Podpis musi być elektroniczny
Spółka odwołała się do wojewody. Stwierdziła, że rozstrzygnięcia organu nie wywołały skutków prawnych z uwagi na niewłaściwą formę doręczenia. Nie zostały przesłane w formie dokumentów elektronicznych, mimo stosownego wniosku inwestora. Firma podkreśliła, iż doręczane jej skany aktów administracyjnych, sporządzonych pierwotnie w formie pisemnej, nie stanowią ważnych dokumentów elektronicznych, a jedynie odpisy.
Wojewoda utrzymał decyzję w mocy. Powołując się na treść Instrukcji Kancelaryjnej wyjaśnił, iż podstawową zasadą przesyłania przez organ administracji dokumentów przez system elektroniczny ePUAP, jest ich podpisanie przez uprawnioną osobę podpisem elektronicznym. Zdaniem urzędnika nie można stwierdzić, że przesłanie postanowienia czy decyzji w formie podpisanego elektronicznie skanu dokumentu byłoby błędem przesądzającym o nieskuteczności doręczenia.
Urzędnik stwierdził, że przesłanie skanu postanowienia, czy decyzji w pliku PDF, dopuszczonym przez Instrukcję i podpisanym elektronicznie, nie można uznać jako doręczenie odpisu dokumentu. Nie można się również zgodzić na twierdzenie jakoby wydano decyzję równocześnie w dwóch formach: pisemnej lub w formie elektronicznej. Z przepisów jasno wynika, że urząd przesyłając postanowienie czy decyzję w formie elektronicznej, jednocześnie sporządza ją w formie papierowej, która jest podpisana przez uprawnioną osobę.
Wojewoda wyjaśnił również, że pozwolenia na budowę nie wymaga wykonanie robót budowlanych polegających na instalowaniu tablic i urządzeń reklamowych, z wyjątkiem usytuowanych na obiektach wpisanych do rejestru zabytków w rozumieniu przepisów o ochronie zabytków. W tym jednak przypadku wskazany budynek był objęty ochroną konserwatorską, tym samym inwestor powinien uzyskać stosowne pozwolenie.
Sprawa trafiła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. Spółka zaskarżając decyzję wojewody, zwróciła uwagę, iż wszystkie wydane akty prawne w sprawie nie wywołały żadnych skutków prawnych. Brak opatrzenia decyzji czy postanowienia bezpiecznym podpisem elektronicznym, w tym opatrzenie ich innym podpisem elektronicznym np. zeskanowanym odręcznym, powoduje ich nieważność. Inwestor dodał również, żedecyzja nie może być wydana równocześnie w dwóch formach: pisemnej i ustnej lub w formie dokumentu elektronicznego.
Tylko oryginał
WSA przyznał rację spółce i uchylił decyzję wojewody. Sąd doszedł do wniosku, że widniejący pod pismami przewodnimi przesłanymi za pomocą platformy ePUAP, do których załączono pliki zawierające postanowienie i decyzję, podpis elektroniczny stanowi podpis osoby uprawnionej do wydania tych aktów. Jednakże z akt sprawy wnika, iż ten podpis elektroniczny dotyczy jedynie pism przewodnich zatytułowanych zawiadomienie i informujących o wydaniu postanowienia oraz decyzji, a nie stanowi podpisu załączonych do tych pism dokumentów w formacie PDF.
