Kontrowersyjne przechowywanie dokumentacji pracowniczej w noweli kodeksu pracy

– Obecnie ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w art. 51u mówi, że obowiązek przechowania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat po ustaniu zatrudnienia dotyczy firm postawionych w stan likwidacji czy upadłości – mówi Polkowski. – Czytając ten przepis wprost, nie obejmuje on pozostałych pracodawców. Obowiązek przechowywania przez nich dokumentacji wynika więc dzisiaj tylko z interpretacji tego przepisu przyjętej przez Inspekcję Pracy.

Nowelizacja jednak wprowadza do kodeksu pracy jasny zapis, że dotyczy on wszystkich pracodawców. A to oznacza, że gdy zacznie obowiązywać, zwiększą się ich obowiązki. Pracodawcy obawiają się też, że inspektorzy zaczną badać archiwa wstecz. A tej dokumentacji, szczególnie w mniejszych firmach, już fizycznie nie ma. Mogą się więc posypać srogie kary. Pracodawcy kwestionują ten obowiązek, bo cała dokumentacja potrzebna do obliczania emerytur jest w ZUS.

Światy równoległe

Sporym problemem, w praktyce bardzo kosztownym, może się okazać prowadzenie po zmianach równolegle archiwów pracowniczych na starych i nowych zasadach. W myśl art. 3 nowelizacji, od 1 stycznia 2016 r. pracodawcy mieliby zacząć prowadzić akta osobowe na nowych zasadach każdego zatrudnionego, utrzymując jednocześnie ich dotychczasowe archiwa na niezmienionych zasadach.

etap legislacyjny: po konsultacjach społecznych

Opinia

Grzegorz Ruszczyk, radca prawny z kancelarii Raczkowski, Paruch

Obowiązujące przepisy w sprawie archiwów pracowniczych są tak zagmatwane, że konia z rzędem temu, kto precyzyjnie określi, jakie obecnie obowiązki mają pracodawcy. Fakty są takie, że konieczność przetrzymywania przez 50 lat dokumentów kadrowych i płacowych została wprowadzona do ustawy emerytalnej dopiero w 2003 r., a obowiązek dotyczący akt osobowych pracownika znalazł się w ustawie o archiwach dopiero w 2004 r. Poza tym w myśl art. 51u ustawy o archiwach obowiązek trzymania akt osobowych przez 50 lat dotyczy tylko firm w upadłości i likwidacji. Powstaje więc pytanie, od kiedy firmy mają obowiązek przechowywania dokumentacji przez 50 lat i czy dotyczy on wszystkich pracodawców.