Jednym z istotnych elementów kwalifikowania wyjazdu jako podróży służbowej jest cel tego wyjazdu – realizacja zadania służbowego. Czas podróży musi być powiązany z tym zadaniem, a datę, do której kosztami tego wyjazdu można obciążyć pracodawcę, należy „rozsądkowo" powiązać z zakończeniem realizacji zadań zleconych delegowanemu.
Kilkudniowego przedłużenia wyjazdu nie można traktować jako kontynuacji podróży służbowej. Tym samym nie ma podstaw, żeby rozliczać wszystkie związane z tym przedłużeniem należności (diety, ryczałty, zwrot wydatków na podstawie rachunków). W szczególności „delegacyjność" pobytu wyłącza fakt wykorzystywania przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
W tej sytuacji w rozliczeniu kosztów wyjazdu należy wyraźnie wyodrębnić czas podróży służbowej, tzn. okres od wyjazdu do zakończenia realizacji zadań służbowych, oraz czas będący prywatnym pobytem pracownika.
Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 2 października 2009 r. (IPPB5/423-414/09-4/JC)
stwierdziła, że niekiedy po realizacji zadania służbowego, delegowany przedłuża swój pobyt już prywatnie za zgodą pracodawcy. W takiej sytuacji zakład ma obowiązek pokryć tylko koszty pobytu delegowanego związane ?z wykonywaniem zadań służbowych, w tym koszty biletu powrotnego. Natomiast wydatki na pobyt prywatny musi ponieść w całości pracownik.
Przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. Wobec tego pracodawca prawidłowo postąpi, jeśli zaliczy do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową delegowanego, w tym na bilet powrotny, jeśli został on za granicą dłużej za zgodą pracodawcy. Oczywiście prywatny pobyt musi już sobie sfinansować we własnym zakresie.
