Dobra umowa poprawia płynność finansową

Zaletą kary umownej jest łatwość zastosowania jej. W razie problemów z kontrahentem nie trzeba toczyć sporu o wysokość i zapłatę odszkodowania. Dzięki odpowiednim zapisom w umowie przedsiębiorca może relatywnie łatwo wymagać od kontrahenta, aby ten wykonał swoje zobowiązania w terminie i w taki sposób, jakiego przedsiębiorca oczekiwał przy podpisywaniu umowy.

Trzeba minimalizować ryzyko

Dobrze skonstruowana umowa z kontrahentem zabezpiecza przedsiębiorcę w razie ewentualnych problemów z jej wykonaniem, minimalizując ryzyko zastojów firmy czy braku płynności finansowej. Duże przedsiębiorstwa zazwyczaj nie pozwalają sobie na niedociągnięcia w umowach, które mogłyby narazić firmę na jakiekolwiek straty, i przygotowują kontrakty przy pomocy prawnika. Prowadzący biznesy w dużo mniejszej skali, głównie ze względów finansowych, korzystają z pomocy prawnej dużo rzadziej. Z badania Tax Care wynika, że tylko 28 proc. małych przedsiębiorców decyduje się na taką pomoc. Jednocześnie ponad połowa badanych firm zadeklarowała, że chciałaby mieć regularny dostęp do prawnika, a aż 80 proc. ankietowanych byłoby zainteresowanych profesjonalnym wsparciem właśnie w opiniowaniu umów i kontraktów handlowych.

Kary umowne są jednym z kluczowych elementów dobrze skonstruowanej umowy pomiędzy przedsiębiorcą i jego kontrahentem. Odpowiednie zapisy znacznie zmniejszają ryzyko, że umowa na przykład nie zostanie wykonana na czas lub jakość tego wykonania nie będzie taka, jak oczekiwał tego przedsiębiorca (co może z kolei powodować problemy ze spełnieniem jego zobowiązań wobec innych klientów).

Kara umowna nie może być zbyt wygórowana, ale adekwatna do kwoty potencjalnej szkody

Sankcja wyrazem dobrej woli

Przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że zapisanie w kontrakcie kary umownej wymaga dobrej woli stron zawierających umowę, dlatego kara umowna powinna zostać skonstruowana tak, by z jednej strony zabezpieczała maksymalnie interesy przedsiębiorcy, ale z drugiej była akceptowalna także przez kontrahenta. Co więcej, nie może być również zbyt wygórowana, ale adekwatna do kwoty potencjalnej szkody. Nie powinna także być wyższa niż wartość usługi, która jest przedmiotem umowy.

Pomoc prawnika jest szczególnie istotna właśnie na etapie ustalania wysokości kary umownej. Jego doświadczenie pozwala na ustaleniu optymalnej  wysokości kary, dopasowanej indywidualnie do każdej z umów zawieranych przez przedsiębiorcę. Niezależnie od tego w umowie powinna się znaleźć furtka na wypadek, gdyby jednak okazało się, że odszkodowanie jest zbyt niskie w stosunku do strat, jakie poniósł przedsiębiorca. Należy bowiem pamiętać, że gdy szkoda przewyższa wartość kary umownej, przedsiębiorca nie może się ubiegać o odszkodowanie przewyższające karę umowną, z wyjątkiem przypadku, gdy strony w umowie postanowiły inaczej. Dlatego taki zapis powinien być zawsze stosowany w umowach.

—Agata Szymborska-Sutton, Tax Care

—współprca Katarzyna Miazek, Tax Care

Skutki podatkowe

Przedsiębiorca musi pamiętać, że on także ?z różnych powodów może nie wypełnić należycie umowy wobec swojego kontrahenta, a tym samym zapłacić karę umowną. Z jednej ?z interpretacji podatkowych wynika, że jeśli nie dotrzyma warunków zawartej z kontrahentem umowy świadomie, kara pieniężna, jaką za to zapłaci, nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodu. Wiele interpretacji pozwala jednak ?na zmniejszenie podatku poprzez zaliczenie niektórych kar umownych w koszty i obniżenie tym samym podstawy opodatkowania. W jakich sytuacjach?

Przepisy ustawy o PIT wyłączają z kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki ?w usunięciu wad towarów lub wykonanych robót ?i usług. Nie oznacza to jednak, że kara niewymieniona w ustawie o PIT będzie automatycznie kosztem firmy.

Aby kara mogła zostać zaliczona w koszty, musi spełnić definicję kosztu uzyskania przychodu, ?tj. musi być poniesiona w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Innymi słowy, przedsiębiorca musi  udowodnić jej związek przyczynowo-?-skutkowy z osiągniętym przez firmę przychodem. Nałożona kara nie może też wynikać ?z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania łamiącego warunki umowy przedsiębiorcy.