O czym pamiętać aby umowa handlowa była ważna

Przed złożeniem podpisu na umowie niezwykle istotne jest, aby sprawdzić, czy umowa jest zawierana przez strony i podpisywana przez osoby należycie umocowane do tej czynności. Co do zasady czynności prawnej w imieniu przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, zależnie od jego formy, może dokonać wspólnik, organ spółki, prokurent lub pełnomocnik. Uchybienia po każdej ze stron mogą mieć negatywne skutki zarówno dla przedsiębiorcy, jak i osoby działającej w jego imieniu.

Kiedy nieważność

Zgodnie z aktualnym orzecznictwem Sądu Najwyższego, jeśli umowa zostałaby zawarta przez osobę, której nie można utożsamiać z organem danej osoby prawnej, to umowa taka byłaby nieważna (II CSK 744/11). Tak mogłoby się stać, gdyby osoba podpisująca umowę nie była w rzeczywistości członkiem zarządu albo też umowa zostałaby podpisana tylko przez jednego członka zarządu, podczas gdy zgodnie z zasadami reprezentacji ?w spółce umowę mogłaby ona zawrzeć jedynie łącznie z innym członkiem zarządu lub prokurentem.

Jeśli członek organu spółki lub pełnomocnik spółki otrzymał instrukcje do zawarcia umowy, to powinien we własnym interesie zatroszczyć się o to, aby dysponować wszelkimi dokumentami wykazującymi to upoważnienie – odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego lub odpowiednim pełnomocnictwem, z którego będzie wynikało, że jest upoważniony do zawarcia co najmniej tej umowy. Tego samego przedsiębiorca powinien żądać od samego początku od  swojego potencjalnego kontrahenta.

KRS to podstawa

Dane zawarte w odpisie ?z KRS pozwalają na sprawdzenie, jakie są zasady reprezentacji przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi. Dostęp do odpisów jest obecnie nieograniczony i nieodpłatny poprzez bazę online, opłata zaś za wydanie odpisu aktualnego w sądach rejestrowych działających w ramach sądów rejonowych  to jedynie 30 zł. W odpisie z KRS są wszystkie informacje o tym, kto jest upoważniony do reprezentowania podmiotu – w tym do zawarcia umowy ?w jego imieniu – oraz w jaki sposób może swoje umocowanie wykonywać – czy może reprezentować spółkę indywidualnie czy tylko łącznie z inną osobą. Z odpisu pełnego wiadomo będzie również, kto reprezentował przedsiębiorcę w przeszłości. To pozwala zweryfikować, czy pełnomocnictwo do zawierania umów udzielone przez osoby podające się za zarząd, a które nie sprawują już tej funkcji, jest ważne.

Warto opierać się na danych ujawnionych w KRS. Domniemywa się bowiem, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Rejestr jest jawny i ?każdy ma prawo dostępu do danych w nim zawartych. Czasem może się jednak zdarzyć, że osoba widniejąca w rejestrze nie jest już umocowana, a nie ujawniono jeszcze w KRS danych nowej osoby ?(w tym zakresie wpis jest deklaratoryjny, tzn. potwierdza zaistniały fakt, a nie tworzy go). Gdy kontrahent poinformuje o takiej sytuacji, powinien przedstawić stosowny dokument dowodzący dokonanych zmian i swojego umocowania (często będzie to uchwała wspólników). Zawarcie umowy na podstawie takiego dokumentu nadal będzie obarczone pewnym ryzykiem, dlatego warto poczekać z podpisaniem kontraktu na ujawnienie zmiany danych ?w rejestrze. Jeśli kontrahent zataił fakt zmiany w zakresie reprezentacji i wygaśnięcia jego umocowania, to nie będzie mógł zakwestionować ważności zawartej umowy ?na podstawie braku należytego umocowania.

Prokura

W praktyce często się zdarza, że przedsiębiorcę w obrocie gospodarczym reprezentuje prokurent. Prokura jest rodzajem pełnomocnictwa udzielanym przez przedsiębiorcę i obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokury nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że jest to tzw. prokura oddziałowa, tj. prokura ograniczona do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa. Dane prokurenta oraz sposób, w jaki może reprezentować przedsiębiorcę, również znajdziemy w KRS.

Pełnomocnik nie do każdego kontraktu

Pełnomocnicy nie są ujawnieni w KRS, dlatego za każdym razem należy przedstawić kontrahentowi swoje lub zweryfikować jego pełnomocnictwo. Trzeba pamiętać, że pełnomocnictwa ogólne nie są wystarczającym umocowaniem do tzw. czynności przekraczających zwykły zarząd. Pełnomocnictwo ogólne nie będzie więc wystarczające np. do zawarcia skutecznego zapisu na sąd polubowny (III CZP 8/02) czy ugody (I ACa 828/00).

Co istotne – w odróżnieniu od czynności dokonywanych przez tzw. fałszywy organ, na których skutek umowa uznawana jest za nieważną, ważność czynności prawnej dokonanej przez pełnomocnika działającego bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu zależy od jej potwierdzenia przez przedsiębiorcę, w którego imieniu umowa została zawarta. Kontrahent może w takiej sytuacji wyznaczyć odpowiedni termin do potwierdzenia umowy, po którego bezskutecznym upływie staje się wolny od zobowiązania przyjętego na mocy kwestionowanej umowy. W braku potwierdzenia pełnomocnik zobowiązany będzie do zwrotu tego, co otrzymał od kontrahenta ?w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą kontrahent poniósł przez to, że zawarł umowę, nie wiedząc o braku umocowania lub ?o przekroczeniu jego zakresu.

Potrzebna uchwała

W przypadku czynności prawnych dokonywanych przez spółki kapitałowe należy pamiętać, że niekiedy zawarcie umowy może wymagać uprzedniego podjęcia uchwały wspólników, walnego zgromadzenia lub rady nadzorczej. Na przykład zgoda wspólników będzie wymagana do zawarcia umowy, która powoduje rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego w spółce z o.o., chyba że umowa spółki lub statut przewiduje co innego. O ile zgoda nie jest wymagana przez ustawę, brak uchwały nie powoduje nieważności czynności prawnej, ale może rodzić odpowiedzialność członków zarządu z tytułu naruszenia umowy spółki lub statutu.

Przemysław Tacij, aplikant adwokacki w zespole postępowań sądowych i arbitrażowych kancelarii Hogan Lovells

Zdaniem autorki

Agnieszka ?Majka, radca prawny zespół postępowań sądowych ?i arbitrażowych kancelarii ?Hogan Lovells