Jednym ze sposobów dyscyplinowania pracowników jest stosowanie odpowiedzialności porządkowej uregulowanej w kodeksie pracy. Przepisy wskazują, jakie czynności pracodawca powinien wykonać, aby decyzja o ukaraniu była zgodna z prawem. Ważnym, ale niestety często pomijanym, wymogiem jest obowiązek wysłuchania podwładnego przed jego ukaraniem.
Przewinienia porządkowe
Obowiązkiem pracownika jest staranne i sumienne wykonywanie obowiązków mieszczących się w granicach umówionej pracy oraz wykonywanie w tym zakresie poleceń przełożonych. W przeciwnym razie określone w kodeksie pracy przejawy niesubordynacji szef może zwalczać za pomocą kar porządkowych.
Do przewinień porządkowych zalicza się:
- nieprzestrzeganie
– ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
– przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
– przepisów przeciwpożarowych,
– przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
- opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,
- stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.
Rodzaj kary – upomnienie, nagana, czy kara pieniężna – zależy od popełnionego przewinienia. Przed nałożeniem każdej z nich trzeba jednak wysłuchać pracownika.
Obowiązku wysłuchania nie należy traktować jako zbędnej formalności. Pomijając ten etap, pracodawca naraża się na to, że sąd może uchylić karę porządkową nałożoną na pracownika.
Karny falstart
Często pracodawca, który dowiedział się o popełnionym przez pracownika naruszeniu, podejmuje decyzję o nałożeniu na niego kary w tej samej chwili. Powinien natomiast przeanalizować wszystkie okoliczności sprawy i dopiero na tej podstawie podjąć ostateczną decyzję – i to nie tylko o słuszności nałożenia kary, ale o tym, aby była ona odpowiednia do wagi przewinienia.
Przepisy umożliwiają pracownikowi wypowiedzenie się co do popełnionego przewinienia. Szef musi pamiętać, że wysłuchanie to obowiązkowy etap przed oficjalnym nałożeniem na kary porządkowej.
Przykład
Pracownik często się spóźniał, naruszając tym samym swoje obowiązki z zakresu ustalonego porządku i dyscypliny pracy. Przełożony postanowił ukarać go upomnieniem. W tym celu zaprosił podwładnego do siebie, wręczył mu pismo zawiadamiające o ukaraniu i zapytał, czy ma coś do powiedzenia w tej sprawie. Takie postępowanie jest nieprawidłowe. Wysłuchanie pracownika po jego ukaraniu stanowi naruszenie art. 109 § 2 k.p., bo uniemożliwia mu przedstawienie swoich argumentów.
Słuchanie to nie czytanie
Przepis nakazujący pracodawcy wysłuchanie podwładnego nie wskazuje, jaką formę powinna mieć ta czynność. Biorąc jednak pod uwagę, że k.p. nie precyzuje słowa „wysłuchanie", należy się odwołać do znaczenia tego słowa w życiu codziennym. Wysłuchanie kogoś lub czegoś następuje za pomocą słuchu – inaczej nie ma mowy o słuchaniu czy wysłuchaniu. Zatem na gruncie odpowiedzialności porządkowej trzeba uznać, że art. 109 § 2 k.p. wprowadza wymóg stworzenia pracownikowi sytuacji i warunków, w których będzie mógł osobiście, za pomocą mowy, ustosunkować się do stawianych mu zarzutów. Trudno bowiem mówić o „wysłuchaniu" treści przekazanych pracodawcy w formie pisemnej.
Przykład
Pracownik dopuścił się przewinienia porządkowego. Po uzyskaniu informacji o zdarzeniu szef wystosował do niego pismo, w którym wskazał, że rozważa nałożenie na niego kary porządkowej i oczekuje w wyznaczonym terminie pisemnego ustosunkowania się pracownika do stawianych mu zarzutów. Wyżej opisane działanie przełożonego było nieprawidłowe. Niezależnie od tego, jak wyczerpujące będą pisemne wyjaśnienia pracownika, taka forma odniesienia się do zarzucanego mu przewinienia nie spełnia wymogu wysłuchania.
Absencja odroczy
Jeśli pracownik jest nieobecny w zakładzie pracy i nie ma tym samym możliwości jego wysłuchania, bieg dwutygodniowego terminu umożliwiającego nałożenie kary porządkowej, który wynika z art. 109 § 1 k.p., nie rozpoczyna się, a w przypadku gdy już się rozpoczął – ulega zawieszeniu do dnia stawienia się podwładnego w pracy.
Kto może wysłuchać
Przepis mówi ogólnie o obowiązku wysłuchania pracownika przed ukaraniem. Nie wskazuje, kto to powinien zrobić.
W przypadku małych firm typową praktyką jest to, że pracownik składa wyjaśnienia przed samym pracodawcą.
Zwykle inaczej to wygląda w dużych jednostkach organizacyjnych o złożonej strukturze. Trudno przyjąć, że to np. prezes będzie osobiście wyjaśniał sprawę. Przyjmuje się, że może to powierzyć pracownikowi niższego szczebla – np. dyrektorowi pionu personalnego czy kierownikowi działu kadr.
Decyduje sprawca
Pracodawca musi zapewnić podwładnemu możliwość ustosunkowania się do stawianych zarzutów. Pracownik może, ale nie musi, z tego prawa skorzystać. Do celów dowodowych dobrze, aby pracodawca zadbał o udokumentowanie rezygnacji pracownika z możliwości złożenia wyjaśnień. Dobrym pomysłem wydaje się być sporządzenie notatki służbowej na tę okoliczność i uzyskanie podpisu pracownika lub osób, które mogą poświadczyć, że mimo możliwości nie skorzystał on z prawa wysłuchania.
W szczególności szef nie ma żadnych możliwości przymuszenia zatrudnionego, aby ten poddał się czynności wysłuchania. Pracownik może więc wybrać formę, w jakiej chce przedstawić swoje argumenty lub odmówić składania wyjaśnień w jakiejkolwiek formie.
Nie ma zatem przeszkód, aby to sam podwładny z jakiś względów uznał, że znacznie łatwiej będzie mu odpierać stawiane zarzuty w innej formie niż ustna – np. składając wyjaśnienia na piśmie czy przesyłając e-maila.
Przykład
Pracownik dopuścił się przewinienia porządkowego, naruszając panujące w firmie zasady BHP. Szef postanowił nałożyć na niego karę pieniężną. Podczas rozmowy telefonicznej z pracownikiem poinformował go, że ma obowiązek stawić się na wezwanie pracodawcy w celu złożenia ustnych wyjaśnień i że jest to polecenie służbowe. Zatrudniony, uwzględniając charakter swojego szefa, zdecydował się na złożenie wyjaśnień w drodze e-mailowej.
Przede wszystkim pracodawca nie może wydać polecenia służbowego podwładnemu, aby ten wypowiedział się co do popełnionego przewinienia porządkowego. Nie ma również prawa zobowiązywać go do złożenia wyjaśnień w narzuconej przez siebie formie. Pracownik ma prawo swobodnie dokonać wyboru w tym zakresie.
Autor jest prawnikiem, specjalistą z zakresu prawa pracy
Z orzecznictwa Sądu Najwyższego
- Wysłuchanie pracownika musi poprzedzać zastosowanie wobec niego kary porządkowej. Instytucja „wysłuchania pracownika" ma na celu z jednej strony – zobiektywizowanie decyzji przełożonego, z drugiej zaś – umożliwienie pracownikowi złożenia wyjaśnień w istotnej dla niego sprawie przed uruchomieniem formalnego postępowania. Dlatego też wysłuchanie pracownika musi być uprzednie w stosunku do zastosowania kary – wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 1999 r. (I PKN 605/98)
- Pracodawca nie może zastosować kary porządkowej bez uprzedniego wysłuchania pracownika, chyba że ten zrezygnował ze stworzonej mu możliwości ustnego złożenia wyjaśnień, bądź wybrał pisemną formę ich wyrażenia. Literalne, jak i potoczne rozumienie użytego przez ustawodawcę zwrotu „po uprzednim wysłuchaniu" wymaga od pracodawcy zachowania ustnego sposobu wysłuchania pracownika, który w tej właśnie formie ma najpełniejsze możliwości wyjaśnienia kwestii spornych, jakie ewentualnie uzasadniają następcze nałożenie kary porządkowej. Pracodawca powinien stworzyć warunki niezbędne do ustnego wysłuchania pracownika, który może z tej ciążącej na pracodawcy ustawowej powinności (a własnego uprawnienia), skorzystać według swojego uznania – wyrok SN z 16 czerwca 1999 r. (I PKN 114/99)
- Nie narusza art. 109 § 2 k.p. wysłuchanie pracownika przez inną wyznaczoną do tego osobę niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej. Jest sprawą organizacji pracy przez pracodawcę, kogo wyznaczy do nakładania kar porządkowych. Kodeks pracy nie stwarza w tym zakresie żadnych ograniczeń. Nie ma także zakazu przekazywania posiadanych uprawnień do nakładania kar niższym szczeblom w strukturze organizacyjnej zakładu pracy, przy czym przekazanie to może być także częściowe – np. tylko do nakładania niektórych kar lub stosowania ich wobec niektórych podległych pracowników – wyrok SN z 9 kwietnia 1998 r. (I PKN 45/98).
