Kiedy opóźnienie prac przy realizacji zamówień publicznych jest usprawiedliwione

Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty najczęściej kierują się kryterium ceny. W dużej części postępowań przetargowych istotnym czynnikiem wpływającym na wybór wykonawcy jest również czas realizacji umowy. Ma to duże znaczenie głównie przy robotach budowlanych, gdzie zamawiający w określonym terminie chce dokonać remontu czy oddania do użytku określonego obiektu.

Wykonawcy, chcąc spełnić oczekiwania zamawiających i wygrać przetarg, przedstawiają swoje oferty zawierające nie tylko niskie ceny, ale też krótkie terminy realizacji robót. Często już po skrupulatnej analizie oferty widać, że wykonanie obiektu w takim terminie i za takie pieniądze jest niemożliwe i nieopłacalne. Często jednak proponowane terminy są co prawda mocno wyśrubowane, ale możliwe do spełnienia, a do przekroczenia terminu wykonania umowy dochodzi na skutek nieprzewidywanych okoliczności, jak np. bardzo silne mrozy czy też nadmiernie duże opady śniegu. Pojawia się wówczas pytanie czy wykonawca może dokonać zmiany zaproponowanej przez siebie umowy, a jeśli to zrobi to czy zamawiający będzie mógł dokonać unieważnienia takiej zmiany , naliczania kar umownych, a nawet rozwiązania umowy.

Wyłączona swoboda umów

Zgodnie z art. 144 ust. 1 prawa zamówień publicznych zakazana jest istotna zmiana postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. Zmiana taka możliwa jest jedynie wówczas, gdy zamawiający przewidział taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający musi również dokładnie określić warunki takiej zmiany.

W zamówieniach publicznych obowiązuje zatem zasada trwałości stosunku umownego nawiązanego w wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego. Stanowi to zatem wyjątek od zasady swobody umów obowiązującej w prawie cywilnym (art. 3531 kodeksu cywilnego).

Jakie kryteria brać pod uwagę

Kryterium istotności zmian, o których mowa w art. 144 prawa zamówień publicznych, oznacza konieczność zbadania i porównania treści stosunku prawnego (umowy) uwzględniającego proponowane zmiany w stosunku do treści oferty wykonawcy. Jeżeli zatem wprowadzenie proponowanych zmian do umowy spowoduje, że zobowiązanie wykonawcy będzie odbiegać istotnie od zobowiązania zawartego w ofercie, to wówczas należy uznać, iż takie zmiany są objęte zakazem ich wprowadzania bez wcześniejszej zgody zamawiającego.

Dokonując oceny czy dana zmiana ma charakter istotny zawsze należy mieć też na uwadze jej wpływ na warunki konkurencji w danym postępowaniu. Z istotną zmianą postanowień umowy będziemy mieli do czynienia, gdy wprowadzone zmiany powodują zmianę kręgu wykonawców, którzy mogliby się ubiegać o takie zamówienie lub którym takie zamówienie mogłoby być udzielone. Dodatkowo należy uwzględniać konieczność zachowania podstawowych zasad procedur udzielania zamówień publicznych, tj. zasady uczciwej konkurencji, zasady równego traktowania wykonawców, a także zasady przejrzystości.

Niezawinione przekroczenie terminu

Biorąc pod uwagę te przesłanki należy uznać, że zmiana terminu realizacji umowy ma charakter zmiany istotnej. Jeżeli zamawiający nie przewidzi w trakcie postępowania przetargowego możliwości zmiany terminu wykonania umowy, to jej dokonanie będzie niedopuszczalne i będzie skutkowało uznaniem jej za nieważną (art. 144 ust. 2 prawa zamówień publicznych). Z powodu krótszego terminu realizacji umowy część wykonawców, która nie była w stanie dotrzymać takich terminów, mogła bowiem zrezygnować z ubiegania się o zamówienie lub ich oferty mogły zostać uznane za mniej korzystne dla zamawiającego. To z kolei niewątpliwie wpływa na warunki konkurencji w postępowaniu.

W praktyce pojawia się jednak często pytanie jaki powinna mieć skutek zmiana terminów realizacji poszczególnych etapów realizacji umowy. Czy tego typu zmiana ma charakter istotny czy nieistotny i w związku z tym może być bezkarnie dokonywana nawet wówczas, gdy możliwości takiej nie przewidział zamawiający.

Jeśli wykonawca nie miał możliwości prowadzenia prac w określonym czasie. np. z powodu pogorszenia się warunków pogodowych, to zmiana terminów realizacji poszczególnych etapów prac powinna zostać uznana za zmianę nie mającą istotnego znaczenia. Tym bardziej, jeśli w konsekwencji nie dojdzie do przekroczenia ostatecznego terminu wykonania umowy i zmiany wysokości wzajemnych rozliczeń. Nawet jeśli częściowe płatności będą dokonywane w innych terminach. Ważne by nie skutkowało to zmianą ceny realizacji umowy wskazaną w ofercie i zaakceptowaną przez zamawiającego.

podstawa prawna: art. 144 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. z 2013 r., poz. 907 ze zm.)