Pracownik leci w podróż służbową do Paryża. Zadania służbowe kończy w czwartek. Chciałby wziąć urlop na piątek i wrócić do Polski dopiero w niedzielę wieczorem. Czy możemy się na to zgodzić? Chodzi o kwestie rozliczenia kosztów powrotu – pyta czytelnik.
Istnieje taka możliwość, jednak należy pamiętać o tym, aby bezwzględnie wyodrębnić część prywatnego pobytu.
Zgodnie z art. 77
5
§ 1 k.p. podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, ?w której znajduje się stałe miejsce pracy delegowanego lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Jednym z istotnych elementów kwalifikowania wyjazdu jako podróży służbowej jest cel tego wyjazdu – realizacja zadania służbowego. Czas podróży musi być powiązany z tym zadaniem, a datę, do której kosztami tego wyjazdu można obciążyć pracodawcę, należy „rozsądkowo" powiązać z zakończeniem realizacji zadań zleconych delegowanemu.
Kilkudniowego przedłużenia wyjazdu nie można traktować jako kontynuacji podróży służbowej. Tym samym nie ma podstaw, żeby rozliczać wszystkie związane z tym przedłużeniem należności (diety, ryczałty, zwrot wydatków na podstawie rachunków). W szczególności „delegacyjność" pobytu wyłącza fakt wykorzystywania przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
W tej sytuacji w rozliczeniu kosztów wyjazdu należy wyraźnie wyodrębnić czas podróży służbowej, tzn. okres od wyjazdu do zakończenia realizacji zadań służbowych, oraz czas będący prywatnym pobytem pracownika.
Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 2 października 2009 r. (IPPB5/423-414/09-4/JC)
stwierdziła, że niekiedy po realizacji zadania służbowego, delegowany przedłuża swój pobyt już prywatnie za zgodą pracodawcy. W takiej sytuacji zakład ma obowiązek pokryć tylko koszty pobytu delegowanego związane ?z wykonywaniem zadań służbowych, w tym koszty biletu powrotnego. Natomiast wydatki na pobyt prywatny musi ponieść w całości pracownik.
Przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. Wobec tego pracodawca prawidłowo postąpi, jeśli zaliczy do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową delegowanego, w tym na bilet powrotny, jeśli został on za granicą dłużej za zgodą pracodawcy. Oczywiście prywatny pobyt musi już sobie sfinansować we własnym zakresie.
Tak samo wskazała Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 8 kwietnia 2011 r. (IBPBII/1/415-27/11/BD).
Ważne jest również to, aby ?za czas przedłużenia pobytu ?w celach prywatnych pracodawca nie wypłacił podwładnemu diet, nie poniósł kosztów jego noclegów ani żadnych innych. Takich wydatków nie można bowiem zakwalifikować jako świadczenia za czas trwania delegacji.
