Zanim firma otrzyma kontrakt, startując w przetargu, musi wykazać, że spełnia warunek posiadania wiedzy i doświadczenia, dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym, osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz jest w sytuacji finansowej pozwalającej na wywiązanie się z umowy.
Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów. Jak podkreśliła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 29 lipca 2014 r. (KIO 1451/14), umożliwia to realizację zamówień także podmiotom, które nie mają samodzielnego doświadczenia.
Na wykorzystanie potencjału innego podmiotu pozwala art. 26 ust. 2b prawa zamówień publicznych. Zgodnie z nim wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. W takiej sytuacji wykonawca musi udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia. W wyroku z 15 lipca 2014 r. (KIO 1347/14) KIO podkreśliła, że obowiązek udowodnienia, iż wykonawca będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia innego podmiotu, wynika z p.z.p.. W celu udowodnienia, że firma będzie korzystała z zasobów innego podmiotu, musi ona przedstawić pisemne jego zobowiązanie do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby zamówienia. Zobowiązanie to powinno wyrażać w sposób wyraźny i jednoznaczny wolę udzielenia wykonawcy ubiegającemu się o zamówienie odpowiedniego zasobu. Musi ono wskazywać jego rodzaj, czas udzielenia, a także inne istotne okoliczności, w tym wynikające ze specyfiki zasobu i określone w specyfikacji.
Udostępnienie zasobu musi się wiązać z korzystaniem z niego na etapie wykonania zamówienia. Co ważne, wykonawca zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich. Potwierdziła to KIO w wyroku z 24 lipca 2013 r. (KIO 1683/13). Dla zamawiających istotne jest, aby zdolność wykonawcy do wykonania zamówienia oceniana była przy braniu pod uwagę przedmiotu i wartości zamówienia.
W praktyce zamawiającym trudno było wyegzekwować od zwycięzcy przetargu korzystanie z wiedzy i doświadczenia innej firmy. Nawet, gdy startując w przetargu, firma ta złożyła pisemne zobowiązanie o możliwości polegania na wiedzy i doświadczeniu, potencjale, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów. Często za takim zobowiązaniem nie szły żadne czyny, więc w rzeczywistości nigdy nie dochodziło do wykorzystania potencjału innej firmy. Firma, która tylko teoretycznie udostępniła innemu podmiotowi swój potencjał, nie ponosiła negatywnych skutków, jeśli zwycięzca przetargu np. nie zrealizował zamówienia.
