Zawierając umowy, przedsiębiorcy czy też po prostu osoby fizyczne często nie zastanawiają się, jakie konsekwencje albo korzyści może przynieść zaciągnięcie określonego zobowiązania. Z dużym prawdopodobieństwem można stwierdzić, że znaczna większość umów, niezależnie od tego czy  chodzi o umowę-zlecenie, umowę o dzieło czy pracę zawiera klauzulę o zachowaniu poufności. Czym się ona charakteryzuje, czy jest potrzebna i jakie mogą być konsekwencje jej nieprzestrzegania?

Ważna klauzula

Klauzula o zachowaniu poufności to zapisy umowne, które zabezpieczają stronę umowy przed nieuprawnionym ujawnieniem przez drugą stronę informacji dotyczących przedmiotu umowy, jej warunków i wszelkich innych danych.

Jeszcze przed negocjacjami

Niekiedy strony jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji bądź podpisaniem umów decydują się na zawarcie umowy o zachowaniu poufności. Zawierane są one w szczególności w sytuacji, gdy strony przekazują sobie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, czyli np. określone informacje techniczne, technologiczne i inne dane stanowiące wartość gospodarczą.

W umowie o zachowaniu poufności trzeba wskazać informacje, które mają być nią objęte

Zawarcie umowy o zachowaniu poufności (bądź klauzuli umownej o zachowaniu poufności) zapewnia stronie dodatkową ochronę jej interesów m.in. poprzez precyzyjne wskazanie, jakie konsekwencje grożą za ujawnienie informacji objętych tajemnicą.

Kto jest stroną

Bardzo ważne jest, żeby zwrócić uwagę na to, kogo obowiązuje zastrzeżenie poufności. Odnosi się ono rzecz jasna do stron umowy, ale również do ich pracowników, doradców i wszelkich innych osób, które uzyskają dostęp do zastrzeżonych informacji. Istotne jest, że zgodnie z postanowieniami obowiązującego kodeksu cywilnego strona umowy odpowiada za działania i za zaniechania osób trzecich w stosunku do drugiej strony umowy tak jak za własne działania i zaniechania.

O co konkretnie chodzi

Zawierając umowę o zachowaniu poufności, niezwykle istotne jest, aby jasno wskazać informacje, które objęte mają być klauzulą poufności. Nierzadko intencją stron nie jest jedynie wskazanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, ale zastrzeżenie poufności także co do innych danych. Trzeba jednak pamiętać, aby doprecyzować, które informacje mają istotną wartość gospodarczą i które objęte są rygorem poufności. Jednocześnie należy wziąć pod uwagę, że zasadniczo zastrzeżenie takie nie może dotyczyć informacji, które:

Przekazywanie drugiej stronie informacji poufnych zawsze dokonywane jest w określonym celu, w zależności od przedmiotu transakcji np. w celu zawarcia umowy sprzedaży lokalu użytkowego czy udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Skonkretyzowanie  takiego celu w klauzuli o zachowaniu poufności pozwala jasno sprecyzować sytuacje, w jakich dane informacje mogą być wykorzystywane, i ułatwia wykazywanie winy strony, która naruszyła te postanowienia.

Sposób przetwarzania informacji

Podpisanie umowy o zachowaniu poufności nie może w pełnym zakresie zabezpieczyć strony przed ujawnieniem informacji stanowiących dla niej wartość gospodarczą. Zawarcie takiej umowy minimalizuje jednak to ryzyko np. poprzez uściślenie, jakie techniczne oraz prawne środki bezpieczeństwa powinny być stosowane przez odbiorcę zastrzeżonych danych przy okazji ich wykorzystywania i jakie sankcje umowne grożą za ich nieprzestrzeganie.

Naruszenia i kary umowne

Brak zastrzeżenia kar umownych na okoliczność naruszenia obowiązku zachowania poufności powoduje konieczność korzystania z zasad ogólnych na podstawie tzw. odpowiedzialności deliktowej. Od strony, która dopuściła się naruszenia umowy, można wtedy dochodzić naprawienia wynikłej z tego tytułu szkody. Utrudnieniem jest fakt, iż konieczne jest przy tym wykazanie poniesionej szkody, jej wysokości oraz udowodnienie związku pomiędzy zaistniałą szkodą a ujawnieniem konkretnej informacji poufnej, co niejednokrotnie przysparza znacznych problemów. Trudno jest bowiem wyliczyć szkodę w sytuacji utraty szansy na zakup określonej nieruchomości lub utraty szansy na powiększenie prowadzonego biznesu.

Dlatego też standardem jest wskazywanie w umowach o zachowaniu poufności kar umownych za konkretne naruszenia ich postanowień. Sugeruje się również zawarcie postanowień pozwalających na dochodzenie odszkodowania za naruszenie umowy na zasadach ogólnych,  gdy kara umowna nie wystarcza do zaspokojenia szkody poniesionej przez stronę w wyniku naruszenia przez drugą stronę postanowień umowy o zachowaniu poufności.

Zdaniem autorki

Monika Ciechomska, prawnik Kancelaria Chajec, Don-Siemion & Żyto

Warto pamiętać, że okres obowiązywania zastrzeżenia poufności może być dowolnie ustalany przez strony w umowie. Często brane są przy tym pod uwagę terminy przedawnienia roszczeń związanych z konkretną transakcją czy też termin przedawnienia roszczeń za zobowiązania podatkowe. W konsekwencji tego odpowiedzialność za naruszenie umowy o zachowaniu poufności może trwać w okresie jej obowiązywania, a także przez określony czas po jej wygaśnięciu.