W obrocie gospodarczym zawierane są różne umowy. Ich zakres i szczegółowe postanowienia zależą od branży, ?w której funkcjonują. Można jednak wskazać wspólne elementy, które powinno się sprawdzić przed zawarciem właściwie każdej umowy ?o gospodarczym charakterze.
Przede wszystkim należy sprawdzić, czy oznaczenia stron w umowie są prawidłowe. Jest to istotne zwłaszcza wtedy, gdy są nimi osoby fizyczne prowadzące działalność, ale także spółki (z o.o. czy też jawne).
Trzeba wiedzieć, czy przedsiębiorcy są dobrze określeni, czyli czy mają właściwy numer KRS. Prawidłowo powinna być określona ich siedziba. Spółka musi być też dobrze reprezentowana, czyli przez osoby do tego upoważnione.
W imieniu spółki z o.o. umowę zawiera zazwyczaj dwóch członków zarządu (potrzebne są dwa podpisy). Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, wystarcza zwykle jeden podpis. Oczywiście tak jest w praktyce, ale niezależnie od tego, gdy przedsiębiorca nie jest pewien kontrahenta, powinien wymienione okoliczności szczegółowo wyjaśnić. Mogą być np. potrzebne trzy podpisy do zawarcia umowy przez spółkę kontrahenta. Informację o tym przedsiębiorca znajdzie w samej umowie spółki, jak też w Krajowym Rejestrze Sądowym. Z rejestru można dostać odpis informujący o osobach, które mogą ją reprezentować. W wypadku spółek osobowych (jawnej, partnerskiej, komandytowej) osobami upoważnionymi do ich reprezentacji będą ich wspólnicy.
Ważnym elementem umów jest dokładne oznaczenie ich przedmiotu. Oznacza to, że w pierwszych postanowieniach kontraktu trzeba wskazać, na co strony się umawiają.
W umowach nazwanych, to znaczy najmu, sprzedaży, o dzieło, zleceniu, warto dostosować do ustawowych zapisów konkretną sytuację faktyczną, np. przy umowie najmu można wskazać, że wynajmujący oddaje lokal (po czym następuje konkretne oznaczenie lokalu) najemcy do używania. Do tego zasadniczego, kluczowego obowiązku umownego trzeba dostosować wszystkie kolejne postanowienia.
Należy również dokładnie zweryfikować terminy poszczególnych zobowiązań. Jeżeli określony został obowiązek związany z rozpoczęciem prac lub świadczeniem usług, to warto wskazać dokładnie, kiedy on się rozpoczyna, a kiedy kończy. Równie precyzyjnie powinny być określone terminy płatności wynagrodzenia.
Ważne jest także doprecyzowanie sposobu kontaktowania się przedsiębiorców. Zweryfikować trzeba także tryb zmiany umowy. W trakcie jej realizacji może się bowiem okazać, że niektóre jej postanowienia nie sprawdzają się. Warto zaznaczyć, że każda zmiana kontraktu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznaczać to będzie, że ustne porozumienia zawierane później między stronami w zakresie dotyczącym zmian umowy nie będą skuteczne. Pozwoli to zapobiec ewentualnym niedomówieniom i subiektywnym zmianom poczynionych wcześniej ustaleń.
I w końcu właściwie najważniejsze – trzeba dbać o to, by używać tylko precyzyjnych sformułowań. Wszelkie niejasności, sprzeczności logiczne prędzej czy później doprowadzą do problemów i konfliktów.
dr Maciej J. Nowak - ?radca prawny
