Podstawowym celem posiedzenia zarządu jest zwykle podjęcie uchwały ?czy uchwał. Nie oznacza to jednak, że na każdym posiedzeniu zarządu członkowie zarządu muszą podjąć uchwałę. W praktyce się zdarza, że kwestie, w których pierwotnie zamierzano podjąć uchwałę, wymagają uzyskania dodatkowych informacji, sprawdzenia pewnych danych.
Warunkiem prawidłowego podjęcia uchwały jest prawidłowe zawiadomienie o posiedzeniu zarządu wszystkich członków zarządu.
Zgodnie z art. 376 kodeksu spółek handlowych uchwały zarządu spółki akcyjnej powinny być protokołowane. Protokoły takie muszą zaś zawierać porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych członków zarządu, liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne. Oprócz tych obligatoryjnych i minimalnych elementów wskazanych przez ustawodawcę zasadne się wydaje, aby każdorazowo protokół zawierał również dane osób uczestniczących w takim posiedzeniu, a także dane personalne osób głosujących i w jaki sposób oni głosowali. Może się to później okazać istotne, przy rozpatrywaniu ewentualnej odpowiedzialności za szkodę. Mając te względy na uwadze zauważyć trzeba, że każdy z członków zarządu może zażądać umieszczenia w protokole adnotacji/informacji o sposobie głosowania.
Oznacza to, że obowiązek sporządzenia protokołu nie dotyczy samego przebiegu obrad, a porządku obrad i podjętych w ich trakcie uchwał.
Po sporządzeniu protokołu winien on być podpisany przez członków zarządu, obecnych na jego posiedzeniu
Technicznie protokół może zostać sporządzony zarówno przez jednego ?z członków zarządu, jak i każdą inną osobę, wskazaną przez członków zarządu.
Po sporządzeniu protokołu winien on być podpisany przez członków zarządu, obecnych na jego posiedzeniu. Podpisanie treści protokołu oznacza, że członek zgadza się z treścią. Wyjątkiem jest tzw. zdanie odrębne, które winno być zamieszczone w treści protokołu, lub stanowić załącznik do niego. Członek zarządu może odmówić podpisania protokołu tylko wtedy, gdy stwierdzi, że treść protokołu nie odzwierciedla przebiegu obrad. Oznacza to, że każdy obecny członek zarządu ma obowiązek złożyć swój podpis pod protokołem, także wtedy, gdy np. głosował przeciwko (co znajduje odzwierciedlenie w uchwale).
Podpisy muszą być złożone własnoręcznie przez każdego z obecnych członków zarządu.
Załącznikami do protokołu posiedzenia może być wspomniane już zdanie odrębne członka zarządu, jak i wszelkie wnioski i ich sprostowania, sprawozdania czy informacje, będące przedmiotem obrad.
Protokoły z posiedzeń zarządu należy gromadzić i archiwizować w księdze protokołów. Integralną częścią każdego protokołu winny stanowić załączniki ?(o ile takie były sporządzane do danego protokołu).
Księga taka musi zawierać spis wszystkich kolejnych protokołów, w kolejności chronologicznej.
