjnego na spotkania organizacyjne. Mogą one przypadać w godzinach pracy lub po godzinach, w zależności od tego, czy organizacja korzysta w tym celu z tzw. godzin związkowych. Ma też prawo zgodzić się na to, aby związkowcy korzystali z pomieszczenia w określonych godzinach i dniach tygodnia, np. w celu pełnienia dyżuru związkowego. Natomiast jeśli chodzi o pomieszczenie na zebrania związkowe, to jeśli w zakładzie istnieje odrębna sala, w której odbywają się zebrania zarządu lub załogi, pracodawca powinien udostępnić ją także na zebrania związkowe. Może jednak zastrzec, aby odbywały się one w dniach lub godzinach uzgodnionych z pracodawcą z odpowiednim wyprzedzeniem.

Wreszcie szef nie musi brać pod uwagę wygody działaczy. Po przeniesieniu tylko części oddziałów zakładu do nowoczesnego biurowca w centrum miasta firma ma prawo ciągle udostępniać związkowcom pokój w dotychczasowym, mniej wygodnym punkcie. Wystarczy, gdy pomieszczenie spełnia standardowe warunki lokalowe. Podobnie pracodawca nie musi zapewniać związkowcom osobnego pomieszczenia socjalnego (kuchni, osobnej łazienki), a jeśli na to się decyduje – nie trzeba dbać o ich wyposażenie, konserwację albo aprowizowanie w kawę, herbatę czy inne produkty spożywcze.

Poza tym pracodawca nie musi na swój koszt w pełni wyposażać udostępnionego pomieszczenia. Wystarczy, jeśli przekaże związkowcom biurko i kilka krzeseł, ewentualnie szafę do przechowywania dokumentów, o ile ma wolny taki mebel. Pozostałe wyposażenie związek musi zorganizować sobie sam.

Wszystkie zasady użytkowania lokalu pracodawca ma prawo ustalić w umowie ze związkiem zawodowym. Może też domagać się od niego zmiany już ustalonych warunków umowy, np. wtedy, gdy z napływających od związku informacji wynika, że jego liczebność istotnie zmalała, albo powołując się na dotychczasowy, niewielki zakres działalności związku w zakładzie.

Przydatne urządzenia techniczne

Przy zapewnieniu urządzeń technicznych doktryna jednomyślnie wskazuje, że pracodawca powinien udostępnić związkowcom telefon stacjonarny i możliwość wykonywania z niego połączeń zewnętrznych. To urządzenie niezbędne do prowadzenia działalności związkowej. Jeżeli zakład dysponuje tylko pojedynczym telefonem stacjonarnym, związkowcy nie mogą żądać przekazania im na wyłączność tego łącza (urządzenia). W takiej sytuacji organizacja ma prawo zasadnie upomnieć się o udostępnienie służbowego telefonu komórkowego, jeśli firma dysponuje takim sprzętem.

Jeśli chodzi o inne urządzenia, obecnie dość powszechnie przyjmuje się, że pracodawca, który ma łącze internetowe, również powinien udostępnić je działającej u niego organizacji związkowej. Internet może służyć usprawnieniu komunikacji między związkiem a jego członkami. Dlatego zatrudniający powinien zawsze udostępnić do niego dostęp związkowi, zastrzegając konieczność ponoszenia kosztów związanych z jego używaniem.

Natomiast przy obecnym stopniu zaawansowania i powszechności różnych usług IT pracodawca nie musi udostępniać własnych serwerów lub infrastruktury IT (służbowego adresu e-mailowego, strony w intranecie). Może też zapewnić inne urządzenia, np. faks czy kserokopiarkę, przy czym nie musi oddawać ich związkowcom na wyłączność. Warto podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku posiadania określonych urządzeń technicznych. Dlatego jeżeli w zakładzie brakuje kserokopiarki czy faksu, firma nie jest zobowiązana do ich zakupu tylko dlatego, że życzą sobie tego działacze związku.

Wszelka inna pomoc organizacyjna udzielona związkowi odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej decyzji pracodawcy. Nie jest on zobowiązany dostarczać organizacji materiałów biurowych, prasy, literatury fachowej ani ponosić kosztów zatrudnienia obsługi sekretarskiej lub socjalnej, choć może to zrobić. Taka pomoc nie mieści się w definicji urządzeń technicznych niezbędnych do prowadzenia działalności. Z podobnych powodów związkowcy nie mają prawa domagać się od firmy aut służbowych albo zwrotu kosztów ich podróży służbowych i zakwaterowania poza zakładem.