Przedsiębiorcy na całym świecie wdrażają rozbudowane systemy compliance. Polska nie jest wyjątkiem. Systemy tego typu wdrażają nie tylko międzynarodowe korporacje prowadzące u nas działalność, ale także lokalni nasi przedsiębiorcy. Wynika to z wielu czynników. W pewnych sektorach gospodarki obowiązek wdrożenia systemów zapewnienia zgodności prowadzonej działalności z określonymi zasadami wynika wprost z przepisów (np. prawo energetyczne). W tych sektorach, w których obowiązek taki nie wynika wprost z ustawy, jego spełnienia może wymagać (sugerować jego wprowadzenie) właściwy organ regulacyjny (np. Komisja Nadzoru Finansowego). Niezależnie od tego, wymóg wprowadzenia systemu compliance może wynikać z pozostawania danego przedsiębiorcy w strukturach grupy kapitałowej, w której spółka matka podlega takiemu obowiązkowi. Przyczyna, dla której przedsiębiorcy decydują się wdrożyć systemy compliance, może być jednak znacznie bardziej prozaiczna. Warto zauważyć, że krajowi przedsiębiorcy zaczęli po prostu doceniać korzyści płynące z dobrze kojarzonej na rynku marki przedsiębiorstwa. Wniosek, jaki z tego płynie, jest taki, że bycie etycznym najzwyczajniej w świecie się opłaca.
Jakie grożą niebezpieczeństwa
W świetle polskiego prawa ryzyko nieprzestrzegania przepisów może się wiązać z wysokimi karami finansowymi dla spółki, nieważnością czynności prawnych podejmowanych przez przedsiębiorcę, pozbawieniem możliwości ubiegania się o zamówienia publiczne oraz utratą reputacji. Zgodnie z ustawą o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych nie można też w takiej sytuacji wykluczyć możliwości poniesienia przez spółkę odpowiedzialności finansowej za osobę działającą w jej imieniu (np. pracownika), ale też za innego, blisko współpracującego z nią kontrahenta. Może za to grozić kara nawet do 5 mln zł. Niezależnie od odpowiedzialności samej spółki sankcje prawne mogą dosięgnąć także osoby mające realny wpływ na podejmowane w spółce decyzje (niekoniecznie muszą to być członkowie zarządu). W przypadku takich osób można mówić nie tylko o odpowiedzialności karnej, ale też o dotkliwych sankcjach finansowych (nawet do 2 mln zł w przypadku naruszenia przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, które wejdą w życie 18 stycznia 2015 r.). Oprócz tego sami członkowie zarządu mogą, pod pewnymi warunkami, ponosić odpowiedzialność osobistą za zobowiązania spółki (również za zobowiązania publiczne). W świetle tego, to przede wszystkim osoby odpowiedzialne za podejmowanie w spółce kluczowych decyzji (jako również narażone na wymienione ryzyka) powinny być żywo zainteresowane wdrożeniem skutecznego systemu compliance, po to, aby maksymalnie ograniczyć (także swoją) ewentualną odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości.
Od czego warto zacząć
Oczywiste jest, że nie istnieje jeden wzorcowy model skutecznego systemu compliance, który można wdrożyć w każdym przedsiębiorstwie. Kształt takiego systemu zależny jest każdorazowo od wielu czynników charakterystycznych dla danej spółki. Bez względu jednak na to można wskazać pewne wytyczne, które mogą się okazać pomocne dla zainicjowania prac mających na celu zapewnienie compliance w danym przedsiębiorstwie.
Punktem wyjścia dla wdrożenia skutecznego systemu compliance jest podjęcie działań w kierunku przeprowadzenia tzw. analizy compliance. Powinna ona obejmować wszelkie działania, np. identyfikację ryzyk, korelację pomiędzy ryzykami a celami i procesami biznesowymi w organizacji, ocenę prawidłowości procedur funkcjonujących w przedsiębiorstwie, które mają na celu ustalenie wskazówek (rekomendacji) skierowanych do działań wewnątrz przedsiębiorstwa, ale też i co do odpowiedniej polityki kontraktowej wobec kontrahentów (np. klauzule umowne).
Po przeprowadzonej analizie kolejnym krokiem jest przystąpienie do opracowania wewnętrznych zasad, określanych powszechnie mianem kodeksu postępowania (code of conduct). Dokument ten powinien w ramach przedsiębiorstwa dawać wytyczne wskazujące pracownikom i kontrahentom przedsiębiorcy, jakie zachowania są dopuszczalne, co jest zabronione i jakie są konsekwencje naruszenia. Kolejnym krokiem powinien być rozbudowany system szkoleń dla pracowników przedsiębiorstwa, ale też organizacja prewencji (whistleblowing) oraz odpowiedni system wykrywania i monitorowania nieprawidłowości (audyty). Jedynie system compliance obejmujący wszystkie wyżej wymienione elementy pozwoli w pełni zabezpieczyć interesy spółki.
To opłacalna inwestycja
Wydaje się, że przedsiębiorcy prowadzący działalność w Polsce już się przekonali, że koszty własnych zaniedbań, ciągnących się postępowań sądowych, a także utraty reputacji na rynku, mogą być znacznie większe niż zapewnienie spójnego mechanizmu zapobiegania nieprawidłowościom zawczasu.
Oczywiście, samo wdrożenie efektywnego systemu compliance nie daje jeszcze stuprocentowej pewności braku wystąpienia nieprawidłowości. Nawet jednak przyjmując „czarny scenariusz", czyli taki, kiedy po wprowadzeniu systemu compliance w spółce ostatecznie dojdzie jednak do naruszenia prawa – to efektywny program compliance pozwoli skutecznie zmniejszyć ryzyko negatywnych konsekwencji. Można już teraz stwierdzić z dużą dozą pewności, że praktyka wdrażania systemów compliance stanie się stałym elementem w polskich realiach biznesowych.
Anna Partyka-Opiela, senior associate, oraz Michał Wojciechowski, associate, w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka
