W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający może żądać od  przedsiębiorców-wykonawców dokumentów potwierdzających spełnienie przez nich warunków udziału, jak również dokumentów potwierdzających spełnienie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane określonych wymagań (art. 25 Prawa zamówień publicznych; dalej: p.z.p.) Przy zamówieniach o wartości powyżej tzw. progów unijnych  jest obowiązek żądania dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

W przypadku nieprzedstawienia przez wykonawcę żądanych dokumentów lub złożenia dokumentów obarczonych błędami, p.z.p. przewidziało procedurę wezwania do uzupełnienia braków lub przedstawienia dokumentów niewadliwych (art. 26 ust. 3 p.z.p.). Zamawiający stosuje  taki tryb obowiązkowo. Wyznacza w tym celu wykonawcy termin, który powinien uwzględniać realną możliwość uzupełnienia dokumentów. Na  taki termin ma wpływ przede wszystkim rodzaj dokumentu i charakter braków podlegających uzupełnieniu.

Zamawiający wyznacza wykonawcy realny termin uzupełnienia dokumentów

Wezwanie dokonane przez zamawiającego musi jednoznacznie określać, jak ocenia on złożone przez przedsiębiorcę dokumenty i czego w związku z tym żąda. Jeśli tak nie jest, to będzie ono nieskuteczne, a wykonawca nie  będzie miał obowiązku podejmowania żadnych czynności.

Co podlega uzupełnieniu

Zamawiający wzywa do uzupełnienia tych dokumentów, których żądał na etapie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Na tym tle  jest kilka wątpliwości.

W zakresie dokumentów podlegających procedurze z art. 26 ust. 3 p.z.p., w orzecznictwie przyjęto, że należą do nich dokumenty i oświadczenia niepotwierdzające spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, nawet jeśli nie ma wątpliwości co do ich treści. Należy je traktować jako „zawierające błąd".

Podobnie przedstawia się sytuacja z dokumentami zawierającymi informacje nieprawdziwe. P.z.p. wprawdzie  nakazuje, by wykonawcę składającego takie informacje wykluczyć z postępowania (art. 24 ust. 2 pkt 3), lecz aby to uczynić, zamawiający nie może mieć wątpliwości, że przekazanie takich informacji nastąpiło z winy wykonawcy. Tak więc, aby zaniechać wezwania do uzupełnienia dokumentów i wykluczyć wykonawcę z postępowania, zamawiający musiałby najpierw w sposób niebudzący wątpliwości wykazać (jest to bardzo trudne), że składając dokumenty, wykonawca wiedział, że zawierają one nieprawdziwe informacje.

Warto też pamiętać, że próbki wyrobów, ulotki informacyjne lub karty charakterystyki towarów mieszczą się w katalogu dokumentów, których może żądać zamawiający. Oznacza to, że do nich stosuje się procedurę uzupełnienia z art. 26 ust. 3 p.z.p..

Jeśli chodzi o dokumenty, które  niepodlegają uzupełnieniu, to w orzecznictwie wyjaśniono, że należy do nich m. in. harmonogram rzeczowo-finansowy, dokument gwarancji (nie stanowi on dokumentu, którego zamawiający może żądać w trybie art. 25 ust. 1 p.z.p.), opisy procedur technologicznych, które wykonawca zamierza zastosować w wykonaniu zamówienia (są to dokumenty stanowiące element koncepcji wykonywania zamówienia, a więc stanowią treść oferty wykonawcy; zawierają elementy przedmiotowo istotne przy zawarciu umowy z wykonawcą, wskazujące na sposób realizacji zamówienia).

Wezwanie wykonawcy do złożenia wyjaśnień dotyczących dokumentów, przewidziane w art. 26 ust. 4 p.z.p., jest procedurą niezależną od wezwania do uzupełnienia. Zastosowanie jednej z nich nie wyklucza zastosowania drugiej.

Można zaskarżyć

W postępowaniach powyżej tzw. progów unijnych nie ma ograniczeń w zaskarżeniu czynności zamawiającego polegającej na wezwaniu do uzupełnienia lub przedłożenia prawidłowych dokumentów. Wykonawca zawsze może od takiej czynności wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Natomiast w postępowaniach poniżej tych progów, prawo to zostało wyłączone i ogranicza się do enumeratywnie wymienionych czynności zamawiającego. W praktyce można tę czynność skarżyć w połączeniu z czynnością wykluczenia wykonawcy z postępowania na skutek niespełnienia warunków udziału w postępowaniu.

— Autorka jest radcą prawnym, aplikantem rzecznikowskim FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz