Nieraz w obrocie gospodarczym przedsiębiorcy przychodzi dokonać czynności prawnej w formie notarialnej. Notariusz zapewnia pewność obrotu. Niektóre czynności prawne wręcz muszą, dla swej ważności, być dokonane przed notariuszem. Kompetencje do dokonywania czynności notarialnych łączone są przede wszystkim właśnie z osobą notariusza. Ustawodawca przewiduje jednak przypadki, w których do dokonania czynności notarialnej nie dochodzi za pośrednictwem notariusza, ale innego podmiotu. Zagadnienie to zaktualizowało się ?w związku z wejściem w życie ustawy deregulacyjnej, która w największym stopniu dotknęła właśnie notariatu. Istotne w tym kontekście jest poszerzenie kręgu podmiotów uprawnionych do dokonania czynności notarialnej.
Jak to jest w obrocie gospodarczym
Co do zasady, czynności notarialnej może dokonać wyłącznie notariusz. Użycie formy notarialnej może wynikać z obowiązku nałożonego przez przepis prawa (np. sprzedaż nieruchomości) albo woli przedsiębiorców, którzy w ten sposób zabezpieczają swój interes prawny. Akty sporządzane przez notariusza mają charakter dokumentów urzędowych, co nadaje im m.in. szczególną moc dowodową na gruncie procesu cywilnego. Do czynności notarialnych należy m.in. sporządzanie aktów notarialnych, aktów poświadczenia dziedziczenia, innych poświadczeń (np. poświadczenie własnoręczności podpisu), spisywanie protokołów (np. protokołów zgromadzeń organów spółek kapitałowych), sporządzanie protestów weksli i czeków (stosunkowo często stosowanych w obrocie między przedsiębiorcami) oraz wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów. Notariusz stoi na straży poprawności dokonania czynności prawnej. Zgodnie ?z prawem o notariacie przy dokonywaniu czynności notarialnej notariusz czuwa nad także należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz udziela im niezbędnych wyjaśnień dotyczących dokonywanej czynności, aczkolwiek nie może odmówić dokonania czynności, jeżeli narusza ona takie prawa lub interes (uchwała SN z 9 maja 1995 r., III CZP 53/95). Notariusz ma natomiast obowiązek odmówić dokonania czynności prawnej sprzecznej z prawem. Owa sprzeczność z prawem obejmuje nie tylko sprzeczność z ustawą, obejście ustawy lub sprzeczność z zasadami współżycia społecznego, ale także sprzeczność z prawomocnym orzeczeniem sądowym, które kształtuje między stronami stan prawny (postanowienie SA w Białymstoku ?z 23 marca 2013 r., I ACz 191/11). Czynności notarialnej, w zastępstwie notariusza, może dokonać także emerytowany notariusz. Do 23 sierpnia 2013 r. (wejście w życie ustawy deregulacyjnej) zasadą było, że to tylko notariusz jest uprawniony do dokonywania czynności notarialnych i jedynie ?w szczególnych przypadkach określonych w ustawie mógł być zastępowany przez innego notariusza, względnie asesora notarialnego. Ten stan prawny uległ zmianie.
Co może aplikant
Ustawa deregulacyjna wpłynęła na pozycję aplikantów notarialnych oraz wprowadziła nową instytucję zastępcy notarialnego. Zmiany związane są z likwidacją asesury. Do 23 sierpnia 2013 r., aby zostać notariuszem, należało, po odbyciu 2,5-letniej aplikacji notarialnej, zaliczyć dodatkowo co najmniej 2-letni okres asesury notarialnej. Dostanie się na asesurę było zależne od woli notariusza, który decydował ?o zatrudnieniu byłego aplikanta na tym stanowisku. Obecnie do egzaminu notarialnego można przystąpić bezpośrednio po odbyciu aplikacji notarialnej (której okres został wydłużony do 3,5 roku). Osoby, które po zdaniu egzaminu notarialnego nie zdecydują się na złożenie wniosku o powołanie na urząd notariusza, mogą funkcjonować jako zastępcy notarialni. Po pozytywnym złożeniu egzaminu notarialnego minister sprawiedliwości z urzędu wydaje zaświadczenie o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego i doręcza je prezesowi właściwej dla zdającego rady izby notarialnej. Na podstawie tak wydanego zaświadczenia zainteresowany składa ślubowanie przed prezesem rady izby notarialnej, po czym może legitymować się statusem zastępcy notarialnego. Rozwiązanie to ma ułatwić dostanie się do zawodu notariusza młodemu pokoleniu prawników. Budzi ono jednak, niekiedy uzasadnione, obawy. Głównym zarzutem stawianym przez doświadczonych praktyków jest możliwość natychmiastowego przejścia byłego aplikanta do pełnienia obowiązków notariusza bez odbycia praktyki w pełnym zakresie czynności notarialnych.
Nowelizacja, wprowadzona ustawą deregulacyjną, przyznaje aplikantom notarialnym określone kompetencje, których do tej pory nie mieli. Aplikant notarialny po odbyciu 2 lat i 6 miesięcy aplikacji oraz pozytywnym złożeniu kolokwium może zastępować notariusza, będącego jego patronem, w zakresie wybranych czynności notarialnych, tzn. sporządzania poświadczeń, spisywania protokołów, sporządzania wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów oraz sporządzania projektów aktów, oświadczeń i innych dokumentów. Taka delegacja odbywa się w drodze pisemnego upoważnienia udzielonego przez notariusza na czas określony i powinna wymieniać czynności notarialne, do dokonania których aplikant został upoważniony. O udzieleniu upoważnienia notariusz powinien niezwłocznie zawiadomić prezesa rady właściwej izby notarialnej, ministra sprawiedliwości oraz prezesa właściwego sądu apelacyjnego. Powstaje pytanie ?o konsekwencje prawne niewłaściwego upoważnienia bądź też zaniechania poinformowania wyżej wymienionych podmiotów o udzieleniu upoważnienia. Niewątpliwie czynnością notarialną nie będzie czynność dokonana przez aplikanta bez upoważnienia. Czynnością notarialną nie będzie także czynność dokonana przez aplikanta, który nie spełnia ustawowego wymogu 2,5 roku aplikacji, lub czynność poza ustawowym katalogiem czynności, których może on dokonać na podstawie upoważnienia (np. sporządzenie aktu notarialnego).
W praktyce, przy dokonywaniu czynności notarialnej, ?w której notariusz będzie zastępowany przez aplikanta, ostrożny przedsiębiorca może żądać przedłożenia mu upoważnienia do wglądu. Trudniej jest natomiast określić skutki czynności dokonanej wprawdzie zgodnie z upoważnieniem spełniającym ustawowe wymogi, jednak bez dopełnienia obowiązku informacyjnego. Wydaje się, że tak dokonana czynność wywołuje pełnię skutków czynności notarialnej (prawo o notariacie nie reguluje wpływu zaniechania ?w zakresie informacyjnym na skuteczność czynności). Wymóg informacyjny ma natomiast gwarantować pewność obrotu prawnego o tyle, iż każdy jego uczestnik, przed dokonaniem czynności notarialnej będzie mógł zasięgnąć wiedzy co do prawidłowości udzielonego aplikantowi upoważnienia. Trudno przypuszczać, aby ?w praktyce często zdarzały się błędy przy udzielaniu upoważnienia aplikantowi, aczkolwiek nie można tego w zupełności wykluczyć. Za szkodę wyrządzoną przez aplikanta notarialnego przy dokonaniu czynności notarialnych odpowiada notariusz.
