Szef nad Tybrem, pracownik nad Wisłą

Prawnicy z kancelarii przybliżają zasady zatrudniania Polaków za granicą i cudzoziemców w Polsce. W dzisiejszym artykule opisujemy warunki zaangażowania u nas Włocha. W następnych artykułach z tego cyklu zajmiemy się kwestiami  dotyczącymi wysyłania polskich pracowników do Niemiec, Francji i Wielkiej Brytanii.

Najważniejszą cechą delegowania jest tymczasowa zmiana umownego miejsca wykonywania pracy. Dlatego delegowanie musi charakteryzować się pewną stałością. Nie chodzi o wykonanie jednej czynności, ale o realizację wielu zadań – np. umowy lub jakiegoś projektu. W praktyce miejsce pracy jest zmieniane przez zawarcie pisemnego porozumienia z pracownikiem. To nic innego jak aneks delegacyjny. To odróżnia delegowanie od podróży służbowej >patrz ramka.

Wyjazd służbowy jest bowiem zdarzeniem incydentalnym, co do zasady krótkotrwałym. Co prawda pracownik wykonuje określone zadanie w delegacji, ale cel zagranicznej wizyty może zrealizować w krótkim czasie, a umowne, stałe miejsce pracy się nie zmienia.

Ostrożnie z dietami

Niestety, przepisy nie określają maksymalnych ram czasowych podróży służbowej. Tymczasem poprawna kwalifikacja wyjazdu (delegowanie lub podróż służbowa) jest niezwykle ważna. Pamiętajmy, że tylko w tym drugim wypadku podwładnemu należą się diety wolne od podatków i składek. Jeżeli firma deleguje pracowników do zadań za granicą i jednocześnie niesłusznie wypłaca im diety, naraża się na poważne ryzyko. Gdy ZUS lub urząd skarbowy zakwestionują charakter wyjazdu i tym samym uprawnienie do diet, spółka będzie musiała zapłacić zaległe daniny z odsetkami. Jeżeli taka sytuacja dotyczyła wielu zatrudnionych, zaległości mogą być wysokie, a wymóg ich zapłaty może zagrozić płynności finansowej.

Przykład

Firma budowlana zawarła kontrakt na wykonanie robót drogowych w Niemczech. Projekt planowany jest na ?18 miesięcy. Siedziba firmy mieści się w Radomiu i tam zatrudnieni pracują na co dzień. Ci, którzy będą tę umowę realizować za Odrą, powinni zostać oddelegowani. Miejsce pracy w ich umowach należy zmienić odpowiednimi aneksami. Zakwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej i wypłacanie diet byłoby błędem, głównie dlatego, że czynności realizowane poza normalnym miejscem pracy nie mają charakteru incydentalnego.

Dzień, miesiąc, rok

Podobnie ma się sprawa, gdy pracownicy są delegowani przez swojego zagranicznego pracodawcę do Polski. Firma, która zamierza przysłać tu podwładnego, powinna zawrzeć z nim odpowiednie porozumienie i określić, że na czas delegowania jego miejscem pracy będzie np. Kraków. Co do zasady taki aneks zawiera się jednak w kraju macierzystym i właśnie przepisy tego państwa będzie się do niego stosować.

Podobnie jak przy podróży służbowej przepisy nie przewidują minimalnego czy maksymalnego czasu delegowania. Zagraniczny pracownik może być zaangażowany w Polsce zarówno 3 miesiące, jak i kilka lat. Jedyne ograniczenie wynika z europejskiego ustawodawstwa dotyczącego ubezpieczeń społecznych. Chodzi o rozporządzenie 883/2004 ?z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (DzU UE L 166 ?z 30 kwietnia 2004 r., dalej rozporządzenie). Według ogólnej zasady osoba pracująca w danym państwie podlega jego ubezpieczeniom społecznym. ?W praktyce oznacza to, że tam, gdzie wykonywana jest praca, trzeba płacić składki.

Wyjątkiem jest właśnie delegowanie. Możliwe jest pozostanie przy ubezpieczeniach społecznych państwa, z którego się przyjeżdża. Potwierdzeniem tego jest poświadczenie przez właściwą instytucję państwową tzw. formularza A-1. Zgodnie z art. 12 rozporządzenia okres takiego delegowania nie może przekraczać 24 miesięcy. Jego ewentualne przedłużenie wymaga osobnego indywidualnego porozumienia między organami polskimi i państwa, z którego pracownik przyjechał.

Przykład

Pan Fabio jest menedżerem we Włoszech. Firma wysłała go do fabryki w Polsce, aby wdrożył nową linię produkcyjną. Zgodnie z planem ma to trwać 2 lata. Jego włoski pracodawca może wystąpić do miejscowego odpowiednika ZUS o poświadczenie formularza A-1, potwierdzającego nieprzerwane podleganie włoskim ubezpieczeniom społecznym. W takim wypadku od wynagrodzenia pana Fabio nie będzie obowiązku odprowadzania składek w Polsce. Jeżeli jednak realizacja projektu się przedłuży, trzeba będzie wystąpić do włoskiego ZUS, aby ten skomunikował się ze swoim polskim odpowiednikiem w celu podpisania specjalnego porozumienia pozwalającego na przedłużenie okresu delegowania pana Fabio.

Gwarancje ponad granicami

Podczas całego okresu delegowania trwa stosunek pracy między przysłanym do Polski pracownikiem a jego zagranicznym szefem. Elementem, który musi się zmienić, jest miejsce pracy. Jeżeli aneks delegacyjny nie wprowadził żadnych innych modyfikacji, po staremu pozostają np. stanowisko, wynagrodzenie czy sposób raportowania. Szczególnie ta ostatnia sprawa może przysporzyć problemów. Choć podwładny pracuje obecnie w Polsce, jego przełożeni pozostają za granicą. I to właśnie ze swoim cudzoziemskim pracodawcą pozostaje on w stosunku zależności. Nawet jeżeli został delegowany do polskiego oddziału swojej macierzystej firmy, nie powinien podlegać polskiemu zarządowi. Wszelkie polecenia dotyczące wykonywania zadań powinien otrzymywać od albo przynajmniej za pośrednictwem formalnego, zagranicznego pracodawcy. W praktyce może to się okazać wyjątkowo kłopotliwe, a nawet niemożliwe. Rozwiązanie polega na udzieleniu odpowiednich pełnomocnictw przez zagraniczną spółkę. Na ich podstawie wybrane osoby z polskiego oddziału będą miały prawo, w imieniu i na rzecz zagranicznego pracodawcy, wydawać polecenia oddelegowanemu u nas.

Przykład

Przez cały okres delegowania do Polski pan Fabio pozostaje pracownikiem macierzystej włoskiej firmy. ?W praktyce niezbędne jest jednak wykonywanie poleceń wydawanych przez kierownika polskiej fabryki. W takim wypadku konieczne będzie udzielenie przez pracodawcę ?z Italii specjalnego pełnomocnictwa. Zgodnie z nim kierownik polskiego zakładu, wydając polecenia dotyczące pracy pana Fabio, będzie to robił w imieniu ?i na rzecz włoskiej centrali.

Urlop nasz, wychowawczy wasz

Fakt pozostawania w zagranicznym stosunku pracy nie oznacza, że nie będzie się stosować przepisów polskiego kodeksu. Te, które implementują postanowienia dyrektywy 96/71 (art. 671–4 k.p.), określają, jakie polskie minimalne warunki zatrudnienia odnoszą się do przyjezdnego pracownika. ?Są to:

- ?normy i wymiary czasu pracy,

- ?okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego,

- ?wymiar urlopu wypoczynkowego,

- ?minimalne wynagrodzenie za pracę,

- ?BHP,

- ?uprawnienia rodzicielskie,

- ?dodatek za pracę w nadgodzinach,

- ?warunki zatrudniania młodocianych,

- ?zakaz dyskryminacji,

- ?warunki wykonywania pracy przez pracowników tymczasowych.

Warunki zatrudnienia delegowanego do Polski nie mogą być mniej korzystne od tego, co określają zasady kodeksowe, nawet jeżeli zgodnie z zagranicznym prawem, któremu podlega umowa, zatrudniony nie byłby do nich uprawniony.

Przykład

Zgodnie z prawem włoskim, któremu podlega umowa pana Fabio, ma on prawo do 20 dni urlopu w roku. Podczas pracy w Polsce otrzyma jednak 26 dni wolnego, gdyż takie minimum przewiduje kodeks pracy. Podobnie, jeżeli panu Fabio urodzi się dziecko. Może liczyć na wszelkie polskie uprawnienia z tym związane ?– w zakresie, w którym są one korzystniejsze od jego rodzimych gwarancji.

Jeżeli jednak warunki zatrudnienia wynikające ?z zagranicznego prawa są korzystniejsze, będą one miały pierwszeństwo przed regulacjami polskimi.

Przykład

Układ zbiorowy, którego stroną jest włoski pracodawca pana Fabio, przewiduje minimalne wynagrodzenie w wysokości 2300 euro. To stanowczo więcej niż wynika ?z polskiego ustawowego minimum (1680 zł brutto ?w 2014 r.). Choć pan Fabio pracuje nad Wisłą, powinien mieć zagwarantowane minimalne pobory na poziomie zgodnym z korzystniejszą włoską regulacją.

Kłopot z definicją

W języku potocznym myli się pojęcia: delegowanie i podróż służbowa. Tymczasem każde z nich dotyczy innej sytuacji faktycznej i prawnej.

Zagadnienie delegowania pracowników reguluje zarówno prawo europejskie, jak i polski kodeks pracy. Są to odpowiednio przepisy dyrektywy 96/71 z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz art. 671–4 k.p. Zgodnie z nimi z delegowaniem mamy do czynienia, gdy pracodawca kieruje swojego podwładnego do innego państwa:

- w celu realizacji umowy/projektu w innym państwie,

- do wykonywania pracy w oddziale czy spółce z tej samej grupy kapitałowej lub

- działając jako agencja pracy tymczasowej.

Natomiast zagraniczny wyjazd służbowy jest zdarzeniem incydentalnym i zazwyczaj trwa krótko.