Główna zasada dotycząca kosztów procesu przewiduje obowiązek ich zwrotu przeciwnikowi przez przegrywającego (art. 98 § 1 k.p.c.). Uzupełnia ją reguła przewidująca stosunkowy rozdział kosztów między stronami lub ich zniesienie, gdy powód wygrywa tylko częściowo (art. 100 k.p.c.).
Odpowiedni odsetek
Rozdzielając koszty w sposób stosunkowy, sąd procentowo oblicza wygraną powoda i pozwanego. Każdej ze stron koszty należą się tylko w takim odsetku, w jakim wygrała sprawę. Sąd odejmuje następnie kwotę niższą od kwoty wyższej i zasądzi ją pracownikowi lub pracodawcy.
Jeśli pozwany nie dał powodów do wytoczenia sprawy i uznał przy pierwszej czynności żądanie pozwu, to choć powód wygrał sprawę, musi przeciwnikowi zapłacić koszty procesu (art. 101 k.p.c.).
W szczególnie uzasadnionych wypadkach sąd może nie obciążać strony przegrywającej kosztami lub obciążyć ją nimi tylko w części (art. 102 k.p.c.). To, czy w sprawie zachodzi „wypadek szczególnie uzasadniony", swobodnie ocenia sąd. Musi jednak uwzględnić wszystkie okoliczności, które mogą wpływać na opinię.
Nie kopać leżącego
W postanowieniu z 17 kwietnia 2013 r. (V CZ 124/12) SN wyjaśnił, że oparcie rozstrzygnięcia o kosztach procesu na jednej z uzupełniających zasad orzekania o nich powinno poprzedzać stwierdzenie, że zaistniała w sprawie sytuacja wskazuje na celowość wyłączenia normy ogólnej, podyktowane przewidzianymi w nich względami. Możliwość obciążenia strony przegrywającej jedynie częścią kosztów albo nieobciążenia jej nimi w ogóle zależy, stosownie do art. 102 k.p.c., od wyłonienia się w sprawie wypadków szczególnie uzasadnionych. Wskazują one na to, że ponoszenie kosztów byłoby sprzeczne z powszechnym odczuciem sprawiedliwości oraz zasadami współżycia społecznego. Należą do nich okoliczności związane z przebiegiem sprawy – charakter zgłoszonego roszczenia, jego znaczenie dla strony, subiektywne przekonanie o zasadności roszczenia, przedawnienie roszczenia oraz leżące poza procesem – sytuacja majątkowa i życiowa strony. To, czy takie przypadki wystąpiły w konkretnej sprawie, ocenia sąd, który powinien przeanalizować wszystkie okoliczności sprawy, uwzględniając zasady współżycia społecznego.
Dobrodziejstwo wynikające z art. 102 k.p.c. często stosuje się do pracowników. Dla sądu nie powinno być jednak zasadą orzekanie o kosztach. Przyjmuje się, że przyczyny usprawiedliwiające ubieganie się przez stronę o zwolnienie od kosztów sądowych nie wystarczą, aby wyłączyć działanie ustanowionej w art. 98 § 1 k.p.c. reguły, że ten kto przegrał spór, zwraca koszty procesu temu, czyje racje uznano za słuszne (por. postanowienie SN z 27 stycznia 2010 r., II CZ 88/09).
Zażalenie na decyzję
Jeśli mimo wygranej pracodawcy lub pracownika sąd nie obciążył przegrywającego kosztami procesu, a w opinii strony wygrywającej nie zachodził żaden szczególny przypadek, może złożyć zażalenie na rozstrzygnięcie o kosztach zawarte w wyroku. Zażalenie na koszty, o których po raz pierwszy orzekał sąd drugiej instancji, składa się do równorzędnego składu sądu odwoławczego.
