Przedsiębiorcy krytykują przygotowaną w Ministerstwie Gospodarki nowelizację kodeksu. Okazuje się bowiem, że przewidziane w niej ułatwienie w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej może skończyć się wprowadzeniem kosztownych dla pracodawców obowiązków.
Nowelizacja przede wszystkim nie przewiduje możliwości archiwizowania dokumentów pracowników w formie elektronicznej.
– Wprawdzie obecne przepisy także nie przewidują takiej możliwości, ale w większości firm cyfrowe wersje papierowych dokumentów są już standardem – komentuje Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP. – Tylko z ostrożności część firm trzyma tę dokumentację w formie papierowej. Pozostali drukują niezbędne dokumenty tylko na potrzeby kontrolerów, np. z inspekcji pracy.
Nowelizacja, która nie wprowadza możliwości archiwizowania dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej, to zdaniem pracodawców krok wstecz. Ten postulat pojawia się we wszystkich wystąpieniach skierowanych do Ministerstwa Gospodarki podczas konsultacji społecznych projektu. Cyfryzacja archiwów może być warunkiem poparcia nowych przepisów przez pracodawców.
Nowe kary
Według Pracodawców RP nowelizacja, doprecyzowując obowiązujące przepisy, może dać Państwowej Inspekcji Pracy nowe możliwości karania przedsiębiorców.
– Obecnie ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w art. 51u mówi, że obowiązek przechowania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat po ustaniu zatrudnienia dotyczy firm postawionych w stan likwidacji czy upadłości – mówi Polkowski. – Czytając ten przepis wprost, nie obejmuje on pozostałych pracodawców. Obowiązek przechowywania przez nich dokumentacji wynika więc dzisiaj tylko z interpretacji tego przepisu przyjętej przez Inspekcję Pracy.
Nowelizacja jednak wprowadza do kodeksu pracy jasny zapis, że dotyczy on wszystkich pracodawców. A to oznacza, że gdy zacznie obowiązywać, zwiększą się ich obowiązki. Pracodawcy obawiają się też, że inspektorzy zaczną badać archiwa wstecz. A tej dokumentacji, szczególnie w mniejszych firmach, już fizycznie nie ma. Mogą się więc posypać srogie kary. Pracodawcy kwestionują ten obowiązek, bo cała dokumentacja potrzebna do obliczania emerytur jest w ZUS.
Światy równoległe
Sporym problemem, w praktyce bardzo kosztownym, może się okazać prowadzenie po zmianach równolegle archiwów pracowniczych na starych i nowych zasadach. W myśl art. 3 nowelizacji, od 1 stycznia 2016 r. pracodawcy mieliby zacząć prowadzić akta osobowe na nowych zasadach każdego zatrudnionego, utrzymując jednocześnie ich dotychczasowe archiwa na niezmienionych zasadach.
etap legislacyjny: po konsultacjach społecznych
Opinia
Grzegorz Ruszczyk, radca prawny z kancelarii Raczkowski, Paruch
Obowiązujące przepisy w sprawie archiwów pracowniczych są tak zagmatwane, że konia z rzędem temu, kto precyzyjnie określi, jakie obecnie obowiązki mają pracodawcy. Fakty są takie, że konieczność przetrzymywania przez 50 lat dokumentów kadrowych i płacowych została wprowadzona do ustawy emerytalnej dopiero w 2003 r., a obowiązek dotyczący akt osobowych pracownika znalazł się w ustawie o archiwach dopiero w 2004 r. Poza tym w myśl art. 51u ustawy o archiwach obowiązek trzymania akt osobowych przez 50 lat dotyczy tylko firm w upadłości i likwidacji. Powstaje więc pytanie, od kiedy firmy mają obowiązek przechowywania dokumentacji przez 50 lat i czy dotyczy on wszystkich pracodawców.
