Zwolnienie lekarskie sposobem na niechęć do pracy

Badania firmy PwC wykazały, że wskaźnik absencji chorobowej wynosi w Polsce ok. 5 proc. To nie najlepszy wynik w porównaniu z krajami Europy czy USA, gdzie plasuje się ona na poziomie ok. 3–4 proc. Według ZUS liczba zwolnień lekarskich wystawionych pracownikom w I półroczu 2013 r. wzrosła w porównaniu z analogicznym okresem w 2012 r. aż o 9,9 proc. Podobnie, jeżeli chodzi o łączną liczbę dni niezdolności do pracy – w odniesieniu do I półrocza 2013 r. można zaobserwować jej wzrost o 5 proc. Jakie są konsekwencje rosnącego problemu absencji chorobowej w polskich przedsiębiorstwach?

Przede wszystkim wysoki poziom absencji to ogromne koszty, jakie ponosi zarówno pracodawca, jak i państwo. Według danych ZUS to wydatki liczone w miliardach złotych, które rosną nieprzerwanie od 2005 r. Co więcej, statystyki nie podają rzeczywistych strat, jakie ponosi dana firma.

Absencja po kosztach

– Do kosztów związanych z absencją należy doliczyć wydatki na wynagrodzenia za zastępstwa i nadgodziny realizowane przez pracowników, którzy muszą wykonać pracę osoby przebywającej na zwolnieniu. To również koszty administracyjne obsługi zwolnienia, rekrutacji oraz przeszkolenia kadry zastępczej, a także koszty związane z ewentualnymi opóźnieniami realizowanych działań, produkcji czy wywiązania się z terminów projektów – wylicza Andrzej Nitecki, dyrektor personalny w Poczcie Polskiej. Inne skutki to dezorganizacja pracy oraz spadek efektywności całego zespołu, co może się przełożyć na wyniki zakładu. W końcu częste nieobecności załogi mogą wpływać na spadek notowań organizacji jako dobrego pracodawcy.

Jakie są przyczyny brania zwolnień? Coraz częściej nie są to choroby związane ze zdrowiem fizycznym. Powszechnym powodem długoterminowych nieobecności są stres oraz zła kondycja psychiczna pracowników. Nierzadko ma to bezpośredni związek z warunkami pracy oraz sposobem zarządzania kadry menedżerskiej. Przyczyny to również spadek motywacji, zaangażowania do pracy, nadmiar obowiązków czy trudności w relacjach zawodowych, jak również problemy osobiste.

Kolejna rzecz to wiarygodność przedstawianych pracodawcy zwolnień lekarskich w Polsce. Okazuje się, że co dziesiąte zostaje zakwestionowane. Pracownicy biorą je, aby zająć się dodatkową pracą czy wypocząć, często też jest to sposób na chwilowe rozwiązanie problemów rodzinnych. Jak więc w umiejętny sposób zarządzać absencją chorobową w zespole, by wyeliminować jej bezpośrednie przyczyny?

Warto rozmawiać

Pierwszy krok to odpowiednia diagnoza problemu absencji chorobowej w organizacji. Menedżer powinien najpierw odpowiedzieć na pytanie, czy jego pracownicy są narażeni na czynniki zwiększające ryzyko zachorowania i czy przyczyn nieobecności nie należy upatrywać właśnie w wypaleniu zawodowym, stresie czy złych relacjach na linii przełożony-podwładny. Kolejny etap to zaplanowanie strategii ograniczania absencji chorobowej. – Przede wszystkim należy postawić na transparentną komunikację dotyczącą przyczyn oraz skutków nieobecności w pracy – zarówno tych dotyczących całego przedsiębiorstwa, jak i bezpośrednio – pracowników – radzi Andrzej Nitecki. Najlepszym rozwiązaniem w tym przypadku jest po prostu ... rozmowa. Czasem wystarczy jedno spotkanie z pracownikiem, aby poznać pobudki zwiększonej częstotliwości nieobecności, które można rozwiązać praktycznie od ręki.

Podczas indywidualnej rozmowy menedżer powinien przyjrzeć się ogólnym celom stawianym swojemu podwładnemu i porównać je do jego kompetencji oraz zakresu obowiązków. Przeprowadzając rozmowę, należy też pamiętać, że jej celem nie jest kontrola, ale ukazanie podwładnemu dobrych chęci pracodawcy i wspólne zastanowienie się, w jaki sposób absencji chorobowej uniknąć.  – Z perspektywy menedżera tego rodzaju wywiad jest niezwykle pomocny przy zidentyfikowaniu sygnałów płynących od pracowników na temat niewłaściwie funkcjonujących procesów w danym dziale. Oczywiście rozmowa nie przynosi natychmiastowych efektów, jest to instrument, który buduje długofalową kulturę zaufania wśród zespołu do menedżera oraz całej kadry zarządzającej – komentuje Nitecki.

Marchewka, a nie kij

Jednym ze wspomnianych już najczęstszych powodów nieobecności jest stres. Receptą na ograniczenie tego problemu jest odpowiednia edukacja podwładnych pod kątem radzenia sobie z presją związaną z wykonywaniem obowiązków, np. przez szkolenia.

Dobrym pomysłem jest zapewnienie zespołowi regularnych przerw, jak i budowanie pozytywnych relacji między osobami z danego zespołu. Równie ważna jest kwestia motywacji i zaangażowania pracownika. To kluczowe czynniki decydujące o przywiązaniu osoby do danego przedsiębiorstwa. – Zaangażowani pracownicy wykonują swoją pracę z entuzjazmem, są bardziej efektywni, wykazują się większą satysfakcją z pracy, przez co charakteryzują się lepszym zdrowiem psychicznym. I co najważniejsze – nie wykorzystują zwolnień lekarskich jako recepty na niechęć do pracy – mówi Andrzej Nitecki. Warto więc, będąc uzbrojonym w tę wiedzę, wzmacniać motywację i zaangażowanie, inwestując np. w nagradzanie wzorowej frekwencji. Może to być dodatkowa premia czy firmowe benefity wpisujące się w świadczenia pozapłacowe. Dobrym pomysłem jest także możliwość ustalenia elastycznych godzin pracy lub też, gdy to możliwe, pracy zdalnej. Jest to rozwiązanie zwłaszcza dla tych pracowników, którzy borykają się z problemami rodzinnymi lub wykorzystują urlop, aby pracować jednocześnie w innym miejscu.

pszk