Dni urlopu - które podaje się w świadectwie pracy

Sezon wakacyjnych wyjazdów w pełni i tradycyjnie co lato pracodawcy zgłaszają wątpliwości i pytania związane z udzielaniem pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Potrzebny w firmie

- Pracownik miał być na urlopie od 6 do 31 lipca br. Jednak na kilka dni przed wyjazdem pracodawca poinformował go, że musi mu wstrzymać wolne, ponieważ jego zastępca zachorował, a w firmie nie ma nikogo innego o odpowiednich kwalifikacjach. Czy mimo to podwładny może wyjechać na wakacje, jeśli były one uwzględniane w planie urlopów? Czy może domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów (części ceny wczasów zagranicznych, których nie odzyska)?

Pracodawca ma prawo przesunąć termin wakacji podwładnego, jeśli uzna to za niezbędne z punktu widzenia funkcjonowania zakładu (art. 164 § 2 k.p.). Gdyby podwładny udał się na ten urlop bez zgody szefa, ryzykuje nawet zwolnieniem dyscyplinarnym.

W kodeksie pracy nie ma regulacji, która wprost dotyczyłaby zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w wyniku decyzji pracodawcy o przesunięciu terminu urlopu. Co prawda, art. 167 k.p. zobowiązuje firmę do oddania kosztów, jakie pracownik poniósł w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu, ale chodzi tu o sytuację, kiedy podwładny musiał wrócić do pracy z trwającego już wypoczynku. Część ekspertów uważa jednak, że analogicznie należy tu stosować rozwiązanie jak przy odwołaniu z urlopu.

Zatrudniony, któremu przesunięto termin wakacji, może domagać się od firmy odszkodowania obejmującego niepodlegające zwrotowi wydatki związane z wypoczynkiem, gdyby pracodawca z winy własnej (np. w wyniku niedbalstwa) niewłaściwie zaplanował pracę i nie wziął pod rozwagę, że zgodnie z planem urlopów ma być w danym okresie nieobecny. Musiałby jednak udowodnić związek między poniesioną szkodą (np. utraconą zaliczką) a działaniem lub zaniechaniem pracodawcy, co może być bardzo trudne. Szczególne potrzeby pracodawcy, jako argument za przesunięciem terminu urlopu, mają bowiem charakter ogólny i dalece ocenny.

Zbędny ekwiwalent

- 31 lipca kończy się zawarta z pracownikiem umowa terminowa. Od sierpnia zatrudnimy go na czas nieokreślony. W tym roku nie brał urlopu, ma też jeszcze pięć dni zaległego za rok ubiegły. Najbliższy okres zapowiada się pracowicie i wolimy przesunąć mu wolne na kolejną umowę. Czy musimy mieć na to zgodę pracownika?

Tak.

Co do zasady w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy etatowcowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 k.p.). Taki sposób rozliczenia prawa do urlopu dotyczy zarówno wakacji za dany rok (z zachowaniem zasady proporcjonalności w stosunku do okresu zatrudnienia u pracodawcy), jak i ewentualnej niewykorzystanej zaległości. Od tej reguły można odstąpić, pod warunkiem że pracownik zostanie zatrudniony w tej samej firmie bezpośrednio po rozwiązaniu wcześniejszej umowy i zgodzi się na takie rozwiązanie. Strony muszą wspólnie ustalić, że urlop przejdzie na czas trwania kolejnego zatrudnienia (art. 171 § 3 k.p.).

Przepisy nie narzucają pisemnej formy takiego porozumienia, a jej brak nie powoduje nieważności ustaleń. Ważne są więc również uzgodnienia ustne lub wręcz – zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego – zachowanie się strony, z którego jasno wynika wola osoby składającej oświadczenie woli. Jak jednak wynika z § 6 ust. 2 pkt 3 lit. aa rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, w części C akt osobowych przechowuje się m.in. dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Lepiej więc takie porozumienie spisać.

Czytelnik powinien rozliczyć urlop pozostały z poprzedniego roku oraz ten należny za styczeń–lipiec bieżącego roku, czyli 7/12 z przysługującego rocznego wymiaru wakacji. Przy tych obliczeniach niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Jeśli np. pracownik ma prawo do 26 dni wakacji rocznie, za zatrudnienie w tym roku należy mu się 16 dni (26 x 7/12 = 15,1666... dnia; po zaokrągleniu 16 dni).

Zaległość na przymus

- Pracownik wypowiedział umowę o pracę, a szef skierował go na pozostały przysługujący mu do wykorzystania urlop wypoczynkowy. Podwładny chce skrócić okres wypowiedzenia i zastąpić urlop ekwiwalentem. Czy musimy się na to zgodzić?

Nie.

Skrócenie okresu wypowiedzenia jest dopuszczalne, ale wymaga zgody pracownika i pracodawcy. Gdy któraś ze stron tego nie chce, umowa rozwiąże się w terminie wynikającym z wypowiedzenia. Jeśli więc szef nie przystanie na wcześniejsze rozwiązanie angażu, zatrudnienie będzie trwało do końca okresu wynikającego z wymówienia. W tym czasie podwładny będzie musiał wykorzystać urlop w terminie narzuconym przez pracodawcę.

Rodzic odpocznie później

- Kiedy przedawnia się prawo rodzica do niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego?

Zasadą jest przedawnienie urlopu wypoczynkowego po trzech latach. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, albo od końca września roku następnego, jeśli przesunięto go na kolejny rok. Od 2013 r. obowiązuje zasada, że bieg okresu przedawnienia roszczeń o urlop wypoczynkowy zawiesza się w czasie urlopu wychowawczego (art. 2931 k.p.). W praktyce oznacza to, że prawo do niewykorzystanych dni wypoczynku może się przedawnić najwcześniej po powrocie z urlopu wychowawczego. Prawo do wypoczynku pracownika korzystającego z obniżonego wymiaru pracy przedawnia się natomiast na ogólnych zasadach. Podczas czasowego zmniejszenia godzin pracy okres przedawnienia nie ulega zawieszeniu.

Informacja to podstawa

- Zatrudnialiśmy pracownicę od 1 stycznia 2014 r. do końca kwietnia 2015 r. Za ten czas przyznaliśmy jej cztery dni urlopu za 2015 r., a w świadectwie pracy wpisaliśmy siedem dni (z ekwiwalentem). Pracownica twierdzi, że to błąd, bo ma prawo do 20 dni urlopu. Czy ma rację i czy powinniśmy skorygować dokument?

Nie.

W świadectwie pracy – w jego ust. 4 pkt 1 – należy podać wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi u pracodawcy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Tak wynika z załącznika do rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.). Odrębnie wykazuje się w nim urlop na żądanie.

W dniu rozwiązania umowy o pracę niewykorzystane dni urlopu przekształcają się w prawo do ekwiwalentu. Pracownik nie może się go zrzec. Dni wypoczynku, za które wypłacono ekwiwalent, nie należy odrębnie podawać w świadectwie.

W związku z tym informacja, że za czas zatrudnienia w 2015 r. pracownica miała prawo u tego pracodawcy do siedmiu dni urlopu, jest prawidłowa – tj. cztery dni wykorzystane w naturze i trzy, za które wypłacono jej ekwiwalent. Nie należy bowiem podawać kodeksowego wymiaru wypoczynku, zależnego od stażu pracy, lecz urlop proporcjonalny należny za czas zatrudnienia u pracodawcy, który je wystawia, oraz w wymiarze proporcjonalnym do zaangażowania u niego w ostatnim roku (art. 1551 § 1 pkt 1 k.p.). W tym przypadku jest to 4/12 z 20 dni rocznego wymiaru, tj. siedem dni (po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia).

- W kwestionariuszu pracownica podała, że pracowała w kilku firmach. Dotychczas jednak nie dostarczyła z nich świadectw pracy. Jak mamy ją potraktować, jeśli została zwolniona i trzeba jej wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Należy zapłacić za urlop wypoczynkowy w wymiarze ustalonym na podstawie dokumentów, które pracownica złożyła. A gdy nie wybrała go w naturze przed rozwiązaniem stosunku pracy, wypłaca się odpowiedni ekwiwalent.

Podwładny powinien udokumentować swój staż urlopowy, w szczególności świadectwami pracy. Jeśli ich nie okaże mimo wezwania, działa na własną niekorzyść. Pracodawca pomija okresy wskazane w kwestionariuszu, których zatrudniony nie potwierdził. Nie ma znaczenia powód – czy zgubił świadectwo, czy może usiłuje zataić przed pracodawcą pewne fakty (np. zwolnienie w trybie dyscyplinarnym).

Jeśli zatem kobieta nie przedstawiła świadectw pracy dowodzących wyższego wymiaru urlopu, wypłaca się jej ekwiwalent za niewykorzystane w naturze dni wypoczynku ustalone na podstawie wiarygodnych dowodów. Gdyby podwładna przedłożyła brakujące dokumenty i dowiedziony nimi staż potwierdzi jej prawo do wyższego wymiaru urlopu, szef będzie musiał wypłacić jej wyrównanie ekwiwalentu.

—opracowała Grażyna Ordak