Wszystko w PDF
Do wydziału urbanistyki i Architektury urzędu miasta wpłynęło zgłoszenie spółki z o.o. o zamiarze wykonania robót budowlanych, polegających na montażu urządzenia reklamowego wraz z oświetleniem, na ścianie szczytowej jednego z budynków.
Inwestor zaznaczył, żeby wszelkie pisma w tej sprawie doręczane były na adres skrzynki na elektronicznej platformie usług administracji publicznej ePUAP.
W odpowiedzi, prezydent miasta wydał postanowienie, w którym zażądał uzupełnienia zgłoszenia o kilka dokumentów, w nieprzekraczalnym terminie siedmiu dni.
Poprosił min. o prawidłowe określenie terenu inwestycji na druku, wypełnione oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane, oryginał pozwolenia z Wydziału Kultury i Dziedzictwa na wykonanie robót budowlanych na terenie wpisanym do zespołu architektoniczno-urbanistycznego, określenie rodzaju i sposobu wykonania robót budowlanych wraz z odpowiednimi szkicami oraz zażądał oryginał oświadczenia dotyczącego mocy oświetlenia reklamy.
Plik elektroniczny zawierający wszelkie dokumenty w PDF, został doręczony inwestorowi na skrzynkę podawczą na wspomnianej platformie ePUAP. Ten jednak nie uzupełnił braków zgłoszenia, więc urzędnik wydał decyzję którą, zgłosił sprzeciw na montaż urządzenia reklamowego wraz z oświetleniem. Decyzja, również w formie skanu, została doręczona inwestorowi na skrzynkę podawczą.
Podpis musi być elektroniczny
Spółka odwołała się do wojewody. Stwierdziła, że rozstrzygnięcia organu nie wywołały skutków prawnych z uwagi na niewłaściwą formę doręczenia. Nie zostały przesłane w formie dokumentów elektronicznych, mimo stosownego wniosku inwestora. Firma podkreśliła, iż doręczane jej skany aktów administracyjnych, sporządzonych pierwotnie w formie pisemnej, nie stanowią ważnych dokumentów elektronicznych, a jedynie odpisy.
Wojewoda utrzymał decyzję w mocy. Powołując się na treść Instrukcji Kancelaryjnej wyjaśnił, iż podstawową zasadą przesyłania przez organ administracji dokumentów przez system elektroniczny ePUAP, jest ich podpisanie przez uprawnioną osobę podpisem elektronicznym. Zdaniem urzędnika nie można stwierdzić, że przesłanie postanowienia czy decyzji w formie podpisanego elektronicznie skanu dokumentu byłoby błędem przesądzającym o nieskuteczności doręczenia.
Urzędnik stwierdził, że przesłanie skanu postanowienia, czy decyzji w pliku PDF, dopuszczonym przez Instrukcję i podpisanym elektronicznie, nie można uznać jako doręczenie odpisu dokumentu. Nie można się również zgodzić na twierdzenie jakoby wydano decyzję równocześnie w dwóch formach: pisemnej lub w formie elektronicznej. Z przepisów jasno wynika, że urząd przesyłając postanowienie czy decyzję w formie elektronicznej, jednocześnie sporządza ją w formie papierowej, która jest podpisana przez uprawnioną osobę.
Wojewoda wyjaśnił również, że pozwolenia na budowę nie wymaga wykonanie robót budowlanych polegających na instalowaniu tablic i urządzeń reklamowych, z wyjątkiem usytuowanych na obiektach wpisanych do rejestru zabytków w rozumieniu przepisów o ochronie zabytków. W tym jednak przypadku wskazany budynek był objęty ochroną konserwatorską, tym samym inwestor powinien uzyskać stosowne pozwolenie.
Sprawa trafiła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. Spółka zaskarżając decyzję wojewody, zwróciła uwagę, iż wszystkie wydane akty prawne w sprawie nie wywołały żadnych skutków prawnych. Brak opatrzenia decyzji czy postanowienia bezpiecznym podpisem elektronicznym, w tym opatrzenie ich innym podpisem elektronicznym np. zeskanowanym odręcznym, powoduje ich nieważność. Inwestor dodał również, żedecyzja nie może być wydana równocześnie w dwóch formach: pisemnej i ustnej lub w formie dokumentu elektronicznego.
Tylko oryginał
WSA przyznał rację spółce i uchylił decyzję wojewody. Sąd doszedł do wniosku, że widniejący pod pismami przewodnimi przesłanymi za pomocą platformy ePUAP, do których załączono pliki zawierające postanowienie i decyzję, podpis elektroniczny stanowi podpis osoby uprawnionej do wydania tych aktów. Jednakże z akt sprawy wnika, iż ten podpis elektroniczny dotyczy jedynie pism przewodnich zatytułowanych zawiadomienie i informujących o wydaniu postanowienia oraz decyzji, a nie stanowi podpisu załączonych do tych pism dokumentów w formacie PDF.
WSA przypomniał, że w orzecznictwie sądów administracyjnych, jak i w doktrynie dominuje pogląd, że organ administracji publicznej musi doręczyć stronie oryginał decyzji. Przyjmuje się, że każda kopia decyzji doręczana stronom musi być podpisana przez osobę upoważnioną do wydania decyzji, przez co każdy egzemplarz jest decyzją na prawach oryginału.
Sąd stwierdził, że w aktach sprawy nie pozostawia się oryginału decyzji, a stronie doręcza się tylko odpis decyzji. To prowadzi do wniosku, iż doręczenie kopii (odpisu) postanowienia lub decyzji administracyjnej nie może być uznane za równorzędne z doręczeniem jej oryginału (II SA/Po 732/14).
Wyrok jest nieprawomocny. Przysługuje na niego skarga do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
